O processo de Recrutamento e Seleção (R&S) é um processo complexo e dinâmico, que envolve diversas variáveis, tais como o mercado, a procura, a oferta e entre outros.
Para acompanhar estas mudanças e conseguir adaptar-se às necessidades da organização em que se está inserido, tornou-se fulcral para as instituições basearem o seu R&S em dados. Nesta corrida pela evolução, o Grupo Salvador Caetano não ficou indiferente.
Com base nesta necessidade, o grupo decidiu apostar na implementação de People Analytics no processo, com o objetivo de usar os dados para apoiar as decisões ligadas ao processo de R&S e tornando-as mais eficazes, eficientes e imparciais.
Na opinião de Luís Moreira, HR Data Analyst & Talent Acquisition do Grupo Salvador Caetano, trata-se de “fazer a quilometragem dos dados e saber cuidar das pessoas”.
Com um negócio espalhado por 42 países, incorporando atividades como a importação e distribuição, a mobilidade, equipamentos industriais e oficinas e a montagem e produção automóvel, a Salvador Caetano tem procurado adaptar constantemente os seus procedimentos.
Como recrutador, o grande desafio para Luís Moreira foi arranjar um sistema que envolva todos os parâmetros. “Como temos crescido constantemente todos os anos, procuramos aumentar as fábricas e produzir mais, isto coloca um desafio constante para o recrutamento”, mencionou Moreira, durante a apresentação do caso da Salvador Caetano, que decorreu no âmbito do People Analytics Day de 2023.
Atualmente, o Grupo Salvador Caetano tem mais de 7600 colaboradores e, em 2023, tinha 1691 vagas abertas na empresa. Luís Moreira acrescentou que, de forma a atingir estes resultados, foi necessário evoluir os processos de R&S, caminho que se iniciou entre finais de 2021 e inícios de 2022.
A jornada do colaborador
Tal como uma estrada tem várias curvas, a jornada de um colaborador no Grupo Salvador Caetano tem várias fases e constitui um processo de acompanhamento que se estende a longo prazo.
“Nós já temos muita análise de pessoas e sobre como as pôr no grupo. A mesma está dispersa e tem todo o interesse em estar. E a forma como iniciamos não é através da análise de dados do grupo mas a pensar como vamos integrar a parte do recrutamento em cada parâmetro”, explica Luís Moreira.
Nos processos da jornada do colaborador, o Grupo Salvador Caetano aplicou seis parâmetros. O primeiro, a atração de talento, inclui o site do grupo (que divulga as vagas), feiras de emprego e redes sociais. Em seguida, inicia-se o processo de recrutamento e seleção, que inclui o lead time de recrutamento e a taxa de candidatos enquadrados por shortlist.
Após estas escolhas, os candidatos selecionados passam para a admissão, onde são incluídos dados sociodemográficos. Em quarto lugar, ocorre o parâmetro do onboarding, que pressupõe a formação e acompanhamento do candidato.
No quinto lugar, ocorre a etapa de desenvolvimento e auscultação, que já acontece numa fase posterior e pressupõe uma requalificação profissional do colaborador. Luís Moreira explica que, no caso deste último parâmetro, o mesmo surgiu por uma necessidade interna. “No nosso caso, existem poucas pessoas que se formam em mecânica que nós possamos recrutar. Por isso decidimos formar pessoas internamente e desenvolver as capacidades dos colaboradores. Isso ajuda as pessoas a ficarem no grupo, promovendo a sua circulação internamente”, acrescenta.
No final, existe a etapa do offboarding, que inclui dados relativos à retenção e entrevistas à saída do grupo.
Quando criaram este projeto de recrutamento, Luís Moreira salienta que o grupo pensou que não fazia sentido considerar apenas a etapa de recrutamento. Houve uma necessidade de, fundamentalmente, perceber como é que o recrutamento vai tocar na admissão, no onboarding ou no desenvolvimento. “Tratou-se de perceber o seguinte: como é que eu consigo fornecer dados para estas fases e como é que estas fases fornecem dados para o recrutamento?”, acrescenta.
