Antes de acrescentar uma nova despesa ao orçamento de benefícios para 2027, há contas que podem ser feitas dentro da própria empresa. Que benefícios já existem? Que custos podem ser reorganizados? E que margem existe no orçamento de recursos humanos (RH)? No RH Talks “Como pode enquadrar um plano flex no seu orçamento para 2027”, promovido pelo iiRH/RHmagazine, com o apoio da Coverflex, estas foram algumas das questões colocadas aos especialistas.
A sessão, moderada por Vanessa Henriques, CEO do iiRH e Diretora Executiva da RHmagazine, juntou Pedro Gouveia, Head of Sales da Coverflex, Marta Passos, Senior People Business Partner da Talkdesk, e Carolina Raposo, HR Business Partner da Siemens. Ao longo da conversa, os três intervenientes abordaram as fontes de financiamento de um Plano Flex, o enquadramento fiscal, a evolução das necessidades dos trabalhadores, a utilização dos benefícios, a comunicação e o impacto que estas soluções podem ter na atração e retenção de talento.
Antes de procurar dinheiro novo: olhar para o que já existe
Para Pedro Gouveia, o ponto de partida deve ser um mapa da compensação existente: salário-base, seguros, subsídio de alimentação e outros benefícios. Muitas organizações já suportam estes custos, mas de forma “avulsa e partida”. Ao convertê-los, total ou parcialmente, num plafond flexível, podem criar espaço para que cada trabalhador escolha onde aplicar o valor.
O responsável da Coverflex identifica três vias para financiar o plano: converter benefícios e custos já existentes; recorrer a resultados extraordinários que permitam aumentar o investimento nos trabalhadores; ou utilizar parte da margem prevista para o aumento dos custos com RH, seja por inflação, resultados da empresa ou políticas internacionais. A componente fiscal deve entrar na equação desde o início. Determinados benefícios estão sujeitos a regras específicas, incluindo critérios de generalidade, pelo que o desenho do plano deve ter em conta as condições aplicáveis a cada solução.
O “flex” já é uma expectativa
A experiência da Talkdesk mostra como as necessidades mudaram desde 2016, ano em que a empresa começou a disponibilizar o seu plano de benefícios. Saúde, educação e ginásio estiveram inicialmente entre as opções mais relevantes. Com a pandemia e o trabalho híbrido, ganharam peso a Internet, a tecnologia e a ergonomia em casa. Entretanto, as despesas de educação e as soluções de poupança para a reforma também passaram a assumir maior importância. “Um bom plano de flex é o que envelhece bem com os colaboradores”, disse Marta Passos.
A responsável identifica igualmente uma mudança nas expectativas dos candidatos: “O flex deixou de ser novidade e passou a ser expectativa”. Os benefícios passaram a integrar a comparação entre empregadores, a par do salário, obrigando as empresas a atualizar regularmente a oferta.
Na Siemens, a diversidade reforça a necessidade de escolha. A empresa reúne profissionais de diferentes áreas e em fases distintas da vida, com necessidades que não podem ser cobertas de igual forma por um pacote desenhado para um único perfil. A solução passa por permitir que cada trabalhador distribua o orçamento por opções como saúde, proteção familiar, creche, formação, bem-estar ou poupança para a reforma.
Para perceber o que realmente tem valor, a empresa recorre a inquéritos de satisfação globais e específicos sobre benefícios em Portugal, feedback dos managers e dados de utilização. A evolução das escolhas ao longo do tempo permite ajustar a oferta.
Na Talkdesk, a possibilidade de direcionar parte de um aumento salarial para o plano flexível surgiu precisamente da procura por maior personalização. “Um euro em flex vale mais no bolso do colaborador do que um euro em salário pela eficiência fiscal. Então, desenvolvemos a escolha”, realçou Carolina Raposo.
Para a empresa, a comparação financeira entre salário e benefícios é também uma ferramenta para apresentar o projeto à gestão. “Essa comparação lado a lado com o aumento salarial é o slide mais importante de um business case a apresentar a uma direção de uma empresa.”
Mas o retorno não se resume à eficiência financeira direta. Pedro Gouveia defende que o business case deve contabilizar custos indiretos, como recrutamento, onboarding, retenção ou gestão administrativa.
