Fotografar, integrar e reportar: um workflow de autorização… para a gestão de despesas e viagens de trabalho

AGres Panaria Portugal é uma empresa de pavimentos e revestimentos em cerâmica, com duas unidades produtivas: Ílhavo e Aveiro. A “casa-mãe” do Panariagroup é em Itália, estendendo ainda a sua presença a EUA e Índia. No total, a empresa conta com cerca de 1.800 colaboradores no mundo (450 em Portugal).

Perante toda esta dispersão geográfica e com tantos colaboradores envolvidos em despesas e viagens – desde promotores, vendedores, até aos responsáveis pela montagem de ambientes –, afigurou-se importante para a empresa a implementação de uma solução digital de gestão de consumos. Uma vez que a Gres Panaria Portugal já contava com vários módulos da SAP, afigurou-se útil integrar o SAP Concur, software de gestão de despesas e viagens, no módulo de contabilidade.

Um “envelope virtual”

O SAP Concur assenta num workflow de autorização, user friendly e intuitivo. Eis as etapas que o compõem: 1.ª o utilizador tira, através do seu smartphone, fotografias das despesas que, automaticamente, “alimentam” alguns campos – como a data, a localização e o valor; 2.ª atribui-lhes uma natureza (ex: refeições, viaturas, combustíveis, etc.); 3.ª fecha o relatório e submete-o. Numa primeira fase, esse relatório segue para a área financeira, que confirma se todas as despesas apresentam o número de contribuinte e se o total declarado no relatório coincide com o da fatura. Se tudo estiver em conformidade, o departamento financeiro dá o “ok” e o relatório segue diretamente para o superior hierárquico daquele utilizador, que, ao confirmar as despesas, fá-las regressar ao departamento financeiro para que se garanta a posse dos originais das despesas. Posto isto, o relatório é aprovado, as despesas são integradas na contabilidade e a tesouraria procede ao respetivo pagamento.

“O relatório é como um envelope virtual, onde colocamos todas as fotografias das despesas, que pode ser feito despesa a despesa ou periodicamente – no final do mês, juntamos todas as despesas, criamos um relatório e dá-nos um valor total a reembolsar”, explica Nuno Génio, CFO da Gres Panaria Portugal S.A.

O software tem, ainda, a possibilidade de colocar alertas (ex: despesa com mais de ‘x’ dias ou despesa realizada no fim de semana) e de agrupar despesas (ex: despesas por viatura) – dando resposta à tributação autónoma para efeitos fiscais.

Um pormenor interessante que importa também ressalvar é que, mediante o país onde é feita a despesa, o sistema assume automaticamente a taxa de IVA correspondente. “Se eu comprar um tinteiro na Alemanha, o sistema vai imediatamente assumir que o IVA é 19% (e não 23%, como em Portugal)”, exemplifica Nuno Génio.

Mediante o país onde é feita a despesa, o sistema assume automaticamente a taxa de IVA correspondente

O SAP Concur veio permitir, sobretudo, a desmaterialização e automação de processos, uma vez que antes da sua implementação o procedimento baseava-se no preenchimento manual de uma folha de Excel – “Folha de Despesas de Caixa” –, mais trabalhoso, moroso e sujeito a imprecisões.

Parceiro implementador

Face a algumas propostas, a Gres Panaria Portugal optou pela AMT Consulting como parceiro implementador do SAP Concur, uma vez que esta estava fortemente dedicada à implementação deste projeto no país. Tendo em conta que o processo coincidiu com a pandemia, a implementação foi realizada por videoconferência, porém, de acordo com Nuno Génio, não poderia ter corrido melhor.

“A AMT Consulting deu-nos uma formação no terminus da implementação e, depois, a estratégia foi identificar aqueles utentes mais aptos a trabalhar com tecnologia (key users), para passarem o conhecimento aos restantes”, refere.

Após esta sessão inicial, a própria empresa, internamente, ministrou formação por idiomas e específica para hierarquias, para ajudar os superiores hierárquicos com a tal etapa de aprovação de despesas.

Da implementação à aplicação efetiva do software (fevereiro de 2021) decorreram apenas seis meses. A facilidade da sua utilização pelos colaboradores é a medida do sucesso desta operação: “Nos primeiros meses, havia mais dúvidas, mas agora – e tendo em conta que temos um help desk assegurado pela área financeira – o processo já está em velocidade de cruzeiro e a funcionar muito bem”, conclui.

Artigo publicado na edição n.º 139 da RHmagazine, referente aos meses de março/abril de 2022.

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