Autor: Ana Neves, Diretora-geral da Knowman
Quando bem sucedido, o local digital de trabalho aumenta o employee engagement, agiliza a comunicação interna, as tarefas administrativas, a aprendizagem, a partilha de conhecimento, a colaboração, e muito mais.
Contudo, apesar dos significativos investimentos realizados, o digital workplace mantém-se aquém do prometido. Por exemplo:
- as organizações sabem que a maioria dos colaboradores não tira devido partido das ferramentas digitais disponíveis;
- as equipas internas, como Recursos Humanos (RH) ou Comunicação, sentem que as suas mensagens não chegam a todos os colaboradores, fazendo com que nem sempre estejam a par dos seus direitos e deveres, nem envolvidos com a organização;
- as oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento pessoal estão demasiado isoladas dos restantes processos de trabalho para que tenham o caráter contínuo que se pretende.
Para superar estas limitações, é essencial que as organizações adotem estratégias focadas não apenas na tecnologia, mas também nas pessoas e nos processos.
Entre as 12+1 estratégias que defendo, algumas estão intimamente ligadas com a atividade e as responsabilidades dos profissionais de RH.
- Repensar as interações dos RH com os colaboradores, e não usar as ferramentas digitais simplesmente para recriar o tipo de interações do passado. Os canais, os processos, as mensagens: tudo deve reforçar a cultura, os modelos e as ferramentas de trabalho que se pretendem promover.
- Desenhar e abraçar práticas de trabalho assíncrono. O digital workplace é um enorme facilitador do trabalho assíncrono, que, por sua vez, facilita a partilha e retenção de conhecimento. Uma abordagem de trabalho assíncrono, ou até mesmo de async-first como defendida por Sumeet Gayathri Mogue, exige preparação e é muito útil encorajar a criação de “acordos de equipa”.
- Aumentar a literacia digital da organização, através de campanhas, formação ou oportunidades de aprendizagem. Também o recrutamento de novos colaboradores deve ter em consideração a experiência ou apetência que têm para o digital workplace – utilização das ferramentas e conforto com a abordagem de trabalho que lhe está associada.
- Humanizar o local de trabalho, criando políticas, documentando boas práticas e sensibilizando para a importância de respeitar as características, circunstâncias e preferências dos colegas.
- Capacitar lideranças. Muitos líderes sentem dificuldade na utilização das ferramentas; muitos mais, sentem-se inseguros e desconfortáveis na condução de equipas num contexto de trabalho digital. É fundamental servir estes profissionais, equipando-os com o conhecimento de que necessitam para utilizar as ferramentas com confiança, orientando-os e dando-lhes recursos para que possam inspirar e orientar as suas equipas. Num contexto de digital workplace, os líderes devem ser – e podem mais facilmente ser – líderes digitais e em rede.
- Rever o sistema de avaliação de desempenho, valorizando a qualidade (e não a quantidade) do tempo trabalhado, recompensando comportamentos colaborativos e o reforço do conhecimento organizacional, etc.
Em resumo, as equipas de RH desempenham um papel fundamental, não apenas na seleção e no desenvolvimento de competências alinhadas com as exigências do digital workplace, mas também liderando pelo exemplo, adotando práticas de trabalho flexíveis e digitais, e apoiando os líderes e as equipas na transição para novos modelos de trabalho.
Para isso, é importante que os profissionais de RH se familiarizem com as ferramentas e as práticas do digital workplace, percebam os riscos, implicações e oportunidades, e olhem cada uma das suas práticas à luz desta realidade.
O digital workplace está para ficar e cabe também aos RH garantir que a organização e todos os colaboradores extraem dele o máximo valor possível.
Para recolher muitas dicas práticas sobre como o fazer, recomendo o Social Now: Realising the value of your digital workplace (Lisboa, 16 e 17 de maio 2024). Terá sessões sobre humanização do local de trabalho, preparação de líderes, envolvimento dos colaboradores, gamificação e formas de reconhecimento, modelos de trabalho assíncrono, etc.
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