Fundada em 1988 pela visão e esforço conjuntos da Universidade do Porto e do setor privado, a Porto Business School constituiu-se como uma referência no universo das escolas de negócios. Em 2022, o Financial Times classificou-a nos seus rankings, respetivamente, nos 28º (Custom Executive Programmes), 34º (Open Executive Programmes) e 59ª (Executive MBA) lugares.
A escola tem, atualmente, uma oferta de quase uma centena de programas distribuídos pelas várias modalidades pedagógicas, um universo de mais de 5.000 alunos, diversas parcerias e eventos voltados para a sociedade civil e mundo empresarial e, claro, o seu campus – com, entre outros equipamentos, cerca de 70 salas, numa lógica de portas abertas 24 horas x 7 dias, e o Learning Management Systems (LMS) usado pelas melhores escolas de negócios do mundo.
A garantir o bom funcionamento de toda esta estrutura está uma equipa de 65 profissionais da Porto Business School (PBS). A exigência implicada na gestão destas pessoas e de tudo o que envolve o seu trabalho impeliu a área de Gestão de Pessoas a procurar no mercado uma solução que simplificasse e agilizasse os respetivos processos, o que se traduziu, inevitavelmente, em avançar no processo de transformação digital.
Seguiu-se a seleção do parceiro para esta caminhada e, aí, a escolha foi natural, conforme referiu à RHmagazine Márcia Coelho, Head of People Management: “A Everedge surge como uma empresa que oferecia o que procurávamos, uma solução integrada de gestão de pessoas que nos iria permitir não só centralizar toda a informação como adaptarmos os nossos processos às necessidades cada vez mais presentes”.
Assim, a Everedge Consulting procedeu à implementação do software UPstanding Talent Management, que, no presente, tem já três dos seus cinco módulos operacionalizados: Portal do Colaborador, Recrutamento e Gestão da Formação.
“O apoio prestado pela Everedge Consulting responde a todas as nossas necessidades de forma exemplar, como é o caso da equipa de suporte” Márcia Coelho, Head of People Management da Porto Business School
O MyPortal – UPstanding Talent Management, o “quartel-general” desta solução, é destinado ao colaborador e coloca-o no centro da organização, facilitando o dia a dia individual e das equipas de trabalho através da autonomização de processos. Através dele, cada colaborador consegue, por exemplo, visualizar cartões com mensagens ou indicadores individuais e globais; consultar os descritivos de função e pesquisar e aceder à sua ficha individual (podendo atualizar dados e ver todos os seus documentos e histórico na organização) e solicitar documentos ou declarações à equipa de gestão de pessoas.
Já quanto ao do Recrutamento permite identificar, aprovar e preparar todo o processo que lhe dá o nome, bem como a sua subsequente gestão – da receção das candidaturas à comunicação com todos os envolvidos para encerramento do processo.
O módulo de Gestão da Formação, desde logo, tem como funcionalidade maior a disponibilização dos planos de formação definidos (através de catálogos e da consulta nas vertentes geral e individual), possibilitando igualmente a “gestão de todo o processo de forma simples, transparente e eficiente”, conforme refere Márcia Coelho.
O UPstanding Talent Management teve a sua configuração customizada à PBS (como a criação do design personalizado e a conceção de funcionalidades específicas), merecendo toda a fase de implementação uma avaliação muito positiva desta instituição de ensino portuense – “A Everedge garantiu um apoio valioso ao longo de todo o processo”, sublinha a responsável pelos recursos humanos da PBS.
Sobre o impacto que os módulos implementados já tiveram na gestão dos e pelos recursos humanos, a PBS indica, desde logo, duas melhorias críticas. Por um lado, a respeitante à centralização de informação, já que esta solução propicia que todas as informações estejam num só local, garantindo, desta forma, “o acesso e partilha de informação de uma forma fiável e ágil”. Por outro, a da comunicação interna, já que o MyPortal passou a representar “uma ferramenta fundamental na melhoria da comunicação interna, permitindo que os colaboradores acedam à informação de forma facilitada e eficiente”.
No balanço geral – necessariamente provisório porque ainda faltam instalar dois módulos – Márcia Coelho afirma que “os colaboradores reconhecem a simplificação sentida nos processos, havendo ainda identificação de oportunidades de melhoria”. Já sobre o serviço associado, o elogio da PBS é detalhado: “O apoio prestado pela Everedge responde a todas as nossas necessidades de forma exemplar, como é o caso da equipa de suporte. A capacidade de resolução de problemas é bastante eficaz e a qualidade das interações garante a nossa satisfação ao longo de todo o processo, já que todas as questões colocadas são respondidas com brevidade e, sendo necessário, é-nos prestada assistência remota de forma expedita”.
Business Case publicado na edição 145 da RHmagazine, referente aos meses de março/abril 2023
