Como manter o foco em escritórios abertos e barulhentos

Rebecca Knight
Jornalista freelancer em Boston e professora na Wesleyan University, com trabalhos publicados nos jornais The New York Times, USA Today e The Financial Times.

Convenhamos: escritórios abertos podem ser um pesadelo, especialmente quando se a está a trabalhar em algo que requer total atenção. Para piorar, os colegas podem ser uma distração – talvez porque conversem alto ou porque o telemóvel não para de tocar. Como fazer as pazes com o escritório aberto? Como lidar com colegas barulhentos que roubam a sua atenção? Qual a melhor forma de contornar o barulho e as distrações no escritório sem passar por antissocial?

O que dizem os especialistas

Os prós e contras dos escritórios abertos estão sempre em debate. Algumas pesquisas indicam que despertam a criatividade e o espírito de equipa, enquanto estudos mais recentes sugerem que estimulam os colaboradores a evitarem os colegas. Quando bem projetados, os escritórios abertos podem promover o trabalho em equipa, porque “oferecem boas oportunidades de interação com todas as pessoas da empresa”, afirma David Burkus, professor adjunto da Oral Roberts University e autor do livro Friend of a Friend, que será lançado em breve. O problema é que todas essas interações “podem causar muita distração” quando se está a tentar trabalhar. Contudo, já que as empresas têm adotado cada vez mais essa configuração aberta, é importante aprender a lidar com o barulho indesejado, afirma Karen Dillon, autora de Como lidar com a política no trabalho (Um guia acima da média – HBR). É preciso desenvolver as suas próprias “estratégias de sobrevivência” e regras básicas com as quais toda a equipa deve concordar. Eis algumas ideias:

Aproveite as vantagens

Todos desejamos um pouco de solidão no ambiente de trabalho. Afinal, há uma certa segurança psicológica em ter uma “sala fechada”, explica Dillon. Esta simples privacidade garante que “os colegas não ouvem as suas chamadas”, nem vejam exatamente que “páginas tem consultado na internet” constantemente. Entretanto, Dillon afirma: “Tornar-se mais íntimo dos colegas pode ser muito benéfico. Podemos rir com eles e perceber o ritmo de trabalho e de vida de cada um”. Para aproveitar os escritórios abertos, a autora recomenda que se aproveitem as suas vantagens, “os relacionamentos”, e se minimizem as desvantagens, “o eventual excesso de informações”. No mínimo, resista ao impulso de ser o primeiro a reclamar do barulho, para não ser visto como implicativo ou antipático, recomenda Burkus.

Alinhe as expectativas da equipa

Em vez de se queixar, converse com a equipa sobre como viabilizar o bom convívio num escritório aberto, sugere Burkus. É recomendável falar primeiro com o gestor, já que é melhor que essa conversa “seja proposta pela liderança”. Segundo aconselha Burkus, diga ao seu chefe: “Eu gostaria que a questão fosse discutida, mas acho que não sou a melhor pessoa para iniciar a conversa. Pode ajudar-me?”. O objetivo coletivo é chegar a um “consenso sobre as normas a serem seguidas por toda a equipa”, afirma. Por exemplo, quando alguém estiver ao telefone, os outros deverão conversar em voz baixa. “Peça apoio explícito e implícito”, acrescenta Dillon. “Procure um aliado que também possa ajudar”. Se, por exemplo, quando estiver a fazer uma chamada importante e os colegas fizerem barulho, esse aliado pode pedir educadamente que diminuam o volume. “E fará o mesmo por essa pessoa”.

Invista em auscultadores de ouvido

Dillon recomenda a compra de auscultadores de ouvido com cancelamento de ruído para quando for “realizar tarefas que exigem concentração intensa”. Pode ouvir ruído branco, música clássica ou qualquer coisa que o ajude a sentir-se bem e a ter um bom desempenho. Os auscultadores de ouvido também “servem como um aviso para os colegas” de que não quer ser interrompido, a menos que seja absolutamente necessário. “Mas use-os com moderação”, alerta Dillon. “Mostre que ainda faz parte da equipa”. Burkus afirma conhecer equipas que estipularam um “código dos auscultadores de ouvido” para expressar o seu nível de concentração. “O uso dos dois auscultadores significa ‘não interrompa, estou concentrado’. Já o uso de apenas um deles, ‘pergunte antes de me interromper’. A ausência dos auscultadores quer dizer ‘pode interromper’”.

Mude de lugar

Todos precisam de um local no trabalho onde consigam “pensar, escrever e pôr a criatividade a funcionar sem distrações”, esclarece Dillon. Até o mais aberto dos escritórios costuma ter espaços reservados onde os profissionais podem ficar mais afastados da agitação. Aproveite ao máximo as salas de reunião vazias, áreas semiprivativas e qualquer canto silencioso, aconselha Burkus. “Desafie o bloqueio mental que o prende à mesa que lhe foi designada”, acrescenta. Assim, “quando o colega tagarela começar a contar o último episódio de Game of Thrones, pode simplesmente agarrar no seu notebook e ir para outro lugar no escritório”. Uma dica para quem trabalha em empresas grandes: “Ir para outro andar do prédio costuma ajudar”, orienta Burkus. “Como as pessoas do outro andar não o conhecem tão bem, é menos provável que haja distração”.

Saia do escritório (por um período)

Se for muito difícil manter a concentração no escritório, Burkus recomenda pedir permissão ao chefe, de vez em quando, para trabalhar noutro lugar, como uma biblioteca ou um café nas imediações. Dependendo da tarefa que precisa de realizar, “preste atenção ao tipo de local onde se sente confortável e consegue produzir mais” e use esse argumento para pedir autorização. Por exemplo, pode dizer ao seu chefe: “Quando faço estes relatórios, preciso de foco. Posso sair e trabalhar no café do outro lado da rua?”. É melhor do que perguntar se pode “trabalhar em casa uma vez por semana” e, portanto, mais difícil de negar o pedido.

