«Gestão de tempo e organização do trabalho» é o novo livro de Fernando Boavida, professor catedrático na Universidade de Coimbra com uma extensa experiência de ensino, investigação e engenharia. Fomos falar com o autor para perceber se uma boa gestão do tempo é, afinal, o segredo para a produtividade, e que implicações trouxe o teletrabalho.

Fernando Boavida aperfeiçoou e desenvolveu, ao longo da sua carreira profissional de mais de 38 anos e a nível pessoal, várias técnicas de gestão de tempo e organização do trabalho. Esta obra é, no fundo, um guia prático que mostra o que fazemos de errado e nos oferece técnicas eficazes para organizar melhor o tempo.

O livro aborda várias vertentes: planeamento a curto, médio e longo prazo; organização das tarefas (duração, datas-limite, interrupções, urgências…); gestão de agendas, listas, reuniões, equipas e projetos; produtividade em teletrabalho, entre outros.

BC: Por muitas tarefas e funções que tenhamos à nossa responsabilidade, acredita que uma boa gestão do tempo é o segredo para uma maior produtividade?

FB: Uma adequada gestão do tempo é, de facto, a única forma de maximizar a produtividade. Intrinsecamente associada à gestão do tempo estão as estratégias e técnicas de organização do trabalho, que, em conjunto, determinam, em grande medida, os resultados que alcançamos no curto prazo e os que poderemos alcançar no médio e longo prazo.

Sem gestão de tempo poderemos atingir – pontualmente e/ou por acaso – um ou outro resultado que se destaque, mas isso não acontecerá em regra.

Por outro lado, com uma correta gestão de tempo e organização do trabalho alcançaremos objetivos de forma consistente e sustentada e tudo isso se refletirá não só na nossa atividade profissional como em todos os aspetos da nossa vida. Esta é, com efeito, uma das grandes linhas subjacentes ao livro.

Veio o teletrabalho dificultar esta gestão do tempo? A verdade é que os níveis de produtividade, em muitos casos, se mantiveram, e noutros até aumentaram… Porque é que isto acontece? Tem diretamente que ver com a gestão do tempo ou estarão os trabalhadores, simplesmente, a trabalhar mais?

Estas são questões muito interessantes, também analisadas no livro. O teletrabalho conduz a um conjunto de alterações de hábitos e procedimentos que podem ter impacto – positivo ou negativo – na produtividade. A adoção de boas práticas de gestão de tempo é uma condição necessária para a eliminação do impacto negativo que o teletrabalho pode ter e para a maximização dos seus aspetos positivos.

Quanto ao aumento dos níveis de produtividade em teletrabalho, de que muito se tem falado nos últimos tempos, deve ser encarado com cautela. Naturalmente, o teletrabalho elimina tempos não produtivos gastos em deslocações e, portanto, de um momento para o outro, passámos a dispor de mais tempo. Mesmo sem utilizar qualquer estratégia de gestão de tempo, ter mais tempo disponível para trabalhar significa realizar maior quantidade de trabalho, em média. É esse efeito que está a ser sentido.

No entanto, sem uma gestão adequada do tempo total, mais trabalho não significa melhor trabalho, melhores resultados, melhor satisfação, podendo, até, no médio-longo prazo, ser prejudicial e conduzir a uma acentuada quebra de produtividade.

O livro aponta formas de evitar estes efeitos indesejáveis.

O título do seu novo livro é “Gestão de Tempo e Organização do Trabalho”. Pergunto-lhe: agora com uma pressão acrescida de produzir os melhores resultados em tempo limitado, este equilíbrio entre estes dois fatores tornou-se mais difícil de atingir?

São dois fatores complementares, fortemente relacionados, e qualquer pressão adicional só reforça essa complementaridade e a necessidade de gerir criteriosamente o tempo e organizar meticulosamente as diversas tarefas que temos em mãos. O livro ensina-nos, precisamente, a fazer essa gestão criteriosa e organização meticulosa. Ao fazê-lo, dá-nos ferramentas para eliminar a pressão e assumir o controlo da trajetória que traçamos para as nossas vidas.

O que contém este novo livro que nos possa tornar melhores profissionais? Quais são os pontos-chave?

Apesar de ser um guia bastante breve, são abordados múltiplos aspetos chave da gestão de tempo e organização do trabalho, de forma inovadora e refrescante. Com o livro pretende-se dar resposta a um leque alargado de questões, nomeadamente: Que estratégias de gestão de tempo existem? É suficiente maximizar a eficiência na execução de tarefas? Quando e como priorizar tarefas? Que tarefas aceitar e que tarefas recusar? Como se pode multiplicar o tempo de que se dispõe? Como se pode ganhar tempo? Quando se deve começar a trabalhar numa tarefa? Como se devem definir datas-limite? O que fazer e como organizar o curto, médio e longo prazo? Vale a pena multiplexar tarefas? Como é que a multiplexagem de tarefas deve ser feita? Como organizar o nosso tempo, a nossa agenda e a nossa lista de tarefas? Como lidar com reuniões? Como gerir equipas e projetos? Qual o impacto do teletrabalho na gestão de tempo e organização do trabalho? Que filosofia deve presidir à gestão do tempo de que dispomos?

Uma boa gestão do tempo pode levar a um maior sucesso profissional, e, consequentemente, à felicidade no trabalho. Para quem ainda não consegue gerir o seu tempo da melhor forma, o que aconselha?

A boa gestão de tempo é essencial não só para o sucesso profissional, mas, também, para o sucesso pessoal.

Para quem não sabe gerir o tempo, o meu conselho é muito simples: ler o livro. Essa é a forma mais rápida de perceber o que está a impedir o seu caminho para o sucesso e para a felicidade. Mas o livro também é muito útil quer para os que reconhecem as suas limitações e consideram que necessitam de saber mais sobre o assunto, quer para os que acreditam que tudo sabem sobre o tema, já que é sempre bom considerar outros ângulos para atacar um problema.

No fundo, todos podemos aprender mais, em especial os profissionais, trabalhando individualmente ou em equipa, sujeitos à pressão de produzir os melhores resultados em tempo limitado. Mas mesmo pessoas que não exerçam qualquer atividade que exija a produção de resultados para terceiros, mas que queiram organizar melhor a forma como ocupam o seu tempo, poderão encontrar no livro conselhos úteis.