Cristina Machuca, head of HR da Webasto Portugal, partilha os desafios desta organização composta por uma estrutura recente no nosso país.
Qual foi a solução encontrada na empresa?
A Webasto começou a reagir ao surto de Covid-19 quando os primeiros sinais desta doença surgiram. Sendo uma multinacional alemã com presença a nível mundial, tivemos contacto com esta realidade há aproximadamente 3 meses quando despoletou na China o primeiro foco de infeção. Uma vez que possuímos uma fábrica de produção na região de Wuhan, desde os primeiros instantes estivemos activamente a aplicar medidas a nível global, com intuito de minimizar a propagação do surto.
Desde esse momento, todas as viagens de negócios para zonas de maior contágio foram suspensas, assim como um incentivo imediato ao teletrabalho.
Concretamente no WBS em Lisboa, numa fase inicial foi reforçada a higienização dos nossos escritórios, disponibilizados géis de desinfeção e proteção, assim como criação de zonas de isolamento.
Durante o início do mês de Março, foi implementado um sistema de isolamento profilático, no qual metade das equipas iniciaram o trabalho remoto. Porém, e dado que dispomos de todas as condições e infraestruturas necessárias para o efeito, foi decidido a partir de dia 13, que todos os colaboradores passariam a exercer na totalidade a sua atividade em regime de Home Office.
Que impactos a baixa na produção ou produtividade pode ter na organização?
Uma vez que a nossa atividade local se centra essencialmente nas áreas de Accounting, Purchasing, HR e IT, na prestação de serviços para as empresas do grupo na região das Américas e Europa, não existe uma necessidade exclusiva que os nossos colaboradores desenvolvam o seu trabalho presencialmente.
Assim, localmente não prevemos a existência de qualquer diminuição na produtividade ou performance habitual dos nossos colaboradores, já que estão familiarizados com o regime de Home Office por esta ser uma política bem implementada na nossa organização.
Porém, nos restantes países do grupo, considerando que a atividade é maioritariamente de produção, é naturalmente expectável que existiam diminuições ou quebras temporárias como consequência direta desta pandemia.
Foram estabelecidas regras para o modo de funcionamento em teletrabalho?
Os nossos colaboradores já estavam completamente preparados para exercer as suas funções em regime de teletrabalho de forma autónoma. Assim, continuam a assegurar todas as tarefas, compromissos e reuniões inerentes ao seu dia-a-dia, dentro do normal período de trabalho.
Quais são as condições que o empregador está a assegurar a quem está a exercer em teletrabalho?Todos os colaboradores da Webasto possuem computador portátil devidamente preparado com variados sistemas de comunicação (Jabber, Microsoft Teams, Webex), assim como acessos VPN às plataformas internas. Em algumas circunstâncias pontuais, foram ainda distribuídos monitores adicionais, já que o período de teletrabalho será mais extenso do que o habitual e pretendemos garantir que todos possuem à sua disposição todas as ferramentas que necessitam. Adicionalmente, para aqueles que não possuíam conexão de internet na sua residência, proporcionámos hotspots de internet móvel.
Como se realizam as reuniões de equipa?
As reuniões de equipa mantêm-se inalteradas, contudo nesta altura com recurso aos mecanismos de videoconferência e comunicação de que dispomos. Existe uma particular atenção no aumento da frequência do contacto entre as equipas, para que todos os colegas que se encontram em casa durante este período de isolamento possam também cultivar laços e manter alguma da normalidade típica de relações sociais saudáveis. A título de exemplo foram criados pelos Directores de departamento vários grupos no WhatsApp para que de forma mais descontraída, todos pudessem manter o contacto social.
Os profissionais têm acesso, a partir de casa, a todos os documentos da empresa de que necessitam?
A partir dos acessos VPN, todos os colaboradores possuem acesso à documentação e informação interna que necessitam para realizar o seu trabalho a partir de casa na plenitude.
Esta estrutura organizacional em teletrabalho já existia?
Apesar desta estrutura organizacional ser pré-existente a este surto, esta foi a primeira vez que foi utilizada em simultâneo por todos os colaboradores. Até ao momento, tem sido um sucesso!
Como se mantém os colaboradores motivados à distância?
Este é sem dúvida um desafio bastante significativo, despoletado sobretudo pelo contexto que atravessamos. Deparamo-nos com uma circunstância totalmente excecional, com a qual nenhum de nós lidou anteriormente, o que faz com que a nossa responsabilidade neste momento em garantir a motivação e bem-estar dos colaboradores seja especialmente acrescida.
Importa reconhecer que não existe uma receita simples ou linear para atuar neste sentido. Tentamos fazer esta gestão através da manutenção diária de uma comunicação próxima, que dê resposta às suas expectativas e necessidades.
Além disso, possuímos uma equipa interna dedicada à promoção da felicidade dos nossos colaboradores – o Happiness Committee – composto por um elemento de cada departamento da WBS, que tem vindo a promover atividades e iniciativas com intuito do aumento da satisfação organizacional. Neste contexto particular, estão já a ser planeadas algumas ações, como challenges e gatherings virtuais.
Como head of HR, como está a encarar esta situação na sua empresa? Os colaboradores estão preocupados com o futuro?
Neste momento o nosso principal foco centra-se em garantir a adaptação mais positiva possível a esta nova realidade. Além disso, pretendemos salvaguardar o bem estar e saúde das nossas equipas, assim como das suas respetivas famílias – esta cultura está intrinseca àquela que é a génese Webasto, sobretudo em situações mais difíceis.
Durante este período existe igualmente a preocupação em manter o standard de excelência nas várias áreas operacionais, a que habituámos todas as empresas clientes do grupo Webasto.
Sendo um contexto completamente extraordinário e atípico para todos, acredito que devemos manter uma postura corajosamente optimista face ao futuro. Contudo, uma postura igualmente cautelosa e atenta para aquela que será a resposta conjunta do país, na tentativa de ultrapassar e conter esta situação. Considerando que diariamente surgem novidades sobre este tema, talvez daqui a algumas semanas possamos ter uma visão mais clara.
