Melhore a produtividade no trabalho com apenas 7 passos

Gerir o dia de trabalho nem sempre é simples. Muitas vezes, perante listas de tarefas que parecem intermináveis, a solução passa por acrescentar horas ao horário de trabalho (podendo a vida pessoal ficar comprometida).

No entanto, trabalhar muitas horas e fazer “noitadas”, são atitudes, muitas vezes, inimigas da produtividade e que podem levar a fenómenos como o burnout, como indicam alguns estudos.

Neste contexto o Urban Sports Club apresenta algumas dicas para tornar um dia de trabalho mais produtivo:

1. Prazos autoimpostos
As tarefas sem prazo, também chamadas de ongoing, correm muitas vezes o risco de serem deixadas para segundo plano e de representarem uma carga acrescida de trabalho na hora de as entregar. Por isso, é muito útil impor prazos a estas tarefas para que o restante volume de trabalho, mais urgente, possa ser organizado de forma a não esquecer aquilo que momentaneamente é “menos importante”.

2. Desligar as notificações
Sobretudo as que vêm de fora do contexto profissional e que não são essenciais ou urgentes da esfera pessoal. Num mundo em que estamos permanentemente conectados, uma notificação do WhatsApp, por exemplo, pode representar uma grande quebra de produtividade. Não apenas pela notificação em si, mas pelo que regularmente vem a seguir: um update do que se passa nos vários grupos e scrolling nas redes sociais. Por essa razão, desligar durante várias horas as notificações do telemóvel, será um passo muito útil para realizar tarefas com o mínimo de distrações possível.

3. Evitar as reuniões desnecessárias
Limitar o número de reuniões existentes e, também, o número de pessoas que as frequenta é uma boa estratégia para aumentar a produtividade. É muito comum perder-se muito tempo em reuniões intermináveis com questões que facilmente poderiam ter sido resolvidas através de um e-mail. Se a reunião for absolutamente necessária e urgente, deve ter uma agenda clara e com um tempo limite, para que seja possível ir direto aos assuntos que se querem ver resolvidos.

4. Onetasking
O recurso cada vez mais frequente a videochamadas trouxe consigo o lado negro do multitasking, onde muitas vezes se aproveitam reuniões para avançar com outras coisas, levando a que nenhuma das tarefas seja feita de forma eficiente. Vários estudos mostram que o multitasking pode afetar negativamente a produtividade em até 40%. Por essa razão, e para bem da produtividade, deve ser dada preferência à realização de uma tarefa de cada vez.

5. Planeamento
Um planeamento adequado e realista é decisivo para um dia verdadeiramente produtivo. Pode ser, também, uma ótima ideia estabelecer diariamente, por ordem de prioridade, objetivos a serem cumpridos. Mesmo que o dia traga uma boa dose de imprevisibilidade (o que é bastante comum), planear é sempre importante, e pode ser feito através de muitas aplicações e plataformas que ajudam a fazê-lo de forma eficaz.

6. Fazer desporto
Muitos estudos comprovam que o exercício físico tem um impacto direto no aumento da capacidade cognitiva do cérebro, com consequências na capacidade de adaptação e resolução de problemas, memória e criatividade. Por isso, incluir a atividade física num dia de trabalho, quer seja logo de manhã ou durante a hora de almoço, é uma prática que promete fazer maravilhas pela produtividade.

7. Fazer pausas regulares
Esta prática é de extrema importância para quem quer ser mais produtivo, sobretudo em dias de maior stress. Parece contraditório, mas na verdade, fazer pequena pausas regulares tem benefícios como o alívio do stress, melhorias na concentração e atenção, para além de que ajudam a contrariar o sedentarismo. Por cada 90 minutos de trabalho devem ser feitas pausas de 10-15 minutos que permitam desligar momentaneamente do trabalho e pensar noutros assuntos.

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