Peça para trocar de mesa definitivamente

Se o seu problema não for o escritório aberto, mas um colega que fala alto e faz muito barulho, talvez tenha chegado a hora de “conversar com o seu gestor sobre trocar de mesa”, aponta Dillon. “Não precisa de sofrer”. Porém, não reclame. Em vez disso, converse com o seu chefe “sobre como será mais produtivo” noutro lugar. A autora sugere que se diga algo nos seguintes termos: “Será mais fácil cumprir prazos se eu me mudar para um lugar mais silencioso”. Seja lá o que fizer, não deixe que o aborrecimento “acumule”, até, um dia, berrar para os colegas se calarem, adverte Dillon. Um surto assim “é muito difícil de remediar”, afirma.

Princípios para lembrar

O que fazer:

. Conversar com o seu gestor e a equipa sobre como viabilizar o bom convívio num escritório aberto;
. Comprar auscultadores de ouvido com cancelamento de ruído para quando for realizar tarefas que exigem concentração intensa;
. Procurar espaços reservados dentro do escritório, onde consiga pensar, escrever e pôr a criatividade para funcionar sem distrações.

O que não fazer:

. Ser antipático. Tente aproveitar as vantagens de trabalhar num espaço aberto;
. Não pedir ajuda. Peça a ajuda de um colega de confiança de vez em quando e faça o mesmo por ele;
. Sofrer em silêncio. Converse com o seu gestor sobre trocar de mesa, se achar que aumentará a sua produtividade.

Estudo de caso 1: Mantenha o otimismo e afaste-se das distrações quando necessário

Zeba Rashid, especialista em organização de grandes eventos para celebridades, trabalhou em muitos tipos de escritório ao longo da carreira e conta que prefere escritórios abertos a ambientes mais corporativos com divisórias altas e salas fechadas.

“[No meu trabalho] é fundamental estar em contacto com outras pessoas. Acho que o formato aberto proporciona um maior fluxo de ideias e relacionamentos mais próximos”, explica. “Também percebo que as conversas constantes no escritório despertam a minha criatividade.”

Embora destaque as vantagens do espaço aberto, Zeba admite que não é o melhor tipo de ambiente quando precisa de extrema concentração para trabalhar.

Na atual função de vice-presidente e diretora de marketing de influência da CRC, agência de marketing digital e relações públicas com sede em Nova Iorque, Zeba aprendeu a lidar com barulhos e distrações. “Quando estou a trabalhar em contratos ou propostas complexas, costumo usar auscultadores de ouvido”, revela. Os auscultadores sinalizam os colegas que “tem um prazo a cumprir” e precisa de silêncio. Sobretudo, “não interrompem as conversas” dos colegas. “O respeito é imprescindível em escritórios abertos”, assegura.

Recentemente, enquanto trabalhava para cumprir um prazo importante, Zeba reservou uma sala de reunião para se afastar das conversas dos colegas. “Acho que o maior problema nos ambientes abertos é a definição do protocolo social”, afirma. “Sempre achei que ser direta e pedir licença com delicadeza é a melhor opção”.

“Preciso de terminar de redigir um contrato. Estarei na sala de reunião se tiverem um pedido urgente”, costumava dizer à equipa. “As pessoas estão lá para trabalhar. Não é desagradável pedir licença e afastar-se do barulho quando necessário”.

Zeba acrescenta que, com o tempo, desenvolveu um bom relacionamento profissional com a equipa. “Sabemos como trabalhar juntos e quando precisamos de silêncio e trabalhar num escritório aberto permite que eu fique mais acessível para todos”, diz.

Estudo de caso 2: Estabeleça regras básicas e procure uma forma de aquietar a mente

Kaitlin Stewart, executiva de contas sénior da TASC Group, uma agência de relações públicas, divide um escritório aberto com oito colegas. O seu chefe, o cofundador, tem uma sala semiprivativa. Há também uma sala semifechada para reuniões pequenas.

No geral, Kaitlin acha que o escritório aberto é bom para construir relacionamentos. “Esse formato estimula o trabalho em equipa”, conta. “Permite que todos partilhemos ideias e promove um clima de coleguismo”.

Mas, às vezes, o barulho atrapalha. Segundo ela, ruídos indesejados podem distrair e até “atordoar as pessoas”. Por isso, a equipa definiu regras básicas para o melhor convívio no escritório aberto. “Não é permitido gritar para conversar com alguém que está do outro lado da sala. Se alguém estiver a conversar com o colega, precisa de respeitar [falando baixo] quem está ao telefone. Se a conversa for longa, precisa de ir para a sala de reunião”.

As regras básicas “são discutidas constantemente”, acrescenta. “Nós ajustamo-las para fortalecer a equipa e as nossas melhores práticas”.

A executiva também descobriu que meditar ajuda. “O meu chefe incentiva todos os membros da equipa a tirar 20 minutos por dia, ao longo da jornada de trabalho, a fechar os olhos e ficar em silêncio. É um exercício para treinar a mente a desligar do barulho. Para mim, tem sido muito útil”.

No momento, Kaitlin está em paz com barulhos e distrações. Mas conta que “certamente, pediria para trocar de mesa”, se achasse que a poderia ajudar a trabalhar melhor. “Tenho convicção de que o trabalho é o que nos mantém vivos. Precisamos de ter as condições necessárias para produzir e ter sucesso”.

Artigo publicado na Harvard Business Review Brasil.