Criado em janeiro de 2001, o Instituto de Segurança Social, I.P. – ISS, I.P. – é um instituto público, integrado na administração indireta do Estado, cuja missão passa por garantir a proteção e a inclusão social das pessoas, reconhecendo os seus direitos, assegurando o cumprimento das obrigações contributivas e promovendo a solidariedade social. Com sede em Lisboa, o ISS, I.P. conta com o Centro Nacional de Pensões, dezoito centros distritais e uma rede de serviços de atendimento, para o desenvolvimento da sua atividade, possuindo, atualmente, 8.471 trabalhadores.
Dado o elevado volume de formação do instituto, houve a necessidade de adquirir uma solução integrada, que, para além do registo da formação em cadastro dos trabalhadores, a fim de dar resposta às obrigações legais, auxiliasse o planeamento, a coordenação e gestão das atividades formativas, simplificando e agilizando todo o trabalho envolvido. Neste sentido, o ISS, I.P. recorreu, em maio de 2021, ao módulo de gestão da formação do GESVENGRH – o software aplicacional de gestão RH do Grupo SOFT, já implementado e utilizado pela entidade há alguns anos e, por isso, com a vantagem de uma integração facilitada.
No período anterior à digitalização do processo formativo, o ISS, I.P. tratava, anualmente, milhares de registos com recurso a ferramentas informáticas desenvolvidas internamente, sem possibilidade de atualização automática de dados e de integração com o seu sistema de gestão RH. Esta solução obrigava a que uma parte significativa do tempo de trabalho dos coordenadores de formação fosse afetada ao registo de dados, em detrimento de atividades mais relevantes como o planeamento, monitorização, controlo e avaliação do processo formativo.
Tal como explica à RHmagazine Margarida Cordeiro, Diretora de Núcleo de Formação e Desenvolvimento de Competências do ISS, I.P., “a digitalização do processo de gestão da formação no ISS, I.P. foi fundamental, considerando a sua dimensão e descentralização; embora o processo de gestão da formação esteja centralizado no departamento de RH, a organização e o desenvolvimento da formação são descentralizados e suportados pela rede nacional de interlocutores para a formação do instituto e implementados em cada um dos centros distritais de Segurança Social”.
Automaticidade e parametrização
Mas que funcionalidades oferece, concretamente, o módulo de gestão de formação do software desenvolvido pelo Grupo SOFT? Destacam-se as seguintes:
- Elaboração do plano de formação e criação das ações a partir do mesmo;
- Emissão automática de folhas de presença, certificados, mapas históricos de formandos e de formadores;
- Fornecimento de um dossier técnico-pedagógico que acompanha cada ação de formação;
- Envio automático de convocatórias e inquéritos de avaliação;
- Disponibilização de funcionalidades da formação no portal do trabalhador, como o levantamento de necessidades formativas, a inscrição em formação externa e autoformação, consulta de histórico de formação e certificados;
- Parametrização de indicadores de avaliação;
- Execução física da formação, no que diz respeito a ações, formandos e percentagem de execução face ao plano anual aprovado;
- Emissão de relatório único.
A obtenção deste módulo “permitiu enormes ganhos de produtividade e eficiência para a equipa de coordenadores e interlocutores da formação e, consequentemente, melhorou significativamente a resposta aos trabalhadores”, garante Margarida Cordeiro, revelando que mais de 90% do arquivo físico dos registos dos processos de formação foi eliminado, já que um dos objetivos com esta aquisição foi proceder à migração para o sistema do histórico de formação, desde 2007.
Mais de 90% do arquivo físico dos registos dos processos de formação foi eliminado
Relativamente à implementação, o projeto envolveu cerca de 40 utilizadores. “Com o apoio do Grupo SOFT, iniciámos o processo de aprendizagem de utilização das funcionalidades do módulo e, em simultâneo, fomos transferindo esse conhecimento para a equipa de coordenadores e, posteriormente, para os interlocutores da formação”, diz ainda Margarida Cordeiro.
Quanto aos desafios enfrentados durante o processo, Isabel Farinha, Consultora de Recursos Humanos do Grupo SOFT, aponta: “O principal desafio decorreu do facto de o início da implementação do módulo ter coincidido com o período de teletrabalho imposto pela crise sanitária, pelo que houve a necessidade de adequar a implementação/ formação do módulo ao formato remoto”.
No futuro, o ISS, I.P. pretende implementar o módulo de gestão de competências, o qual permitirá a gestão dos perfis de formação de todos os seus trabalhadores.
Business Case publicado na edição n.º 142 da RHmagazine, referente aos meses de setembro/outubro de 2022.
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