Na Addo Pharm, a pandemia obrigou a criar novas rotinas de trabalho, a repensar processos e a acelerar projetos que já estavam a ser pensados e que agora se tornaram obrigatórios.
Foi preciso planear e reorganizar a equipa mas o essencial manteve-se: a cultura. Nas reuniões diárias da empresa, além do negócio, a preocupação passa sempre por perceber como está a ser sentido o período de isolamento por cada colaborador, aproveitando o mote para fortalecer o espírito de equipa e entreajuda entre todos.
“Projetos adiados, outros cancelados, incertezas relativamente ao negócio, ansiedade, receios e medos”, foi assim que a Addo Pharm fechou as portas no dia 11 de março. O isolamento trouxe o teletrabalho e a conjuntura forçou a uma “mudança rápida e drástica no negócio”. O grupo está agora virado para o online e está prestes a lançar um site de vendas, deixando para já de parte eventos e formações presenciais, como nos explica Bárbara Moniz, human resources director da companhia.
Como é que a empresa se está a manter em funcionamento?
Fechámos as portas da Addo Pharm no passado dia 11 de março para garantir a segurança de todos.
Detentores de um espírito jovem (o que por si só nos facilita bastante a relação entre todos), o processo de teletrabalho alinhou-se com a nossa cultura, exigindo apenas um reajuste ao nível do planeamento e da organização da equipa. Nesta crise, estamos focados em manter as pessoas comprometidas com as suas responsabilidades, mas também, felizes. Relativamente ao negócio em si, o Covid-19 obrigou a uma mudança rápida e a uma reorganização da estratégia, processos e projetos, veio apressar o nosso projeto de e-commerce. Estamos prestes a lançar o nosso site de vendas online.
Estão a sentir impacto no negócio ou produtividade das equipas?
O negócio das farmácias cresceu nas primeiras semanas de quarentena, estamos na chamada “linha da frente” nas farmácias. O desafio aqui é reorganizar o atendimento aos clientes e garantir que não temos colaboradores contaminados, de forma a que continuemos a servir a população e a garantir os cuidados de saúde nas nossas farmácias.
Em termos da equipa interna teve que haver um reajuste, não diria que se perdeu produtividade, mas tivemos de ajustar processos e isto faz com que existam oscilações.
Há dias onde temos a equipa altamente motivada e outros em que percebemos que os projetos não estão a correr a um ritmo dito regular.
Mudámos a estratégia, existe uma corrida aos equipamentos de proteção, máscaras e desinfetantes. No nosso departamento, de recursos humanos, deixámos as formações presenciais e os eventos com mais de 300 pessoas, neste momento estamos a reorganizar tudo para formatos online e isso exige uma mudança rápida e drástica no negócio.
Como estão a procurar minimizar esse impacto?
Para minimizar o impacto na produtividade das equipas temos os projetos novos todos mapeados, organizámos grupos de trabalho interno e definimos muito bem todas as fases, tempos de execução e prazos a cumprir. Todos sabem o que têm de fazer e como fazê-lo.
Quais são as condições asseguradas a quem está a exercer em teletrabalho?
Todos os nossos colaboradores têm computador portátil e a maioria telemóvel, já era uma política interna da empresa. Temos tudo na drive e todos os colaboradores têm acesso quer no computador, quer no telemóvel ao email, drive da empresa e ao teams, por isso neste tema não tivemos grandes alterações.
Como se realizam as reuniões de equipa?
Criámos novas rotinas de trabalho e processos. Todos os dias começamos com uma reunião geral, onde cada área faz um ponto de situação de temas críticos e importantes para o negócio, bem como, da situação do país e do mundo relativamente ao novo surto que atravessamos. Posteriormente, cada responsável de área segue para uma reunião com a sua equipa.
Nesta reunião de equipa todos têm indicação de que, além de negócio, é importante ouvirmos as pessoas nesta fase de pico da crise. Tentamos perceber como está a ser sentido o período de isolamento de cada um, aproveitando o mote para fortalecer o espírito de equipa e a entreajuda entre todos. Temos consciência de que todos somos diferentes e de que nem todas as pessoas lidam, de igual forma, com o teletrabalho e com a necessidade, que neste período se torna uma obrigação, de ter de ficar em casa.
Como se mantém os colaboradores motivados à distância?
Esse é o grande desafio, o de motivar os colaboradores diariamente e à distância.
Já aconteceram, apesar do pouco tempo decorrido nesta nova realidade, episódios de stress e desgaste. Nestes casos, o que aconselhamos é que a pessoa pare um pouco e, nesse dia, não ligue mais o computador. Que se desligue do trabalho e vá fazer alguma coisa que a faça sentir melhor e mais tranquila. A nossa missão, nesta crise, é manter uma cultura onde as pessoas se sintam calmas e motivadas pois, só assim, é que podemos fomentar uma empresa forte e preparada para os desafios que possa vir a enfrentar no futuro.
Há três semanas criámos um novo projeto interno ao qual demos o nome de “#buildyourdreamteam” onde, 4 vezes por semana, um colaborador faz um workshop em direto para a restante equipa. Temos diversificados os temas, temos tido workshops de culinária/alimentação saudável, dicas de beleza e maquilhagem, ginástica, yoga, pintura, livros, debate de temas políticos, incubadora de ideias e até um concerto de música eletrónica. Com estes períodos diários de meia hora, fortalecemos o espírito de equipa. Cada um tem a possibilidade de demonstrar o seu talento e acabamos por reforçar uma cultura participativa e de união entre todos. Temos ainda, duas vezes por semana, sessões individuais com cada colaborador, onde falamos e percebermos como se estão a sentir as pessoas. Utilizamos também uma ferramenta de Coaching chamada “Points of you”, que tem sido muito enriquecedora e valorizada por todos nesta fase.
Como DRH, como está a encarar esta situação na sua empresa? Os colaboradores estão preocupados com o futuro?
Estamos num momento épico, forte e intenso, onde mais do que nunca percebemos que as relações humanas e o contacto têm uma grande importância e impacto nas nossas vidas.
Como Diretora de Recursos Humanos da Addo Pharm tenho a missão neste período, de criar elos entre as pessoas e para com a empresa, mais do que nunca o sentimento de pertença vai marcar a diferença, quer com os colaboradores que já cá estão quer com os três novos que recrutámos durante esta quarentena. Os colaboradores têm de sentir que todos os dias estamos com eles, que fomentamos a comunicação interna, estamos à distância de uma videochamada e que esta empresa, seja qual for o formato de trabalho, está com eles diariamente, estamos juntos em todas as jornadas e na construção do futuro da empresa.
