Caso Prático: Mais autonomia e transparência com uma solução inovadora

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ruto do seu crescimento e da sua diversificação de atividades, em 2017 a Canon Portugal sentiu a necessidade de implementar uma solução tecnológica de gestão de recursos humanos para apoiar o trabalho da equipa interna. Com efeito, a empresa muito associada ainda a máquinas fotográficas de alta qualidade é hoje composta por uma série de empresas que foi adquirindo nos últimos anos como a Toshiba Medical Systems Corporation – que agora recebe o nome de Canon Medical Systems Corporation -, dedicada a oferecer uma gama completa de soluções de imagiologia médica de diagnóstico, como raios-x, ultrassons, entre outras, reforçando o já existente portefólio de equipamentos médicos da Canon. Também a Axis Communications, líder de videovigilância, foi adquirida pela Canon, sendo responsável pelo negócio das câmaras de videovigilância.

Em Portugal, a Canon conta atualmente com 123 trabalhadores internos e 18 em outsourcing e para apoiar a gestão destes colaboradores optou pelo software de gestão de RH da PRIMAVERA – Business Software Solutions, tecnológica especializada no desenvolvimento de soluções de gestão empresarial. Até então, a empresa trabalhava com um outro sistema de processamento salarial e de gestão de talento, comum às empresas do grupo Canon a nível europeu. Por força das especificidades portuguesas, em particular no que toca à legislação laboral, a casa mãe permitiu, a dada altura, que cada país adotasse um sistema local que melhor se adaptasse à sua realidade – a PRIMAVERA afigurou-se, então, a alternativa perfeita para a Canon Portugal.

Mas, na prática, qual é a necessidade de se implementar um software de gestão organizacional, concretamente voltado para a área RH? Maria Sargaço, responsável de RH da Canon Portugal e docente de Sistemas de Informação para Recursos Humanos no Instituto Politécnico de Setúbal – com sólidos conhecimentos do programa PRIMAVERA –, assume interrogar-se muitas vezes quanto à possibilidade de, antigamente, se trabalhar na área de RH sem se estar munido de sistemas de informação.

A verdade é que a área de RH tem vindo a sofrer grandes transformações e, hoje em dia, os colaboradores não são vistos como meros trabalhadores, mas como alguém com perspetivas de crescimento profissional e de progressão. “Daí a necessidade de nós avaliarmos, criarmos planos de carreira, planos de retenção, considerando que não queremos que os talentos saiam da nossa empresa. Por isso, temos de nos dotar de ferramentas que permitam, de forma atempada e eficaz, retê-los”, explica.

Os sistemas de informação sustentam o negócio, fornecendo respostas atempadas para uma eficaz e ágil tomada de decisão. “Ter algo no dia a dia que nos permita tirar um reporte, uma estatística, um mapa, que, posteriormente, nos torne aptos a tomar uma decisão mais rapidamente é fundamental”, acrescenta
Maria Sargaço.

As funcionalidades do PRIMAVERA

Na Canon Portugal são várias as funcionalidades do PRIMAVERA utilizadas na área de RH: o processamento salarial, o controlo do absentismo, a gestão de cadastro e, ainda, a extração de todos os mapas de obrigações legais (ex: relatório único, que contempla uma série de anexos – a formação, a higiene e segurança, os quadros de pessoal, etc. –, bem como as outras obrigações legais mensais, como a Declaração Mensal de Remunerações para a Autoridade Tributária e Aduaneira e os ficheiros para a Segurança Social (SS). Maria Sargaço aponta ainda a disponibilização de um portal para o colaborador – o OMNIA Employee –, uma plataforma cloud que permite agilizar processos, acelerar o acesso à informação (como férias e horas extra, declarações, recibos de vencimento, etc.) e acabar com o trabalho administrativo desnecessário, bem como com a circulação dispensável de papel.

Os sistemas de informação sustentam o negócio, fornecendo respostas atempadas para uma eficaz e ágil tomada de decisão

No que à SS diz respeito, o software da PRIMAVERA apresenta uma particularidade bastante interessante, visto ser o único em Portugal que integra automaticamente com a SS, ou seja, todas as comunicações mensais necessárias com a plataforma estão automatizadas.

Para além das funcionalidades do sistema PRIMAVERA utilizadas pela Canon Portugal, o software contém ainda uma solução de gestão da formação de colaboradores, que, mediante o background de cada colaborador e a função que desempenha, permite determinar a formação que lhe é mais adequada, tendo em conta as necessidades de evolução da sua carreira. De destacar também o “Office Extensions”, uma solução analítica, que funciona a partir de uma folha de cálculo Excel e permite, por exemplo, saber qual o departamento onde os gastos são maiores com custos salariais, onde há mais ausências, férias acumuladas por gozar, etc.

O parceiro implementador

A implementação do software PRIMAVERA, envolve parceiros escolhidos pela empresa cliente. “Tivemos algumas preocupações, porque o sistema anterior utilizado a nível europeu não era muito flexível, o que não facilitou a extração da informação para o sistema PRIMAVERA, mas correu tudo muito bem. O facto de eu já ter conhecimentos sobre o programa também facilitou”, revela Maria Sargaço. O sucesso é claro se olharmos para o facto de o sistema ter sido implementado em meados de abril de 2017 e, em junho, ter saído o primeiro processamento salarial, sem erros, diretamente no PRIMAVERA.

A implementação desta solução na empresa permitiu mais autonomia para os colaboradores, mais transparência na informação e mais sustentabilidade. Os colaboradores são autónomos para consultar ou requerer a informação que pretendem, têm mais conhecimento sobre o que consta na base de dados da sua empresa;
a informação está acessível à distância de um clique, tornando a circulação de papel desnecessária.

Caso prático publicado na edição n.º 137 da RHmagazine, referente aos meses de novembro/dezembro de 2021.

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