A TRIGÉNIUS é uma empresa de tecnologia, dedicada à implementação e ao suporte de sistemas de gestão de informação, tendo o PRIMAVERA, a PHC Software e a SAP Business One como parceiros principais. “Em cima” das soluções disponibilizadas por essas três marcas, a tecnológica desenvolveu uma solução abrangente para o tratamento dos processos administrativos relacionados com RH, capaz de os agilizar – o Portal RH. Desde a avaliação de desempenho até à gestão de férias e faltas dos colaboradores são várias as funcionalidades oferecidas pela plataforma.
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om uma vasta experiência, a empresa atua no mercado de desenvolvimento e implementação de software há mais de 20 anos. Sediada em Fátima, conta com filial em Lisboa (Alfragide), com mais de 70 colaboradores. Tem como principais parceiros o PRIMAVERA, a PHC e a SAP Business One. Nos dois primeiros, a TRIGÉNIUS tem mais 30 consultores com competências certificadas ao nível técnico e comercial, sendo “Premium Partner” da PRIMAVERA e “Enterprise Partner” da PHC.
Em traços gerais, a empresa suporta estas marcas, complementando os softwares com soluções específicas, consoante as necessidades dos clientes, e atua como parceiro implementador. Com uma carteira de mais de 2.000 clientes e uma faturação anual de seis milhões de euros, a TRIGÉNIUS é também certificada pela Qualidade ISO 9001:2015 e PME Líder e PME Excelência.
A empresa, que assume uma forte componente de desenvolvimento, apercebendo-se da necessidade cada vez mais premente de agilizar processos, desenvolveu uma solução abrangente para o tratamento dos processos administrativos relacionados com RH – muitas vezes, pesados e morosos. Eis o Portal RH TRIGÉNIUS: uma plataforma 100% integrada com o payroll PRIMAVERA e PHC, que funciona como uma solução nativa de cada uma destas marcas.
“Desenvolvemos esta solução para permitir aligeirar todos os processos administrativos, de uma forma organizada e estruturada, proporcionando aquela agilidade que é cada vez mais necessária, sobretudo, com a pandemia”, diz Jorge Galhispo, Administrador e Gestor de Unidade Sistemas de Gestão na TRIGÉNIUS.
“As pessoas não estão na empresa, não estão ao lado dos colegas, não podem discutir com eles um conjunto de temas; trocam e-mails e a informação perde-se…”, acrescenta.
Neste sentido, uma plataforma que agregue, num único local, toda a informação útil aos recursos humanos é vantajosa, não só para os colaboradores, como para a própria empresa, que ganha tempo e aumenta a eficácia da sua gestão de RH.
Este portal oferece um conjunto de funcionalidades, organizadas nos seguintes módulos: avaliação de desempenho de colaboradores; EPIs (Equipamento de Proteção Individual); comunicação interna (envio de mensagens); faltas e férias; consulta e download de documentação (ex: recibos de vencimento); controlo de assiduidade; gestão de despesas, e pedidos internos à organização.
Explorando cada uma destas áreas, a avaliação de desempenho dos colaboradores é multinível, configurável por departamento ou por perfil e é adaptada aos métodos de avaliação e necessidades de cada organização.
No módulo de EPIs, poderá ser feito todo o registo e controlo dos equipamentos que são atribuídas aos recursos – gestão de stock, acesso ao extrato de EPIs, controlo de tempo que um colaborador permanece com determinado material, etc.
Existe também uma área de mensagens, com a possibilidade de envio geral (para toda a empresa) ou apenas para um determinado departamento. Informações como a data de realização de determinado evento (ex: jantar de Natal), formações, ganhos de negócio, poderão ser facilmente distribuídas por toda a empresa, com cada pessoa, individualmente, a receber um e-mail com a notificação, mas também com a possibilidade de a informação ficar disponível no portal para consulta.
Através do Portal RH TRIGÉNIUS é igualmente possível consultar as faltas e férias dos colaboradores – dias gozados, não gozados, incompatibilidades de marcação de férias, limites por departamento do número de pessoas que podem estar de férias simultaneamente, etc. Com esta funcionalidade, os colaboradores podem também proceder à marcação de férias e faltas, inserindo diretamente no portal a informação, que é posteriormente enviada para aprovação e fica diretamente disponível, sendo evitada a duplicação desnecessária de processos.
Uma vez que é uma ferramenta totalmente integrada com o PRIMAVERA e PHC, os colaboradores conseguem ter acesso rápido a documentação útil, por datas, como o recibo de ordenado e a declaração de rendimentos, podendo fazer o seu download. Tudo isto é disponibilizado automaticamente em regime de “self-service” ao colaborador, oferecendo-lhe autonomia e praticidade. Tem ainda a possibilidade de alterar os seus dados pessoais (ex: morada, estado civil, número de filhos, etc.), informação que passará pela aprovação do departamento de RH e, depois de aprovada, tem efeito imediato ao nível do próprio sistema de informação.
A solução possui também uma área de controlo de assiduidade, na qual o colaborador pode fazer a marcação virtual do ponto, consultar os dias trabalhados e respetivos horários.
Por fim, a ferramenta da TRIGÉNIUS dispõe de uma área de gestão de despesas, que permite o envio e aprovação de despesas de forma ágil, e de pedidos internos à organização: uma viatura, um telemóvel, uma resma de papel, uma caneta, uma sala de reuniões…tudo isso pode ser solicitado e disponibilizado via workflow de aprovação.
A este nível, como explica Jorge Galhispo, “os pedidos podem ser aprovados por recursos internos ou externos à empresa, e o workflow de aprovação depende sempre do tipo de pedido que está a ser efetuado. Por exemplo, se alguém solicita uma viatura, o aprovador é um, mas se solicitar um telemóvel, o aprovador poderá ser um outro recurso. Depois de aprovado, o indivíduo que fez o pedido é notificado, assim como a pessoa que tem de fazer a compra ou a entrega desse recurso”.
O Portal RH TRIGÉNIUS é uma solução multiempresa, adequada para organizações entre os 100 e um número ilimitado de colaboradores.
“No fundo, é uma ferramenta que permite agilizar e automatizar um conjunto de processos administrativos e que, em termos de preço, é extremamente competitiva”, garante Jorge Galhispo.
“Acreditamos também que é uma ferramenta que cria alguma fidelização dos recursos, na medida em que é interessante podermos, num único portal, ter um conjunto de informações em regime de self-service, dando resposta a muitas necessidades, tanto do lado da organização – considerando que, muitas vezes, os processos estão completamente dispersos e perdidos em e-mails e folhas de Excel –, como do lado do colaborador, que ganha em autonomia”, conclui.
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