ESTUDO: Quanto estão a perder os trabalhadores europeus por não entregarem recibos de despesas laborais?

De acordo com o inquérito feito a 6.000 trabalhadores europeus que usam despesas digitais ou manuais, 19,3% costuma fazer compras para o trabalho recorrendo ao seu próprio orçamento uma vez por semana, enquanto 17,6% fazem-no uma vez por mês e 16,7% uma vez a cada duas semanas.

Quanto à conciliação com recibos de despesas, 36,7% admite que perde 30 a 60 euros por ano por não entregar recibos de despesas com compras feitas para o trabalho, enquanto 25,6% considera que perde 60 a 120 euros e 13,6% dos trabalhadores respondeu que perde 120 a 300 euros todos os anos.

“Estes dados demonstram que existe um importante caminho a ser feito na simplificação da gestão de despesas empresariais por todo o mundo, incluindo Portugal”, explica Álvaro Dexeus, Head of Southern Europe da Pleo. “Chegamos com um objetivo ambicioso e queremos ser o parceiro de excelência das empresas portuguesas na libertação dos seus departamentos financeiros das burocracias associadas à gestão de despesas, e na libertação dos colaboradores do compromisso em avançarem com o seu próprio dinheiro em despesas de trabalho”, acrescenta.

Apesar de dois a seis dias ser o horizonte temporal que grande parte (24,6%) dos trabalhadores europeus têm de esperar desde a entrega de despesas feitas com o seu próprio dinheiro até serem reembolsados, a verdade é que um mês foi o maior período de tempo que já tiveram de aguardar, de acordo com 27,8% dos inquiridos.

Hábitos de compras empresariais

Embora a maioria dos trabalhadores europeus considere os recibos como algo importante e que grande parte admita que não existe um valor mínimo que os impeça de qualificar como despesa de trabalho, os inquiridos salientam que algumas vezes evitaram gastar dinheiro com algo com medo de ser percecionado como uma despesa muito pequena. Além disso, ao fazerem compras para o trabalho também ficaram algumas vezes preocupados que depois não conseguissem recuperar o seu dinheiro.

Viagens de trabalho, alojamento para viagens de trabalho e material de escritório surgem no pódio das compras com as quais os trabalhadores europeus se sentem à vontade para declarar como despesa. Em sentido inverso, encomendar comida quando ficam a trabalhar até mais tarde e as contas da eletricidade e da internet são as compras com as quais não se sentem à vontade para reivindicar como despesas.

Encomendar comida quando ficam a trabalhar até mais tarde e as contas da eletricidade e da internet são as compras com as quais [os inquiridos] não se sentem à vontade para reivindicar como despesas

Gestão e entrega de despesas empresariais

O processo de gestão e entrega de despesas – e a sua própria análise – pode ser demorado tanto para os colaboradores como para os departamentos financeiros das empresas.

De acordo com o inquérito feito pela Pleo, em média, os trabalhadores europeus despendem entre 30 a 59 minutos (38,7%) por mês para gerirem as suas despesas, e grande parte (37,8%) tratam e gerem as despesas durante as horas de trabalho.

E apesar de, em média, a maior parte dos inquiridos (24,2%) submeter as suas despesas no dia seguinte às compras efetuadas, os mesmos (16%) referem que um mês foi o maior período de tempo que já esperaram antes de enviarem um pedido de despesas.

Em média, os trabalhadores europeus despendem entre 30 a 59 minutos (38,7%) por mês para gerirem as suas despesas, e grande parte (37,8%) tratam e gerem as despesas durante as horas de trabalho.

Confiança e clareza na política de despesas empresariais

Independentemente da burocracia e morosidade do processo de gestão e entrega de despesas, a grande maioria (76,8%) dos trabalhadores afirma estar confiante sobre o que sabe que pode e não pode gastar e qualificaram de simples (68,6%) o processo de despesas no trabalho para ser reembolsado.

Além disso, os inquiridos qualificaram a política de despesas de: muito clara; de alguma forma justa, compreensiva e eficiente; nada complicada; não sendo uma perda de tempo; e nada inconveniente.

Fundada em 2015 em Copenhaga e atualmente a operar em 11 mercados europeus, a fintech Pleo conta com mais de 20.000 pequenas e médias empresas como clientes. Ao disponibilizar os seus serviços no mercado português, a Pleo ajuda PMEs com uma solução inteligente de gestão de despesas, permitindo que os colaboradores possam efetuar as compras que necessitam sem terem de adiantar o pagamento com o seu próprio orçamento.

Simplificando e digitalizando estes processos manuais, a Pleo liberta tempo para que as equipas financeiras possam focar-se na análise estratégica para o crescimento do negócio. A Pleo fornece ainda uma plataforma simplificada para colaboradores, permitindo que acedam às ferramentas necessárias para desempenharem as suas funções de forma mais eficaz, removendo ainda a necessidade de adiantarem pagamentos do seu próprio orçamento. Atualmente, 71% das empresas afirmam que os processos atuais as obriga a guardar recibos e faturas em papel no processamento de despesas, algo que é totalmente digitalizado, num processo simples, e com um upload em tempo real e uma atualização constante dos status de pagamentos.

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