Donato Mingarelli, Account Manager para Portugal da Cezanne HR explicou à RHmagazine como o seu software de gestão de ausências pode ser um verdadeiro aliado dos Recursos Humanos das organizações.
Que benefícios é que o recurso a software de gestão de ausências e férias traz para os departamentos de Recursos Humanos?
São muitos os benefícios que um sistema de gestão de ausências, principalmente se for na cloud, traz para os recursos humanos. Através do software da Cezanne, é possível implementar todos os tipos de processo, torná-los mais eficientes, e menos propensos a erros e reduzir radicalmente o tempo com as atividades repetitivas.
Garante também que as informações referentes a cada tipo de ausência sejam hospedadas num único local, central e seguro, mas ao mesmo tempo facilmente acessível. O software deve fornecer sistemas de relatórios eficientes e garantir a profundidade histórica das informações. Não basta extrair e organizar dados, é necessário trazer tendências estatisticamente significativas e ter métricas para alertar sobre questões críticas que devem determinar ações corretivas.
Que dados fundamentais deve ter um software deste tipo?
São diversos os cenários de ausências do trabalho e, por isso, é fundamental que o software registe dados como as férias, ausências por doenças, maternidade, descanso em compensação, exames, assistência a um familiar, assim como situações particulares como, por exemplo, uma ida a tribunal. Um software de RH como o Cezanne HR possui a flexibilidade de lidar com cada situação, configurando adequadamente os Planos de Ausência de acordo com as políticas de ausência de cada empresa.
É fundamental que o software registe dados como as férias, ausências por doenças, maternidade, descanso em compensação, exames, assistência a um familiar
Como é que os fornecedores de tecnologia e os utilizadores do software podem garantir a conformidade com o RGPD?
Dados sensíveis devem ser mantidos seguros e visíveis apenas para aqueles que têm direito. O provedor de tecnologia é responsável por fornecer uma arquitetura robusta e segura na infraestrutura de hospedagem, assim como nas camadas de segurança do aplicativo. User authentication, data encryption e uma arquitetura aplicativa multi-tiered que impede o acesso direto ao banco de dados devem ser garantidos. Os utilizadores devem dispor de perfis diferenciados, com permissões de visibilidades e de gestão de dados configuráveis, compatíveis com a função desempenhada. A empresa é uma entidade dinâmica e a todos os colaboradores que rescindem deve ser garantido o cancelamento ou a anonimização dos dados sensíveis, de acordo com a política de retenção de dados adotada pela empresa.
Por vezes, os colaboradores são surpreendidos com a impossibilidade de ir de férias ou de se ausentar, pois o seu líder acabou por se esquecer de as registar antecipadamente. Como é que ter um software de gestão de férias ajuda a colmatar esta situação?
Um software de gestão de férias disponibiliza um acesso fácil a um registo centralizado de informações atualizadas e partilhadas, reduzindo o risco de situações inesperadas. Não basta, porém, organizar e extrair dados. É fundamental também dispor de tarefas, alertas e notificações para informar e “engajar” no momento certo, de forma automática.
É crucial também existir o acesso a um calendário integrado, para que os gestores sejam capazes de visualizar a quantidade de ausências e também avaliar se alguma destas irá comprometer o funcionamento da equipa. Num contexto diversificado, é essencial ter a capacidade de estabelecer regras e políticas locais que tenham em conta as diferentes situações em termos de férias, encerramento de empresas, manutenção de um nível correto de funcionários ativos, obrigações de consumo de férias dentro de um determinado período e transição de férias para anos subsequentes.
Que impacto é que a possibilidade de poder recolher dados como, por exemplo, a quantidade de ausências de um colaborador por motivo de doença de curta duração tem para os departamentos de Recursos Humanos?
A possibilidade de recolher dados estatísticos tem um impacto muito significativo para os Recursos Humanos, pois permite identificar tendências e padrões de ausências que podem indicar problemas de saúde. Muitas vezes a “gripe” ou a “enxaqueca” é genuína, mas às vezes suspeita-se que existem outras razões para tais ausências de curto prazo, particularmente quando são um fenómeno recorrente às segundas-feiras ou próximo aos feriados, por exemplo.
Todas as pessoas devem ter consciência que uma ausência persistente de curta duração, sem razão justificada, é inaceitável. Mas também deve estar claro que, se estiverem realmente doentes, não se espera que trabalhem. É essencial ter um sistema que registe tanto o histórico como os motivos das faltas, para suportar eventuais medidas disciplinares, tendo a disposição toda a informação de apoio necessária.
Artigo publicado na edição 146 da RHmagazine, referente aos meses de maio e junho de 2023
