A gestão de desempenho é, sem dúvida, um dos desafios mais exigentes que os líderes enfrentam nas organizações, refletindo-se diretamente na produtividade, no ambiente de trabalho e na motivação das equipas. Sempre que surge um colaborador com baixo desempenho, é importante abordar a situação com atenção e de forma estruturada.
O primeiro passo passa por perceber as razões que estão na origem do problema e, de seguida, encontrar soluções práticas e adaptadas a cada caso.
Estas situações ao serem encaradas como oportunidades para ajudar o colaborador a crescer e melhorar, em vez de as ver como um obstáculo, beneficia não só o trabalhador como também toda a organização.
De acordo com o artigo “Managers : comment accompagner un collaborateur en sous-performance ?”da plataforma “Welcome to the Jungle”, o equilíbrio entre um método bem planeado e a empatia faz toda a diferença. Por isso, são sugeridas cinco etapas essenciais que ajudam a prevenir e a lidar com o baixo desempenho, promovendo um ambiente de trabalho que valoriza o apoio, a motivação e o crescimento contínuo.
5 etapas para prevenir e gerir o baixo desempenho
1. Estabeleça as bases
A construção de um desempenho consistente tem início na definição clara e objetiva das expetativas, assegurando que cada colaborador compreende plenamente o seu papel e as responsabilidades que lhe são atribuídas. Quando os objetivos são comunicados de forma transparente e estruturada, torna-se mais fácil para a equipa orientar o seu trabalho na direção certa, evitando falhas que possam prejudicar a produtividade.
A falta de clareza nas orientações juntamente com interpretações contrárias acerca das tarefas a realizar constitui uma das principais causas do baixo desempenho. Por esta razão, a realização de reuniões regulares assume um papel crucial permitindo esclarecer dúvidas, ajustar tarefas e reforçar as metas a atingir.
2. É melhor prevenir do que remediar
O feedback é uma ferramenta indispensável na prevenção do baixo desempenho, desde que utilizado de forma frequente e construtiva. É importante que o feedback seja direto, específico e orientado para soluções práticas.
Por exemplo, em vez de dizer “não atingiste as tuas metas”, é mais eficaz apontar situações concretas como “na última negociação, perdemos o cliente porque a preocupação que o mesmo mencionou não foi abordada”.
Este tipo de comunicação permite ao colaborador identificar exatamente onde pode melhorar e sentir-se motivado para evoluir. Paralelamente, é fundamental que o gestor incentive os seus colaboradores a expressarem as suas necessidades e a partilharem a sua perspetiva sobre a gestão, promovendo um ambiente de diálogo e confiança mútua.
3. Identificar as causas do baixo desempenho
Ao aparecerem dificuldades no cumprimento de metas é necessário ser feita uma análise detalhada das causas que podem estar por trás desses obstáculos. Entre as razões mais frequentes, destacam-se a falta de competências, a falta de clareza nas tarefas atribuídas, questões pessoais que afetam a concentração e a produtividade, ou ainda um ambiente de trabalho pouco estimulante.
Para lidar com a baixa performance de forma eficaz é essencial criar um espaço de diálogo aberto, onde o colaborador possa expressar as suas dificuldades, sem medo de ser julgado.
A utilização de perguntas claras e objetivas, como “Há algum aspeto nas tuas funções que não são totalmente claras?” , “Sabes o que tens de fazer para cumprir as tuas responsabilidades de forma eficaz?” ou “Existem fatores fora do trabalho que podem estar afetar o teu desempenho?” , podem ajudar a compreender melhor o que está a dificultar o progresso do colaborador.
Esta abordagem, que se baseia na escuta ativa e na empatia, não só permite identificar as causas do problema, como também possibilita a criação de soluções ajustadas e que atendam às necessidades tanto do colaborador quanto da organização.
4. Elaborar um plano de apoio ajustado às necessidades
A elaboração de um plano de apoio deve ser feita com base nas informações recolhidas, tendo sempre em mente a obtenção de resultados concretos.
É essencial definir objetivos claros, estabelecer prazos realistas e implementar ações que orientem o processo de melhoria de forma eficaz. O acompanhamento regular do progresso permite monitorar a evolução e fazer os ajustes necessários para garantir que o plano se mantenha adequado às necessidades do colaborador.
A oferta de ações de formação, a reorganização das tarefas ou até a revisão do ambiente de trabalho são medidas que podem contribuir de forma significativa para a melhoria do desempenho do colaborador. Além disso, o envolvimento do mesmo na elaboração deste plano é fundamental, pois fortalece o compromisso com o seu próprio crescimento e cria um sentimento de responsabilidade, que é crucial para o sucesso individual e coletivo.
5. Decidir se é o momento da “separação”
Quando o desempenho de um colaborador continua abaixo das expetativas, mesmo depois das medidas de apoio prestadas, é necessário refletir cuidadosamente sobre a continuidade da relação profissional. A decisão deve ser tomada de forma objetiva e justa, tendo em consideração o progresso feito ao longo do processo.
O gestor deve questionar-se: “O meu colaborador quer evoluir?”, “Ele está disposto a fazer os esforços necessários?”, “Temos tempo para continuar?”. Após avaliar as respostas a estas questões, deve tomar uma decisão ponderada sobre a continuidade ou não do colaborador.
Se a separação for necessária, é fundamental que o processo seja conduzido com respeito, garantindo que o colaborador compreende claramente as razões da decisão e sinta que está a ser tratado de forma justa.
Ignorar o baixo desempenho é perder a oportunidade de evoluir
Os gestores devem adotar uma abordagem equilibrada com o objetivo de alcançar benefícios tanto para o colaborador quanto para a organização. Quando a separação se torna necessária, deve ser tratada com respeito e transparência, garantindo que todas as medidas de apoio e melhoria foram devidamente consideradas.
Embora difícil, esta decisão pode ser a única forma de proteger a equipa e garantir o cumprimento dos objetivos da organização. O apoio ao colaborador deve ser sempre uma prioridade, mas, quando todas as opções tiverem sido exploradas e não houver mais alternativas viáveis, a separação torna-se a única opção para alcançar os resultados desejados.
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