Poucas empresas ainda despertaram para o facto de que a tecnologia pode ser um verdadeiro aliado da gestão de pessoas. A transformação digital dos RH é mais do que a simples desmaterialização de processos e automatização de outros tantos: pode ser uma ferramenta diferenciadora na hora de captar e reter talento, pela sua capacidade de gerar dados e interpretá-los, permitindo recolher insights valiosos para o negócio e para a gestão das equipas.
A pandemia foi um verdadeiro impulsionador da transição digital, um paradigma que já estava bastante popularizado, mas pouco implementado entre as organizações. No entanto, em Portugal, os dados do “Barómetro da Economia Digital” de 2022, realizado pela ACEPI – Associação da Economia Digital, em parceria com a IDC, mostram que as empresas portuguesas estão a aumentar os seus níveis de maturidade digital,mas ainda têm um longo caminho a percorrer.
Segundo o estudo, em 2022 apenas 62% das empresas em Portugal indicavam ter presença na Internet sendo que, no que respeita a empresas que utilizam as redes sociais, o indicador está acima da média da UE, com 58%.
A automatização, é o principal benefício encontrado pelos inquiridos no barómetro, que revelaram intenções de aumentar o seu investimento em tecnologia já este ano.
Por onde podem as empresas iniciar a transformação digital dos RH?
O receio em torno da automatização e da proliferação da tecnologia nas empresas já está instalado há vários anos. Contudo, apesar de oferecer um potencial sem precedentes, a tecnologia não vem substituir os seres humanos, mas sim ajudá-los a focar-se na criação de valor, ao permitir-lhes automatizar processos e libertá-los para funções de cariz mais estratégico.
A área da gestão de pessoas não é exceção e também esta encontra na tecnologia um aliado de peso. “A tecnologia é uma ferramenta valiosa para as empresas gerirem melhor as suas pessoas na medida em que permitem a automatização de processos, melhoram e facilitam a comunicação, acompanham o desempenho e suportam processos de formação e desenvolvimento”, diz Rui Paupério, Diretor de Operações da Inovflow..
1- Avaliação de desempenho
A avaliação de desempenho é uma das áreas que pode beneficiar do uso da tecnologia: “A definição de critérios de avaliação, o envolvimento dos participantes e a extração dos resultados tornam-se mais ágeis e objetivos quando se aliam as boas-práticas às soluções de software”, comenta Donato Mingarelli Account Manager para Portugal da Cezanne HR.
2-Recrutamento e seleção
De um modo geral estas ferramentas minimizam o tempo e custos do processo de recrutamento melhorando a informação disponível dos candidatos e dessa forma facilitando o processo de seleção. A adoção de software de RH permite, por exemplo, filtrar as candidaturas recebidas de acordo com os perfis procurados, poupando dezenas de horas aos profissionais, que deixam de necessitar de analisar cada CV individualmente e podem, assim, focar-se nas entrevistas, acabando por tornar todo o processo muito mais célere.
Miguel Vergamota, Iberia&Latam HCM Sales Director Talentia Software, dá o exemplo do que o recurso à Inteligência Artificial pode fazer, por exemplo, para tornar os processos de recrutamento e seleção mais rápidos e eficientes. “É possível os candidatos enviarem os seus CV em formato PDF e, através da Inteligência Artificial, estes serem lidos de forma automática, sendo calculada depois a adequação daquela pessoa à vaga, se esta estiver bem caracterizada”.
2- Aproximar as equipas através de ferramentas de colaboração
As implementação de ferramentas de comunicação e colaboração, como o Teams ou o Zoom, ficaram bastante populares durante a pandemia, ao permitirem aproximar os colaboradores que estavam distantes geograficamente. Com a proliferação dos modelos de trabalho híbridos e totalmente remotos, é mais importante do que nunca que as empresas invistam nestas ferramentas colaborativas para continuarem a promover a comunicação entre as equipas. “Estas ferramentas podem ajudar a melhorar a produtividade, a colaboração e a comunicação entre os membros das equipas, independentemente do seu local de trabalho”, reforça Rui Paupério (Inovflow).
