A maioria dos colaboradores podem trabalhar de casa – e as equipas da área financeira?

Autor:
João Carvalho, Head of SAP Concur | Southern Europe and Africa

A rápida mudança para o trabalho híbrido no auge da pandemia apanhou muitas organizações desprevenidas, expondo as ineficiências de processos manuais e fluxos de trabalho. E no mundo de hoje, jogar à apanhada não só deixará as organizações vulneráveis a quaisquer perturbações futuras, como também as deixará atrás de concorrentes que abraçam a tecnologia para se manterem ágeis, reter e atrair talento e, em última análise, impulsionar o crescimento. Como tal, processos e políticas tradicionais em equipas financeiras que outrora confiaram nas pessoas que estão no escritório já não são adequadas ao mundo atual.

Neste artigo, exploro alguns dos fatores que inibem as equipas financeiras de trabalharem a partir de qualquer lado e destaco os benefícios incomensuráveis que as formas digitais de trabalhar permitem às equipas financeiras.

Fatores que inibem as equipas financeiras de trabalharem de qualquer lado:

1. Trabalhar com sistemas diferentes: trabalhar com dados em silo ou ferramentas desatualizadas é uma das principais barreiras que os líderes empresariais devem ultrapassar para automatizar processos e caminhar para a componente digital. E só assim é que as equipas financeiras conseguem trabalhar a partir de qualquer lado. No passado, não era comum haver muito investimento nas equipas financeiras uma vez que não eram consideradas como lucrativas para o negócio. Mas no mundo atual, impulsionado pela tecnologia, a falta de investimento nas equipas financeiras só impedirá as organizações de maximizar o seu potencial.

2. Utilização de bolt-ons – é surpreendente que em algumas organizações, as equipas financeiras ainda possam ser encontradas a digitalizar e enviar recibos de papel por email ou a enviar relatórios de despesas em folhas de cálculo. Por exemplo, terem um sistema de RH que tenha um sistema de despesas de bolt-on. Infelizmente, estes bolt-on não são as melhores ferramentas para cada processo. O resultado – as equipas financeiras continuam incapazes de trabalhar a partir de qualquer sítio e a sua falta experiência de utilizador é visível.

3. Medo dos custos e da gestão de mudança: O medo do custo da atualização da tecnologia pode ser um grande inconveniente para os gestores financeiros que investem na tecnologia certa, tanto quanto o custo para mudar a forma como os processos são realizados. Além disso, a crença de que é preciso investir em novos talentos para a implementação pode ser um fator inibidor.

4. Mentalidade tradicional: por último, trabalhar com um gestor financeiro ou um CFO que não esteja a implementar novas formas de trabalhar pode ser uma barreira para financiar equipas que trabalham a partir de casa, mesmo quando um sistema automatizado está em vigor. No entanto, o local de trabalho pós-pandemia de hoje mudou à medida que os millennials e os trabalhadores da Gen Z dão prioridade aos colaboradores que oferecem flexibilidade e bem-estar ao trabalho.

A visibilidade dos dados facilita a previsão O objetivo de ser totalmente digital não deve ser visto como um benefício unilateral apenas para os colaboradores, porque as vantagens da automação também têm um impacto significativo na eficiência e no crescimento do negócio. Um dos maiores ganhos da automação é a visibilidade dos resultados. A capacidade de aceder em tempo real às transações de toda a empresa em todo o mundo não pode ser subestimada. Face a uma total visibilidade dos dados, as equipas financeiras podem começar a prever tendências e tornar-se uma parte proativa da estratégia e crescimento do negócio, em vez de um departamento reativo.

Outros benefícios de ser totalmente digital

1. Precisão dos dados: os dados são um dos ativos mais importantes no negócio, e infelizmente nenhum humano é infalível. Mas com a tecnologia, os gestores
financeiros podem melhorar significativamente a precisão de dados.

2. Agilidade: o medo da mudança pode ser pela preocupação de que a implementação de novas tecnologias seja um projeto de 9 a 12 meses. Mas com soluções SaaS, a implementação não precisa de ser um processo complexo e longo. Pode ter um sistema desenvolvido e a funcionar numa questão de semanas.

3. Desvendar custos ocultos: ter o sistema digital certo pode ajudar as organizações a descobrir custos ocultos ou verbas não recuperadas. Por exemplo, embora algumas organizações reclamem o IVA nacional, podem ignorar a recuperação do IVA estrangeiro por o considerarem demasiado complexo. Mas isso é deixar dinheiro na mesa. Além disso, o custo oculto de fazer tarefas manualmente onde o tempo poderia ser guardado para analisar dados em vez disso e ser proativo, é negligenciado.

4. Experiência dos colaboradores: quando novos colaboradores se juntam à organização, eles esperam que as ferramentas que vão utilizar sejam simples e fáceis. As ferramentas de ponta já não são vistas como “boas para ter”, mas sim esperadas, uma vez que isso irá ajudar as equipas financeiras a fazer o seu trabalho mais facilmente e mais tempo pode ser focado na análise de dados para obter insights. Além disso, quando olhamos para os millennials ou trabalhadores da Gen Z, eles não querem sistemas desatualizados. Assim, ter uma boa experiência enquanto colaborador facilita a sua produtividade, o que por sua vez, dará aos gestores financeiros os dados precisos em que as decisões financeiras podem basear-se.

Embora os processos baseados em papel e a presença obrigatória se contrastem ao trabalho flexível das equipas de financiamento modernas, dos processos modernos, das soluções integradas e de uma cultura corporativa baseada na confiança, não só compensam positivamente em termos de flexibilidade espacial das equipas financeiras. O resultado final da empresa também beneficia.

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