Compreender os dados
Ao nível da análise de People Analytics, tornou-se relevante para o Grupo Salvador Caetano incluir diferentes formas de compreender os dados. Os diferentes tipos de análise são classificados ao nível do seu impacto e da sua complexidade.
A primeira é a análise diagnóstica que refere-se ao que aconteceu (que tem um impacto e complexidade baixa). No extremo, está a análise preditiva, que Luís Moreira descreve como tendo um impacto e complexidade elevada, uma vez que pretende responder à pergunta “como podemos fazer acontecer”.
“Quando a minha chefia me pede esta informação sobre recrutamento, eu tento sempre perceber em qual destas categorias isto se encaixa. Para além disso, estes tipos de análise permitem compreender onde estão os dados que procuramos e como os conseguimos utilizar para chegar a análises mais aprofundadas”, explica Luís Moreira.
Para implementar o processo de People Analytics, o grupo Salvador Caetano começou com um levantamento de necessidades (junto dos diferentes parceiros), a identificação das necessidades descritas (normalmente alinhadas com as necessidades de diferentes elementos do grupo), a reestruturação do processo de recrutamento interno e a implementação de uma nova plataforma flexível de ATS (Applicant Tracking System) com recurso a Inteligência Artificial.
Além destes passos, Luís Moreira acrescenta que também foi importante para o Grupo Salvador Caetano a divisão do processo em duas plataformas. “Era necessário que as estruturas internas tivessem esta informação e soubessem mudar os processos – tendo sempre em mente a experiência dos candidatos durante o recrutamento”, conclui.
A experiência do candidato e metas para 2024
Ao nível do melhoramento da experiência do candidato ou da satisfação dos colaboradores internos, Luís Moreira identificou duas fases no que foi elaborado pelo Grupo Salvador Caetano.
A primeira fase inclui: novas plataformas de validação de necessidade de recrutamento (API – localização, centros de custo, estrutura hierárquica de aprovação; sistematização dos requisitos; Recolha de dados); descritiva (nº de vagas em 2024, mobilidade interna) e Diagnóstica (gestão de recursos e planos de formação) – pormos os números à frente do tempo.
A segunda fase conteve: ATS de recrutamento (INR; recolha de dados do mercado de trabalho; definição e monitorização de KPIs; estratégias de atração, recrutamento e seleção baseadas em dados); Descritiva (Candidatos em feiras e eventos; Tempo de Contratação); e Prescritiva (Elaborar planos de retenção; sugestão de benefícios).
Os resultados da implementação foram, entre outras, a adaptação dos processos de recrutamento às diferentes exigências do grupo, uma redução em 29% do “lead time” e o proporcionar uma experiência positiva ao candidato e ao gestor do negócio.
Para 2024, Luís Moreira identificou quais serão as metas para o Grupo Salvador Caetano. “Temos planeado a implementação de uma metodologia de People Analytics na fase de integração de novos colaboradores. Ao mesmo tempo, estamos a pensar integrar os dados recolhidos com as restantes plataformas de Recursos Humanos”, sublinha. Além destes aspetos, o Grupo Salvador Caetano procura solidificar as análises de previsão e prescrição de dados relativos ao recrutamento e monitorizar indicadores como a diversidade e a inclusão.
Em termos de práticas, o Grupo Salvador Caetano tem atravessado desafios e oportunidades na qualidade dos dados, no alinhamento de processos, conceitos e stakeholders para a utilização de informações para a tomada de decisões estratégicas na gestão de pessoas. Aliado a uma compreensão extensiva dos dados e o facilitar da sua leitura, o grupo tenta garantir a imparcialidade e eficiência dos dados ao mesmo tempo que assegura uma melhor experiência de recrutamento e onboarding para os candidatos.
