A assiduidade dos colaboradores é controlada por diversas empresas, que a registam de formas diferentes, mais ou menos tecnológicas ou inovadoras. O propósito deste controlo é o de verificar a presença dos profissionais no local de trabalho, bem como as horas durante as quais executam as suas funções. Segundo a Artsoft, os registos e os relógios de ponto são exemplos de tecnologias de monitorização.
O cumprimento do horário de trabalho e a produtividade de cada profissional podem ser analisados através do registo da assiduidade, o que é vantajoso para as empresas, segundo a Artsoft. É, igualmente, um suporte na tomada de decisões salariais e no pagamento de horas extra.
Segundo a Artsoft, os principais métodos de controlo de assiduidade são:
- Registo manual de horas: Os colaboradores registam as suas horas de entrada e de saída manualmente numa folha de ponto ou de horas. Apesar de simples e de baixo custo, este método pode facilmente ser contornado e pouco fidedigno.
- Relógios de ponto: Os colaboradores têm de os usar para marcar a hora de entrada e de saída. Podem ser manuais ou automáticos, sendo configurados para imprimir recibos ou efetuar registos numa base de dados.
- Sistemas de controlo de ponto eletrónicos: Os colaboradores registam a sua presença usando um cartão, uma pulseira eletrónica, ou até mesmo o reconhecimento facial ou de voz. Os registos são armazenados numa base de dados, podendo ser analisados pelos gestores.
- Monitorização de atividades e tarefas: Algumas empresas utilizam software para registar as tarefas dos colaboradores no computador e determinar os seus horários. Esta informação pode ser usada para medir a produtividade e para ajudar a identificar problemas e oportunidades de melhoria.
- GPS e rastreamento de dispositivos móveis: O GPS ou o rastreamento de dispositivos móveis podem ser utilizados para verificar a localização dos funcionários durante o horário de trabalho. Este método pode ser útil para empresas que têm funcionários que trabalham no exterior ou remotamente.
A Artsoft explica, ainda, de que forma é que as empresas podem controlar a assiduidade dos colaboradores que trabalham fora da empresa:
- Definição de horários de trabalho claros: Os horários de trabalho específicos permitem que a empresa possa esperar que os funcionários os cumpram. Podem ser estabelecidos com base nas necessidades do trabalho ou nas preferências dos funcionários, desde que sejam cumpridos.
- Utilização de ferramentas de comunicação e colaboração: As ferramentas de comunicação e colaboração, como o Teams, o Skype ou o Slack, são úteis para manter o contacto com os funcionários, percebendo se estão online e durante quanto tempo.
- Definição de metas e prazos claros: As metas e os prazos claros para o trabalho dos colaboradores permitem que a empresa possa esperar que sejam cumpridos. Isto pode ajudar a garantir que os funcionários estão a trabalhar de forma eficiente e produtiva.
- Utilização de ferramentas de monitorização: O software de controlo de atividades, por exemplo, é uma das ferramentas de monitorização que pode ser usada para controlar o trabalho dos colaboradores e os seus horários. Contudo, é importante garantir a ética e a justiça.
- Manter o contacto regular: O contacto regular com os funcionários que trabalham a partir de casa garante o cumprimento dos horários de trabalho e da disponibilidade para resolver problemas que possam surgir.
Descubra, ainda, quais são as principais razões que levam os responsáveis de RH a controlar a assiduidade dos seus colaboradores, conforme apurado pela Artsoft:
- Diminuição de erros no registo de horas: A utilização de um software de controlo de assiduidade pode ajudar a evitar erros ou fraudes no registo de horas, pois os dados são registados de forma automática e precisa, o que diminui o risco de falha humana.
- Monitorização da produtividade: Os gestores conseguem monitorizar o tempo que os colaboradores passam a trabalhar e verificar se estão a cumprir metas e prazos. Desta forma podem identificar problemas e oportunidades de melhoria.
- Gestão de horas extra: A gestão das horas extra dos colaboradores torna-se mais fácil, pois os dados são registados de forma precisa e podem ser usados para calcular os salários e o trabalho extra de cada funcionário.
- Simplificação do processo de folha de horas: A utilização de um software de controlo de assiduidade pode simplificar o processo de registo de horas e de cálculo dos salários, pois as informações são armazenadas numa base de dados, podendo ser facilmente analisadas.
- Cumprimento de leis e regulamentos: Os empregadores devem ter registos precisos das horas trabalhadas por cada colaborador. O uso de um software de controlo de assiduidade pode ajudar a garantir que os empregadores cumprem com exigências, leis e regulamentos.
Com o acesso às ferramentas certas, o trabalho dos responsáveis de RH pode ser facilitado. Controlar a assiduidade dos colaboradores é um dos principais desafios das equipas desta área, segundo a Factorial. Os sistemas de controlo de assiduidade garantem a eficiência e a produtividade dos funcionários, revelando-se, por isso, essenciais para as empresas. O abuso de horários é evitado e os custos relacionados com a falta de pontualidade são reduzidos.
Às vantagens expostas pela Artsoft, a Factorial acrescenta:
- Planeamento de recursos: Com base nas informações recolhidas por este tipo de sistema, as empresas podem planear melhor a alocação de pessoas. As escalas de trabalho, a distribuição de tarefas e a previsão de necessidades de mão-de-obra nas mais diversas áreas são asseguradas.
- Otimização da gestão de férias e licenças: Um sistema de controlo de assiduidade pode facilitar o processo de solicitação e aprovação de férias e licenças, evitando conflitos de agenda e garantindo que a empresa tenha a cobertura adequada nos períodos de maior quantidade de ausências.
Os profissionais de RH beneficiam do registo de assiduidade, pelos seguintes motivos, apresentados pela Factorial:
- Automatização de tarefas burocráticas: O cálculo de horas trabalhadas, o cálculo de salários e a geração de relatórios são alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas. Desta forma, os profissionais de RH podem focar-se em tarefas mais relevantes, esquecendo tarefas repetitivas.
- Gestão eficiente do recibo de vencimento: Com base nas informações registadas pelo sistema de controlo de assiduidade, os profissionais de RH podem garantir uma calcular com maior precisão horas extra, subsídios noturnos e outras bonificações relacionadas com assiduidade e pontualidade.
- Promoção de transparência e equidade: O registo da assiduidade incentiva a transparência e a equidade dentro da empresa, por evitar a diferenciação entre os colaboradores, visto que todos estão expostos às mesmas condições.
O trabalho remoto tem evidenciado a vontade das empresas de controlarem a produtividade e a assiduidade dos colaboradores. O registo da assiduidade, possível através de diversas ferramentas, pode ser um importante apoio nesta temática.
