O
avanço do trabalho híbrido expôs as limitações dos modelos tradicionais. Até então centrado no trabalho individual, o escritório passou a ser desafiado por novas dinâmicas, como a colaboração distribuída, as equipas ágeis e a maior flexibilidade. Neste cenário, a MSD Portugal reposicionou o seu espaço como um ecossistema de interação, alinhado com as suas Ways of Working (WOW).
O modelo Activity-Based Working (ABW) serve de base a uma mudança estrutural, que consiste em alinhar o espaço com a forma como o trabalho hoje acontece. Mais do que uma renovação estética, o projeto procurou operacionalizar este modelo, eliminando lugares fixos e promovendo uma utilização do espaço orientada à tarefa, quer sejam reuniões ou uma interação informal.
Da estratégia à implementação
É a partir dos princípios “Win as One Team, Focus on What Matters, Act with Urgency, Experiment, Learn and Adapt, Embrace Diversity and Inclusion e Speak Up and Be Open-Minded” que o novo escritório ganha forma, procurando refletir a forma como as equipas hoje trabalham. A iniciativa liga-se ainda ao propósito da MSD, de utilizar a ciência para melhorar e salvar vidas, e à ambição de se afirmar como referência global na área biofarmacêutica.
A renovação do escritório foi conduzida como um processo estruturado de gestão da mudança, com uma equipa dedicada à sua implementação. “Um dos principais objetivos da transformação do nosso escritório foi evoluir de um espaço com design desatualizado e excessivamente centrado no trabalho individual para um ambiente alinhado com as novas formas de trabalhar”, explicam Solange Neta e Carla Silva, da equipa de Change Management, à RHmagazine. Com a adoção do modelo ABW, foi possível “criar um escritório mais dinâmico, flexível e adaptado às diferentes atividades do dia a dia, promovendo não só a colaboração, mas também uma melhor experiência e o cuidado com o bem-estar físico e mental dos colaboradores”, segundo as responsáveis.
O envolvimento das equipas
O espaço integra hoje diferentes tipologias, desde coffee points para interação informal a open huddles para brainstorming, salas de reunião e zonas de foco. Algumas destas áreas refletem diretamente o envolvimento interno, como a creative room, desenvolvida com o Next Gen Network, ou a sala de lactação e biblioteca, em colaboração com o Women’s Network. Entre os elementos distintivos do projeto destaca-se a integração de princípios de Design Universal desde a origem, em articulação com o capABILITY Network, assegurando acessibilidade e inclusão no próprio conceito do escritório.
Do planeamento estratégico à inauguração, passando pelo desenho do conceito e pela execução faseada, o processo decorreu em várias etapas, sempre acompanhado por uma forte componente de comunicação interna, com townhalls e sessões de esclarecimento. A implementação envolveu ainda uma equipa de embaixadores multidisciplinar, com representantes de várias áreas – de Commercial Operations e Pharma a IT, Legal, Human Resources e Corporate Affairs. “Esta estrutura colaborativa permitiu que o projeto fosse muito mais do que uma renovação física, afirmando-se como um verdadeiro projeto de pessoas, cultura e experiência do colaborador”, sublinham Solange Neta e Carla Silva.
“O projeto foi construído com os colaboradores – e não apenas para os colaboradores -, promovendo maior adesão, sentido de pertença e sucesso na adoção do modelo ABW.”
O envolvimento das equipas foi contínuo ao longo de todo o processo. Através de uma rede de embaixadores, foram recolhidos contributos para decisões como materiais, layouts e tipologias de espaço, complementados por workshops sobre ABW e sessões de preparação para a transição.
A organização passou ainda por uma fase intermédia em modelo Shared-Based Working, que funcionou como etapa de adaptação. O capABILITY Network conduziu também um survey sobre inclusão e necessidades específicas. “O projeto foi construído com os colaboradores – e não apenas para os colaboradores – promovendo maior adesão, sentido de pertença e sucesso na mudança”, referem.
“Vizinhanças”: o fim dos lugares fixos
Entre os conceitos introduzidos, destaca-se o de “vizinhanças”, que substitui os lugares fixos por zonas de referência para cada equipa, permitindo uma utilização flexível do espaço. “Este modelo contribui diretamente para a produtividade, ao permitir que os colaboradores escolham o espaço que mais se adapta à sua tarefa no momento”, defendem as mesmas responsáveis. Ao mesmo tempo, reforça o envolvimento e a proximidade entre equipas, criando um equilíbrio entre mobilidade e identidade coletiva.
Ainda assim, a transformação trouxe desafios. Um dos principais, como admitem, “foi a mudança cultural associada à transição para o modelo Activity-Based Working”. Mudar hábitos e rotinas implicou investimento em comunicação, formação e tempo de adaptação. Ao mesmo tempo, a gestão da transição física, com obras, recurso a um escritório provisório e períodos de trabalho remoto, constituiu um momento crítico. “Esta experiência reforçou a importância de antecipar o impacto da mudança nas pessoas e de tratar o processo como uma jornada, e não como um momento pontual.”
A comunicação interna foi essencial. “Houve uma preocupação contínua em garantir transparência, explicar o racional das decisões e antecipar impactos.” Para isso, recorreram a townhalls, atualizações regulares e canais internos, assegurando alinhamento e reduzindo resistências.
