Dia Mundial da Produtividade: 10 estratégias para tornar a sua empresa mais produtiva

Segundo o relatório da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE), Portugal é um dos países do mundo onde se trabalha mais horas por ano. Portugal assume a 14.ª posição neste ranking, com 1842 horas acumuladas durante o período de 2016.

“Nunca ouvimos tanto a expressão produtividade como nos dias de hoje, especialmente, quando o assunto é competir em mercados onde a concorrência é cada vez mais acentuada. Contudo, a produtividade não significa apenas a capacidade de a empresa dar resposta a muitas solicitações, significa também encontrar alternativas para ganhar eficiência, investir em inovação e manter a qualidade”, explica Sara do Ó, CEO do Grupo Your.

Uma empresa produtiva é uma empresa onde todos os elementos da equipa sabem claramente qual o caminho a percorrer para alcançar essa  e qual o contributo de cada um para a rentabilidade da organização como um todo.

Na lista abaixo são apresentadas algumas dicas para repensar as estratégias de uma empresa e torná-la mais eficiente e produtiva:

1. Automatizar o máximo de processos administrativos possível

A automatização de tarefas monótonas economiza tempo e permite que os colaboradores realizem outro tipo de tarefas mais produtivas, que exijam pensamento crítico ou um toque criativo.

2. Planear as atividades da empresa

Uma organização prévia das atividades da empresa também pode ser uma boa forma de economizar tempo. Aqui a solução passa por criar um cronograma para todos os projetos da empresa, permitindo melhorar a eficácia de execução das tarefas.

3. Definir papéis e responsabilidades de forma clara

Se a divisão de tarefas entre os colaboradores for clara, com os objetivos e prioridades de trabalho bem estabelecidos, cada um saberá exatamente quais são as suas responsabilidades e conseguirá executá-las da forma mais eficiente.

4. Realizar reuniões semanais de 30 minutos

Falar sobre os projetos que estão em curso, analisar o que está a correr bem e debater soluções de como podemos melhorar o que está a correr menos bem, ajuda a manter toda a equipa envolvida e incentiva um processo simplificado para a exposição de ideias.

5. Executar uma tarefa de cada vez

Concluir uma tarefa e só depois passar para a seguinte, garante que o trabalho é realizado de forma mais rápida e com qualidade, ao invés de realizar muitas tarefas em simultâneo.

6. Criar um grupo para a comunicação da equipa

Se todos os elementos da equipa conseguirem aceder à mesma plataforma para falar sobre o projeto e acompanhar o seu progresso, tal permitirá que a gestão do trabalho se faça de forma mais coordenada e proativa. Criar “grupos de trabalho” em aplicações como o Whatsapp, por exemplo, pode ser uma boa opção.

7. Promover uma cultura organizacional de comunicação aberta

Numa cultura de comunicação aberta, os colaboradores sentem-se mais confortáveis para trocar ideias e sugestões com os seus pares ou com as chefias, estando estas últimas disponíveis para os ouvir, o que melhora as relações e torna os processos de trabalho mais eficientes.

8. Encorajar o trabalho a partir de casa

Permitir aos colaboradores trabalhar um dia de duas em duas semanas a partir de casa dá-lhes mais liberdade e flexibilidade para gerir o seu tempo nesse dia, o que pode criar maior satisfação pessoal e, consequentemente, maiores níveis de produtividade. Um colaborador feliz é um colaborador produtivo.

9. Almoço em equipa 

Fomentar o bom ambiente entre todos os colaboradores é essencial para que todos se sintam melhor na equipa. Proporcione momentos informais com a sua equipa para que se fiquem a conhecer fora do local do trabalho. Nestes almoços muitas vezes são abordados temas de forma mais informal e até são encontradas soluções para projetos em curso.

10. Medir os resultados alcançados

A análise dos resultados é essencial para perceber se os objetivos estabelecidos estão a ser alcançados e reajustar estratégias para que a empresa seja cada vez mais eficiente. Adaptar, reajustar, fazer.