Reembolsos de despesas são fonte de discórdia entre colaboradores e empregadores

O estudo “Expense Management in Times of Inflation: How to Improve Employee Experience” analisou não só o tema da inflação, como os desafios que as empresas enfrentam quando se trata de proporcionar uma boa experiência de colaboradores, as consequências de uma má decisão, e as ferramentas digitais que as empresas europeias estão a implementar para ajudar a mitigar estes riscos.

Políticas vigentes de reembolsos de despesas, previamente aceites, são fonte de discórdia entre colaboradores e empregadores. Segundo o estudo da SAP Concur, 58% dos colaboradores estão apreensivos com o facto de estarem a perder dinheiro por não terem apresentado despesas, quer pela perda de recibos quer pelo não cumprimento dos timings associados. Na realidade, quase metade dos colaboradores (46%) dizem que os processos de reembolsos são tão complexos que acabam por não apresentar as despesas mais baixas.

Os responsáveis pela gestão de despesas também acreditam que a crise do custo de vida, que se vive atualmente, está a criar tensão nos processos.

Quase metade dos colaboradores (46%) dizem que os processos de reembolsos são tão complexos que acabam por não apresentar as despesas mais baixas

• 37% dos decisores de RH e financeiros, esperam ver os colaboradores a apresentar despesas fraudulentas de forma a mitigar o impacto do aumento do custo de vida
• 59% antecipam gastar mais tempo a rever as despesas para garantir conformidade com as políticas vigentes
• 60% preveem auditorias cada vez mais rigorosas às suas despesas para garantir que estão em conformidade com políticas ajustadas face à inflação
• 36% afirmam que a situação económica atual pode significar que as despesas dos colaboradores sejam pagas tardiamente, o que poderá resultar na impossibilidade de os mesmos fazerem face aos seus compromissos pessoais

O estudo concluiu ainda que há uma clara necessidade de mudança nos processos e políticas que envolvem a gestão de despesas, para melhor apoiarem os colaboradores nas circunstâncias económicas atuais. De acordo com o estudo:

• 51% dos decisores financeiros e de RH acreditam que estão a confiar demasiado em processos manuais que acabam por não se ajustar aos novos modelos de trabalho

          – Esta é uma questão com relevância para PME’s (55%), mas também para metade (50%) das grandes organizações (mais de 1000 empregados). Apenas  45% das pequenas empresas refere o tema.

• Os colaboradores querem falar sobre o processo de gestão de despesas, mas a maioria acaba por não o fazer. 47% dos responsáveis, de RH e financeiros, afirmam que para simplificar a gestão de despesas, deveriam solicitar aos seus colaboradores sugestões sobre formas de melhorar o processo.
• Enquanto 79% dos colaboradores inquiridos salientam que a sua empresa leva a cabo iniciativas para obter feedback sobre processos (como sejam a recuperação de despesas), apenas 27% refere que a empresa, onde trabalham, o faz de forma regular.

João Carvalho, Head of SAP Concur | Southern Europe and Africa, salienta: “É evidente que a situação económica envolvente está a colocar as questões de gestão de despesas em destaque. As empresas procuram reduzir as ineficiências para garantir que oferecem os melhores serviços aos colaboradores, enquanto os colaboradores preocupam-se com a rapidez com que os processos existentes podem apoiar as suas novas necessidades. Ao minimizarem a importância deste tema, as consequências, para as equipas financeiras e de RH, serão claras.

O nosso estudo revelou que mais de um terço destas equipas – 36% – acredita que a sua organização não tem visibilidade, em tempo real, sobre o que está a ser gasto e que acabarão por ter uma surpresa desagradável, como por exemplo estarem acima do orçamento depois de todas as despesas terem sido reclamadas. Para responder a estes desafios, as equipas financeiras e de RH, têm necessariamente de implementar novas tecnologias, tais como IA e ferramentas de automação para ajudar na gestão de despesas. Ao mesmo tempo, o assegurar transparência e comunicação aberta é crucial para que os colaboradores compreendam e naveguem pelo processo – ajudando a melhorar a sua experiência com o seu empregador no decorrer destes tempos difíceis”, remata.

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