Do lado da Animal Health, a leitura é semelhante. “As mudanças trazem sempre desafios e o novo ambiente baseado no Activity-Based Working exige flexibilidade e uma revisão da forma como percebemos os espaços de trabalho”, diz Rita Devesa, Diretora Geral. “Estamos numa fase de experimentação, aprendizagem e adaptação, sendo natural que ainda surjam aspetos a ajustar para tirar o máximo proveito do novo escritório.”
Agentes da Mudança: o trabalho no terreno
A inauguração marcou o início operacional do novo modelo. Nessa fase, os colaboradores participaram em visitas guiadas conduzidas por Agentes da Mudança e receberam o Playbook do Escritório, um guia prático com orientações sobre a utilização dos diferentes espaços. O documento foi desenvolvido como suporte à adoção do ABW, reunindo instruções sobre reservas, utilização de áreas e boas práticas.
Com a entrada em funcionamento do novo espaço, a responsabilidade passou também para as mãos da equipa de Agentes da Mudança. “O papel da equipa de Agentes da Mudança tem sido estratégico e operativo: tentamos atuar como ponte entre os colegas e as equipas para garantir que o feedback das pessoas é recolhido e aplicado”, explica Rita Pereira, membro desta equipa.
No dia a dia, o acompanhamento é próximo. Esclarecem dúvidas, apoiam os colaboradores e incentivam comportamentos alinhados com o ABW. Henrique Ferreira, outro dos Agentes da Mudança, acrescenta que “a equipa tem atuado como facilitadora da transição para o novo escritório, apoiando os colaboradores na adoção do modelo ActivityBased Working e promovendo uma utilização mais consciente e eficaz dos diferentes espaços”.
Para apoiar esta transição, foram criadas várias ferramentas, como o Playbook, vídeos explicativos e sessões informais. A proximidade revelou-se determinante. “Destaco a importância da proximidade, da comunicação contínua e do reforço prático no terreno para consolidar novos comportamentos.”
“O novo é sempre desafiante. O conceito do ABW, apesar de fascinante, requer uma mudança de mentalidade e comportamento dentro do escritório.” – Mario Ferrari, Diretor-Geral da MSD Portugal
Do lado da liderança, a avaliação é positiva. “O ABW representa uma mudança significativa no modo de trabalhar e no quotidiano dentro da empresa. Por isso, houve uma forte campanha de comunicação para explicar o conceito e estimular os colaboradores a experimentarem esta forma mais dinâmica e flexível de trabalho. O que de facto aconteceu, e a resposta tem sido excelente”, afirma Mario Ferrari, Diretor-Geral da MSD Portugal.
O impacto, diz o responsável, é visível: “As equipas acostumaram-se com o modelo rapidamente e trouxe outra vida para o escritório, que está sempre em movimento. Isso traz uma energia que visivelmente influencia na motivação e na produtividade”.
A utilização dos espaços também evoluiu. “Os novos espaços, que vão além das tradicionais secretárias e salas de reunião, são um convite às pessoas experimentarem novos formatos de interação”, aponta.
A Diretora Geral da Animal Health reforça a dimensão cultural da mudança. “O Activity-Based-Working está a ser uma mudança de mindset considerável.” Sublinha também o papel da comunicação e do acompanhamento no terreno: “Os esforços que fizemos a nível comunicacional para reforçar a importância do Activity-Based Working e os porquês da mudança foram chave – aliás, do trabalho que ainda estão a fazer os Agentes da Mudança”.
Os próximos passos da transformação
Apesar dos resultados alcançados, a organização reconhece que a transformação continua. “O novo é sempre desafiante. O conceito do ABW, apesar de fascinante, requer uma mudança de mentalidade e comportamento dentro do escritório”, admite Mario Ferrari.
Como tal, o foco está na consolidação do modelo, através da utilização ativa dos espaços e do papel da liderança. “A motivação para continuar a viver os espaços e experimentar a flexibilidade do escritório” é apontada como prioridade.
Rita Devesa acrescenta que o desafio passa também por manter a dinâmica criada. “Temos de ser capazes de preservar o entusiasmo e a energia de um novo espaço de trabalho, ao mesmo tempo que continuamos a identificar formas de tirar o máximo partido dos espaços e potenciar ambientes de colaboração e partilha.”
A principal recomendação para outras organizações é “envolver as pessoas”. “O escritório é feito para os colaboradores, é o espaço onde vamos criar, produzir, conviver com colegas. Portanto, devemos fazer parte do processo da mudança, tornando tudo mais fácil, produtivo e compensador.”
A arquitetura da mudança
- + de 10 áreas envolvidas (Commercial Operations, Pharma, Animal Health, Global Clinical Trial Operations, Medical Affairs, IT, Legal, Human Resources e Corporate Affairs)
- 3 Employee Business Resource (capABILITY Network, Women’s Network e Next Gen Network)
- Modelo de trabalho sem postos fixos
- Transição apoiada por modelo Shared-Based Working
Da teoria à prática: os pilares
- Modelo implementado: ABW
- Fase prévia de adaptação: Shared-Based Working
- Workshops sobre ABW
- Workshop de “cleanup”
- Townhalls e comunicação interna contínua
- Survey sobre inclusão e acessibilidade
- Mailbox dedicada ao projeto
- Criação de 1 Playbook do escritório
- Agentes da Mudança no pós-inauguração
Artigo publicado na edição 164 da RHmagazine, referente aos meses de maio e junho de 2026
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