POR: Sofia Antunes, diretora de recursos humanos da GRENKE Renting
No cenário de pandemia são várias as teorias e informações que circulam, mas numa coisa estamos todos de acordo – ninguém estava preparado para esta situação. Como em qualquer adversidade, os mais fortes são aqueles que têm capacidade de assimilar a informação e se adaptar rapidamente.
Na GRENKE caracterizamo-nos como uma empresa de proximidade, que privilegia as relações pessoais com colegas, clientes e parceiros, mas somos também uma empresa de excelência e depressa compreendemos que agora, mais do que nunca, teríamos de nos desafiar e foi isso que fizemos.
Tomar algumas medidas urgentes
Apesar de estarmos a trabalhar para flexibilizar cada vez mais o trabalho na GRENKE, a verdade é que tivemos de nos ajustar e tomar algumas medidas urgentes. Assim que nos apercebemos do impacto do COVID 19 poderia ter na sociedade, constituímos uma equipa de emergência, focada em diagnosticar a situação e em criar um plano de contingência de diferentes etapas, que permitisse gerir o nosso negócio e, ao mesmo tempo, manter os nossos colaboradores e as suas famílias em segurança. Começámos por fazer um inventário de todos os equipamentos portáteis da empresa, felizmente muitos dos nossos colaboradores disponibilizaram também os seus computadores pessoais e iniciámos testes de acesso remoto. Adquirimos ainda telemóveis que nos permitem manter o contacto com clientes e parceiros fora do escritório.
A atuação rápida e o plano criado, permitiram-nos colocar praticamente de um dia para o outro 80% dos nossos colaboradores em regime de homeoffice, sendo que à data já estamos todos a trabalhar a partir de casa.
E porque continuamos a privilegiar o contacto, promovemos reuniões regulares das diferentes equipas (por skype, que é hoje a nossa ferramenta primordial), de modo a definir prioridades e organizar e planear tarefas. Temos grupos de whatsapp por equipa, criámos também uma Newsletter Interna diária – BE SAFE, Stay at Home, onde procuramos dinamizar o contacto entre os colegas, com fotos do seu dia-a-dia e onde partilhamos artigos e iniciativas de interesse geral, tais como, métodos ou dicas de trabalho em homeoffice e atividades a desenvolver com os filhos.
Nesta fase, é muito importante que ninguém se sinta sozinho.
No que respeita aos nossos parceiros e clientes continuamos a garantir atendimento telefónico a partir do encaminhamento de chamadas para equipamentos móveis e apelamos ao uso dos meios digitais que temos disponíveis, tais como os Portais de Cliente e de Parceiros e o uso de e-contract (contrato que permite a assinatura digital das partes).
Para os profissionais que estão agora em casa, muitos deles com os filhos, o que por si só já é um desafio, os conselhos que posso deixar são: mantenham uma rotina (pessoal e profissional), estejam em contacto com os colegas (mail, Skype, WhatsApp), sejam criativos na abordagem ao trabalho e aproveitem para investir no desenvolvimento de competências digitais.
Para as empresas, é importante que orientem e apoiem os seus colaboradores, mantenham-nos informados sobre as diferentes medidas que vão sendo tomadas e dinamizem atividades que permitam um contacto regular.
Ainda ontem, falava com um colega da área de Recursos Humanos que me dizia “temos de nos reinventar” e penso que esta frase espelha a nossa atual realidade. Reinventar pode significar, por exemplo, transformar algumas das formações presenciais que tínhamos em e-learning, fazer onboarding à distância ou ainda continuar a celebrar os aniversários de empresa, com publicação nas redes sociais, mas com fotos em casa. Estas são algumas das iniciativas que estamos a tomar no departamento de Recursos Humanos.
Acredito que esta pandemia vai influenciar e muito a forma como nos relacionamos e acima de tudo como trabalhamos. De ora em diante, seremos com certeza mais flexíveis e digitalmente mais competentes.