Uma contratação que falha depois de meses de integração implica perder o investimento realizado. Da mesma forma, horas de equipas de RH gastas na gestão operacional de seguros ou outros benefícios representam um custo que nem sempre surge associado diretamente ao plano. Por isso, mesmo quando a resposta inicial é “não temos orçamento”, a organização deve procurar perceber se existem problemas com custos quantificáveis que um Plano Flex possa ajudar a resolver.
Desenhar o plano é apenas uma parte do processo. Para Carolina Raposo, a comunicação e a gestão da mudança foram o maior desafio na implementação da Siemens. A empresa começou em 2022 com duas ou três opções e mantém sessões recorrentes para explicar o funcionamento do modelo, adaptando-as às diferentes populações e localizações.
Na Talkdesk, a experiência mostrou ainda que a tecnologia influencia a percepção do benefício. O plano começou por ser gerido manualmente através de folhas de cálculo, passou depois por uma aplicação e acabou por adoptar uma nova plataforma. “Neste momento, temos uma nova plataforma. Posso dizer-vos que trabalhamos com a Coverflex.”
A monitorização da utilização permite perceber quais as opções valorizadas, identificar padrões sazonais e ajustar tanto a comunicação como a oferta. Para Pedro Gouveia, o acompanhamento deve ser contínuo, e não limitado ao momento da implementação.
Marta Passos resume o princípio numa frase: “Para além de orçamentar o custo, é também importante orçamentar a comunicação do plano, porque um benefício que ninguém conhece é um orçamento desperdiçado”.
Dois planos, duas respostas diferentes
A diferença entre as necessidades das populações ficou evidente quando Carolina Raposo e Marta Passos foram questionadas sobre os benefícios que mais surpreenderam em termos de adesão. Na Siemens, foi o fundo de pensões. A opção surgiu na sequência dos pedidos recolhidos junto dos trabalhadores e, apesar de ter sido introduzida mais recentemente, registou uma adesão elevada. Pelo contrário, as soluções de retirement e investimento têm uma adesão mais reduzida na Talkdesk, enquanto os donativos, pedidos pelos próprios trabalhadores, ganharam destaque.
A diferença entre as duas empresas reforça, para Pedro Gouveia, uma das ideias essenciais do modelo flexível: não existe uma combinação de benefícios que responda da mesma forma às necessidades de todos. O facto de o fundo de pensões ter uma adesão elevada na Siemens, enquanto os donativos despertam maior interesse na Talkdesk, mostra como as preferências podem variar mesmo entre organizações de grande dimensão.
É essa diversidade que justifica, segundo Carolina Raposo, um modelo assente em três objetivos: aumentar a relevância dos benefícios para cada colaborador e a percepção de valor que lhes está associada, contribuir para a atracção e retenção de talento e, simultaneamente, assegurar a sustentabilidade e a previsibilidade dos custos para a empresa.
Mas dar escolha não significa necessariamente tornar tudo flexível. Marta Passos defende que há benefícios que devem ser comuns a todos, sobretudo quando respondem a necessidades transversais e permitem ganhos de escala, enquanto outras áreas devem deixar espaço à decisão individual.
A partir daqui, a gestão do plano passa por acompanhar os dados de utilização e rever regularmente a fronteira entre aquilo que deve ser comum e aquilo que deve ficar à escolha de cada trabalhador. É uma lógica que também se aplica à própria implementação, que não tem de seguir uma fórmula única. Como resumiu Carolina Raposo, “os benefícios flexíveis acabam por ser flexíveis não só para o próprio colaborador, mas também a forma de implementação pode ser também flexível para a própria empresa”.
Assista ao webinar em: https://www.youtube.com/watch?v=xMcHJTeFSMs
E porque as decisões sobre pessoas, orçamento e benefícios não ficam por aqui, a RHmagazine já tem novos webinars marcados. A 1 de outubro, com o apoio da ADP, a conversa será sobre RH, payroll e inteligência artificial. Duas semanas depois, a 15 de outubro, será a vez de discutir a renovação dos seguros de saúde para empresas, num encontro que conta com o apoio da Coverflex.
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