3- Gestão de performance e definição de objetivos com maior precisão
A capacidade de sintetizar dados e retirar insights que a tecnologia proporciona acrescentam um enorme valor às organizações e, em especial, à gestão de pessoas.
Implementar um software de gestão de pessoas que permita analisar dados de performance e recolher feedback proporciona aos profissionais de RH um enorme potencial destes conseguirem definir metas e objetivos com maior precisão e estar a ir ao encontro das reais necessidades dos colaboradores. Ao mesmo tempo, permite também identificar novos talentos dentro da organização e investir no desenvolvimento de carreira desses profissionais, aumentando a sua satisfação.
No campo ainda do desenvolvimento de carreira, a aposta em plataformas de e-learning é também fundamental. Estas plataformas podem incluir cursos online, tutoriais em vídeo, testes e avaliações e, assim, ao mesmo tempo que minimizam custos para as organizações, estas ferramentas permitem a capacitação dos funcionários e tornam-nos melhores nas suas funções.
4- Chatbots para tarefas administrativas
O recurso a chatbots e a assistentes virtuais já é bastante popular entre os consumidores, que estão habituados a ter sempre à mão Assistentes Pessoais Virtuais disponíveis 24 horas por dia para responder a todas as suas questões.
Considerando que uma grande fatia do tempo dos gestores de RH é passada em tarefas administrativas, como redigir declarações de vínculo laboral para os colaboradores, por exemplo, a possibilidade de este tipo de procedimento ser realizado por um assistente virtual vem, por um lado, libertar os profissionais de RH de tarefas que consomem tempo, mas não acrescentam valor ao negócio e à organização, mas também facilitar a vida ao colaborador, que terá respostas em menos tempo, podendo assim resolver mais facilmente as suas questões.
Tal como refere Enrique Sala, Strategic Human Resources Senior Consultant Cegid HCM, “a automatização de processos na gestão dos recursos humanos, por exemplo, com a incorporação de novas tecnologias como o RPA (Robotic Process Automation), permite automatizar tarefas como a autorização e controlo de férias e licenças dos colaboradores, controlo de horas de trabalho, aprovação do pagamento de despesas, cálculo de remuneração variável, entre outras tarefas”. Assim, é possível eliminar o trabalho repetitivo que não traz valor acrescentado para as organizações, “criar mais eficiência nos processos e, portanto, oferecer mais tempo aos profissionais desta área para dedicarem às tarefas que agregam valor para os colaboradores e para a empresa”, conclui.
Os benefícios da digitalização são claros, mas antes de iniciarem a sua jornada pela transição digital, é fundamental que as empresas mudem, em primeiro lugar, a sua mentalidade. A resistência à mudança, a falta de formação e o receio de que a tecnologia torne os postos de trabalho atuais obsoletos, ainda estão a travar a digitalização de várias empresas.
No entanto, tal como refere Enrique Sala (Cegid), “é urgente que as empresas percebam que ao digitalizar e automatizar os processos de recursos humanos, estão a melhorar não só aumentar a produtividade e eficiência dos mesmos, mas também a melhorar a experiência e a estimular o desenvolvimento das competências dos seus colaboradores que, por sua vez, torna as organizações mais competitivas”.
Numa altura em que a dificuldade em captar e reter talento nunca esteve tão na ordem do dia, é fundamental que as empresas apostem em propostas de valor diferenciadoras. “As soluções digitais de gestão de talento são um grande aliado para as empresas, permitindo melhorar de forma significativa a experiência dos colaboradores, através da adoção de práticas tão importantes como o feedback contínuo entre pares e chefias, a criação de planos de carreira mais estruturados e a implementação de ciclos de formação e desenvolvimento para os colaboradores”, afiança Enrique Sala.
