Com a chegada do verão, aproximam-se também as tão esperadas férias. Contudo, esta fase pode representar um desafio para quem está à frente da gestão de equipas.
Garantir a continuidade do trabalho, preservar a produtividade e, acima de tudo, manter a motivação dos colaboradores exige um planeamento estratégico. Com isso em mente, o Clan partilha cinco sugestões que ajudam a gerir eficazmente as equipas durante este período.
1- Planeamento antecipado e estratégico das ausências
Comece por criar um calendário a que todos os trabalhadores tenham acesso, para que possam mapear as suas ausências, sem sobreposições e com a maior antecedência possível. Desta forma, torna-se exequível identificar as disponibilidades em cada equipa e atribuir responsabilidades para as tarefas que ficarão em aberto, garantindo que todas as atividades fiquem asseguradas.
2- Status pré-férias
Ainda antes de o trabalhador iniciar o seu período de férias, é fundamental certificar que as suas tarefas e os seus projetos estejam devidamente esquematizados, listando prioridades e respetivos prazos de entrega. É crucial que todas as atividades, especialmente as de responsabilidade exclusiva do trabalhador, estejam explicadas de forma clara e acessível, permitindo que quem assuma a sua cobertura consiga dar seguimento sem qualquer surpresa.
3- Comunicação transparente e proativa
Além da importância de uma comunicação intensa quando as equipas têm elementos de férias, é igualmente essencial comunicar abertamente no período que antecede esses dias de descanso. É fundamental incentivar a consulta regular do calendário de férias, para garantir que todos saibam quem vai estar ausente, quem vai assegurar a sua substituição e quais os pontos de contacto durante esse período.
4- Fortalecer a autonomia da equipa
A ausência dos líderes ou de outros membros de uma equipa pode ser uma excelente oportunidade para assumir responsabilidades que normalmente não se teriam. Acaba por ser uma boa altura para delegar tarefas, promover a autonomia e incentivar a tomada de decisão. Este momento é ideal para capacitar os colaboradores, reforçando a confiança nas suas habilidades, permitindo-lhes desenvolver novas competências e, assim, sentirem-se mais valorizados. É a melhor forma de manter a moral e o reconhecimento, mesmo com as equipas mais reduzidas.
5- Formações internas e team buildings
Durante esta fase de férias em que, mesmo com equipas mais reduzidas por vezes há um ritmo menos acelerado, pode ser vantajoso apostar em novas formações internas e aproveitar para organizar ideias e documentos. É também uma oportunidade para retomar atividades anteriores que, com o ritmo do dia a dia, acabaram por ficar pendentes. O tempo extra – caso exista – é uma oportunidade para conhecer melhor os elementos das equipas que estão a trabalhar nos vários períodos, com atividades que as envolvam e que proporcionem momentos de diversão e pertença.
