Desenvolvida pela Rumos Consulting com base em Microsoft 365 (através da utilização do SharePoint Online, Teams e a Power Platform) e Microsoft Azure, a nova Intranet Corporativa da CP – Comboios de Portugal promete revolucionar o nível da produtividade, da comunicação inter e intra-equipas e da colaboração, ao centralizar e difundir toda a informação útil para o negócio e para a atividade num só lugar.
Apresenta-se com um design moderno, apelativo e responsivo, e está totalmente customizada às necessidades da CP, contando com um conjunto de funcionalidades orientadas para o dia-a-dia dos colaboradores, decisivas no aumento da eficiência e na celeridade do trabalho realizado.
Todas as ferramentas disponibilizadas pela empresa bem como os documentos, normas e templates transversais, passam a ser alvo de gestão documental, podendo ser facilmente encontrados, adotados e descarregados com a maior praticidade, o que traz enormes ganhos de produtividade e de rapidez na produção e difusão de informação.
Num ambiente criativo e dinâmico, permite também obter uma visão global da empresa, não só no que respeita ao desempenho através da secção de indicadores, como também dos projetos dos diferentes departamentos a decorrer, na forma de um programa ou roadmap. Os departamentos são apresentados na área das equipas e as oportunidades associadas de mobilidade interna são divulgadas na secção de carreiras. Por sua vez, os benefícios e os protocolos estabelecidos com outras entidades estão também reunidos e atualizados numa secção própria. A estrutura interna é clarificada pela consulta do organograma dinâmico e os novos colaboradores são dados a conhecer na secção de novas caras, não havendo lugar ao esquecimento de aniversários, já que as datas dos mesmos estão visíveis para todos.
Trata-se de um canal de comunicação aberto, bidirecional entre a organização e as suas diferentes equipas, onde por um lado se acede a informação partilhada pela empresa, mas onde por outro, os colaboradores publicam ativamente conteúdo.
A secção de novidades tem uma posição de destaque, o que permite acompanhar em tempo real os comunicados e as últimas notícias divulgados na imprensa, graças à incorporação da funcionalidade de clipping. Por sua vez, a organização publica diferentes conteúdos na secção de artigos, sendo possível incluir desde textos, imagens ou até conteúdos multimédia. Todas as edições de Newsletters passam também a estar acessíveis por aqui, para além de no email como é habitual.
Destaque para a funcionalidade de pesquisa, implementada com base no Microsoft Search, que possibilita uma pesquisa de conteúdos transversal, desde colaboradores até expressões em documentos.
Com o objetivo de conduzir a uma cultura de colaboração, engagement e empowerment, o convite à participação é constante, não só nos desafios semanais, os denominados challenges, como também nas iniciativas internas (eventos, conferências, workshops e webinars) atualizados permanentemente na secção da agenda. Em diversas áreas da Intranet estão incorporadas funcionalidades sociais, o que lhe confere uma maior interatividade, já que é possível comentar, gostar, partilhar ou ainda adicionar um artigo ou endereço como favorito. Paralelamente, as redes sociais encontram-se também integradas, sendo possível acompanhar todas as publicações da marca.
Igualmente, de forma a fomentar a partilha e a recolha de informação foi criada a secção central de ideias, um local destinado à divulgação novas ideias, onde existe até um ranking baseado na pontuação das mesmas, bem como a secção de opinião onde é dada a voz aos colaboradores na forma de testemunhos. A recolha de feedback é realizada quer na forma de sugestões de melhoria quer na forma de questionários de escolha múltipla, cujos resultados podem ser acompanhados em tempo real.
Cada colaborador tem ainda à sua disposição uma área pessoal, onde ao configurar o seu perfil, pode reunir de uma forma prática as aplicações que utiliza, visualizar os seus contactos favoritos, aceder e interagir com as equipas que integra no Microsoft Teams e revisitar de forma simples os conteúdos de interesse armazenados nos favoritos. Ao centralizar diversos acessos rápidos e de interesse transversal, a plataforma é ainda um verdadeiro facilitador dos processos internos, nomeadamente: no acesso ao Portal do Service Desk e ao Portal dos Colaboradores, no que respeita a reservas de viagens de comboio particulares dos colaboradores e na consulta e na reserva das refeições diárias na cantina.
Para Joaquim Guerra, Diretor de Relações Internacionais e Institucionais na CP – Comboios de Portugal: “A nova Intranet da CP, a que chamamos o “Nosso Espaço”, é um elemento fundamental para a mudança que estamos e queremos introduzir na empresa. Estar próximo dos trabalhadores com informação, iniciativas e com a possibilidade de um trabalho colaborativo é o grande desafio. Tratou-se de um projeto que envolveu toda a empresa e que conseguimos desenvolver conjuntamente com a Rumos Consulting, cumprindo os objetivos inicialmente traçados. Pela natureza da sua missão, a CP tem os seus colaboradores distribuídos por todo o território continental, sendo absolutamente vital a existência deste canal de comunicação com o universo da CP. Vamos, através do “Nosso Espaço”, desenvolver formas de comunicação inovadoras e atrativas, de modo a que toda a informação seja disponibilizada aos nossos colaboradores. Este é um desafio permanente e que queremos continuar a desenvolver e a fortalecer no futuro”.
Para David da Silva Rosa, Manager da área de Modern Workplace & Apps, da Rumos Consulting: “O desafio proposto pela CP – Comboios de Portugal à Rumos Consulting, no âmbito do seu programa de transformação digital, foi um desafio aliciante, mas também complexo, dadas as características inovadoras da solução a desenvolver. Não obstante, a nova Intranet Corporativa da CP revelou-se num projeto de enorme sucesso a nível organizacional, permitindo dar uma resposta eficaz às suas ambições de uma comunicação interna mais eficaz e ágil, tornando-se agora muito mais fácil à gestão melhorar o acesso à informação, comunicar mais e melhor, impulsionar a inovação e a colaboração, conseguindo assim fortalecer de sobremaneira a identidade e cultura corporativa. Sinto-me bastante orgulhoso, por termos contribuído para o desenvolvimento deste projeto transformador, que eleva a colaboração e a produtividade das equipas a um outro nível, contribuindo para uma maior identificação e afiliação dos colaboradores à cultura da organização, onde o colaborador é colocado sempre no centro de toda a solução”.
