Vai de férias e pretende enviar, por e-mail, uma resposta de aviso automática? A Adecco reuniu oito dicas para escrever a mensagem de out-of-the-office.
Se se irá ausentar, seja porque vai de férias, ou por outro motivo, e se não pretende deixar e-mails sem resposta, escreva uma mensagem de out-of-the-office, mas tenha em consideração as oito dicas da Adecco.
1. Verifique internamente qual a política da empresa sobre mensagens de ausência temporária
Se não houver uma política definida, verifique previamente com o seu diretor se pode escrever e colocar a sua mensagem em aprovação com antecedência.
2. Não revele demais da sua vida
As mensagens de out-of-the-office vão chegar a colegas, conhecidos, desconhecidos e spammers. Seja conciso e direto.
3. Adicione informação útil
Na sua ausência e na mensagem de out-of-the-office, sempre que possível, adicione a informação de contactos adicionais de acordo com os temas possíveis.
4. Conheça o seu público
Pense nos seus interlocutores e escreva a sua mensagem no estilo apropriado. Se tiver um estilo formal nos seus e-mails diários e durante as horas de trabalho, poderá não ser adequado criar uma mensagem informal de ausência do escritório. Mas se quer o seu público, quer a sua empresa atuarem numa área mais criativa, poderá preparar uma mensagem mais ligeira e com algum humor comedido.
5. Não se esqueça de escrever a mensagem em vários idiomas
Se o seu público habitual for nacional e internacional, redija a sua mensagem em português e em inglês e escolha outro idioma importante, de acordo com a operação da empresa e os seus interlocutores.
6. Passe pelo corretor ortográfico
Tenha atenção aos erros ortográficos, que, a existirem, se repetirão sempre durante a sua ausência.
7. Aplique a regra de não repetição
Envie apenas uma resposta por contacto.
8. Data de regresso “fictícia”
No regresso de férias, de fim-de-semana prolongado ou de algum interregno, a caixa de e-mail fica sempre cheia. Inclua na sua mensagem de out-of-the-office um período extra para poder gerir a sua caixa de e-mail: limpá-la e destacar o que pode ser mais urgente ou importante.
