Inetum implementa SAP Concur na principal proprietária de vinhas no vale do Douro

Experiente em projetos de implementação Concur Expense e na sua integração com o ERP SAP S/4HANA, a Inetum, empresa de serviços de TI especialista na implementação de soluções SAP, deu mais um passo em frente na área das soluções empresariais para a gestão de despesas.

Há mais de duas décadas a trabalhar em próxima colaboração, a Inetum e a SAP — um dos principais produtores mundiais de software para a gestão de processos empresariais — tiveram a oportunidade de concretizar o seu mais recente projeto de implementação de Concur Expense juntamente com a integração com SAP S/4HANA na Symington Family Estates.

O projeto que arrancou em janeiro de 2022 e teve o go-live de utilização em julho, proporcionou a todos os colaboradores da Symington uma nítida simplificação dos processos quotidianos de gestão de despesas: mais facilidade nos registos e reembolsos, automatização e rapidez superiores e procedimentos mais claros e transparentes. As soluções SAP Concur integram dados que ajudam as organizações a gerir as despesas dos colaboradores de ponta a ponta. Desta forma, é possível melhorar a visibilidade das transações e otimizar o cumprimento das políticas, resultando numa experiência mais intuitiva para o colaborador.

Segundo Manuela Caldeira, Head of IT da Symington, esta parceria partiu da necessidade de criar procedimentos internos simplificados: “A empresa tinha um processo pesado de tratamento das despesas de viagem e procurava uma ferramenta digital ágil, que reduzisse o tempo de lançamento contabilístico das mesmas. A aposta na Inetum e nas soluções SAP foi a iniciativa certa para elevar a eficiência deste processo interno a um outro patamar. Através do SAP Concur conseguimos ter uma solução digital robusta, promovendo uma maior eficiência empresarial na gestão de despesas. Estamos confiantes de que este foi um ponto de viragem crucial e que fará com que o trabalho administrativo – manual e sujeito a erros – seja otimizado, permitindo, assim, uma enorme rapidez de todo o processo”, acrescenta.

Capitalizando o poder da inteligência artificial, os colaboradores podem, agora, usufruir da facilidade de captura digital das despesas, aplicada à leitura dos recibos. Isto é conseguido através da automatização da maior parte do processo e respondendo de acordo com os requisitos legais de Portugal, como é o caso da certificação dos recibos das despesas com vista ao SAF-T PT. Também no backoffice — gestão, análise e contabilização — todo o processo é agora facilitado, pondo fim às folhas de Excel.

Francisco Febrero, Group Corporate VP, CEO SAP BL & Head of Portugal da Inetum, refere, por sua vez: “Este foi um projeto desafiante e de extrema relevância para todas as equipas envolvidas, que o abraçaram com grande entusiasmo”. Com a mudança de paradigma para o digital, “é muito importante que os departamentos financeiros das empresas possam dispor de ferramentas capazes de melhorar a sua eficiência operacional. Saber que a Inetum pode contribuir para esta possibilidade é verdadeiramente gratificante e vem confirmar, uma vez mais, o valor que a nossa empresa aporta junto dos nossos clientes através da melhoria contínua dos seus processos e serviços”.

A SAP comenta, também, a satisfação de fazer parte deste projeto: “Esta solução é, sem dúvida, uma mais-valia para todas as empresas, mais a mais num contexto de recuperação de mobilidade corporativa após o processo pandémico que vivemos. É essencial facilitar e desburocratizar cada vez mais os processos empresariais tendo em conta o impacto ambiental das deslocações e estamos convencidos que esta será uma parceria que se irá estender no tempo conferindo a todos uma visão global do que se passa, desde a aprovação das viagens corporativas, à reserva das mesmas, até ao reembolso das respetivas despesas, para além de facilitar todo o processo para o colaborador, ao nível da gestão das faturas/recibos e a sua desmaterialização para a empresa. É um caminho que arrancou com muito sucesso e que nos orgulha fazer parte integrante.”

A implementação do projeto contou com a colaboração de elementos das equipas da SAP, incluindo a equipa SAP Concur na República Checa, da Symington Family Estates e da Inetum, tendo enfrentado alguns desafios, uma vez que comportou a ligação com sistemas não pertencentes à SAP, nomeadamente com o sistema CRM, exigindo a contabilização em CO-PA. É no sistema CRM que residem dados comerciais e de marketing essenciais na contabilização das despesas, daí ter sido fundamental garantir que a nova instalação seria executada de forma a proteger estas informações.

Preparar a empresa para o futuro – uma verdadeira plataforma única e aberta que engloba o ecossistema

A plataforma conectada da SAP Concur proporciona uma excelente experiência do utilizador móvel, estabelecendo, por exemplo, uma ligação direta com a agência de viagens entre outros fornecedores de diferentes serviços. Os recibos/faturas eletrónicas existentes, na extensa rede de fornecedores e parceiros SAP Concur, preenchem automaticamente os relatórios de despesas. Estes suportes, em papel, são facilmente associados através da câmara fotográfica móvel e da aplicação Concur, que também possui um leitor de reconhecimento de caracteres (OCR) para agilizar a captura de dados e permitindo a desmaterialização do papel, deixando de ser obrigatório o arquivo físico do mesmo.

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