A Adecco reuniu cinco dicas que pretendem ajudar os profissionais a organizarem o seu tempo, entre tarefas importantes, urgentes e triviais.
Há tarefas importantes, urgentes e triviais, a dificuldade está, por vezes, em categorizá-las e em definir o tempo e a prioridade que merecem. A prática ajuda e é possível melhorar, sugere a Adecco, que reuniu cinco dicas que o pretendem ajudar a organizar o seu tempo no trabalho.
A empresa de recursos humanos aconselha-o a “ter bem ciente o tempo que leva para realizar cada tarefa do seu dia-a-dia, o número de atividades ou tarefas que é capaz de realizar diariamente, assumir a responsabilidade pelo que realmente importa, dizer não quando necessário, delegar ou estabelecer limites e, claro, pedir ajuda quando precisar”.
1. Identifique no que investe o seu tempo diariamente
“Analise o que faz diariamente no seu trabalho. Se necessário, escreva no papel as tarefas que desenvolve e o tempo investido para concluí-las. Existem aplicações de gestão do tempo que ajudam neste cálculo de tempo de forma mais analítica, quer para smartphone, quer para computador e que podem ser uma boa ajuda. Poderá igualmente usar uma folha excel para esse registo, que dará uma ideia do que faz todos os dias”, sugere a Adecco.
2. Concentre-se e não se distraia
“Faça apenas uma coisa de cada vez, mas termine-a. A execução multitarefa é boa para máquinas, mas o nosso cérebro precisa de se concentrar apenas numa coisa de cada vez para ser o mais produtivo possível. Por exemplo, se precisa de escrever um texto, tente não atender o telefone ou distrair-se com os e-mails. Recuperar a concentração inicial para continuar com a escrita custará um tempo muito valioso. No trabalho como no estudo, é importante marcar as horas. Por exemplo, das 9 às 10 horas, olhe para o e-mail, das 11h às 12h estude ou escreva relatórios. Desta forma, tem o tempo organizado e será possível realizar tudo a que se propõe evitando distrações indesejáveis”, aconselha.
3. A agenda é sua amiga
De acordo com a empresa de recursos humanos, manter uma agenda atualizada, seja digital ou em papel, ajuda a organizar o tempo de forma eficaz. “Planeie os seus dias com os detalhes possíveis, com horas de realização de tarefas e reuniões fazíveis e cumpra. O importante é obter o melhor desempenho possível do seu tempo. Ter e manter uma agenda com as tarefas a curto, médio e longo prazo, reuniões e prazos de entrega permite que tenha o pipeline de tarefas atualizado e cumprido e cruzá-lo com objetivos e com a sua própria agenda pessoal”, nota a Adecco.
4. Identifique o que é urgente e o que é importante
Na maioria das vezes, o urgente não é importante – quem o diz é a Adecco. “O nosso dia-a-dia pode estar cheio de “emergências” que não nos ajudam em nada. Deve tentar identificar o que é realmente importante para poder dar prioridade ao que merece. Não perca tempo com banalidades”, realça.
5. Reveja os seus planos
“Não basta escrever as coisas na agenda. É altamente recomendável que dê uma vista de olhos semanal para fazer o balanço do que foi feito e do que poderá futuramente ser evitado para ser mais eficiente. Poderá Igualmente rever sempre o tempo despendido para cada tarefa e melhorá-los”, sugere a empresa de recursos humanos.
