15 dicas para otimizar a gestão de equipas à distância

Com o objetivo de ajudar empresas e colaboradores a adaptarem-se a esta nova realidade, a ManpowerGroup revela dicas para quem está a gerir equipas à distância. São elas:

– Mantenha as rotinas matinais: Tal como antes se preparava pela manhã para ir trabalhar, agora é importante que continue a preparar-se para trabalhar remotamente;

– Defina um espaço de trabalho: Escolha o seu espaço de trabalho virtual e crie condições para trabalhar de forma eficaz. Isto poderá passar por estabelecer regras claras com os restantes elementos da família ou companheiros de casa sobre a utilização, em simultâneo, do espaço;

– Estabeleça um horário de trabalho: Não tem de replicar o horário do escritório. Pode optar por começar a trabalhar mais cedo, por fazer pausas maiores, por trabalhar até mais tarde. O importante é que defina um horário e incentive a equipa a fazer o mesmo;

– Mantenha-se em contacto com o seu superior: Mesmo sendo à distância não deixe de comunicar com o seu líder;

– Crie rotinas de equipa: Estabeleça momentos regulares para comunicar com a equipa, para continuar a alimentar o sentimento de pertença. Uma boa sugestão é criar pausas para café virtuais, que deverão ser colocadas na agenda, para que os colaboradores façam intervalos informais, mantendo as rotinas de equipa ativas;

– Faça chamadas individuais: Telefone, sempre que possível, a todos os elementos da equipa só para saber como estão. Demonstre que se preocupa e que compreende os desafios de trabalhar remotamente;

– Dê mais autonomia à equipa: Encoraje as pessoas a determinar a melhor forma de organizarem o seu trabalho, deixando claro que lhes está a dar esse voto de confiança;

– Certifique-se que tem as ferramentas certas: É fundamental que equipa e gestor tenham a tecnologia certa e a dominem, para que esta não funcione como um bloqueio à eficácia do trabalho;

– Adote métricas baseadas em resultados: Esqueça o horário de trabalho e foque-se nos resultados. Seja claro quantos aos objetivos pretendidos e aos prazos para os alcançar. Defina quando quer as coisas feitas, em vez de como quer as coisas feitas;

– Mantenha o envolvimento e motivação: Oiça ativamente. Demonstre que compreende o que lhe está a ser transmitido e revele empatia com quem se debate com dificuldades. Faça perguntas e assegure-se que todos perceberam o que é esperado deles;

– Ligue: Em vez de enviar emails, telefone. Faça chamadas coletivas ou videochamadas. Isso vai alterar a dinâmica da equipa e aumentar o sentimento de pertença.

– Torne visíveis todas as colaborações: Encontre forma de, remotamente, tornar visíveis para toda a organização as contribuições individuais e da equipa;

– Estabeleça regras para os emails: Adote um sistema para estabelecer níveis de prioridade para os emails, para que a equipa tenha presente os tempos de resposta esperados para cada uma das solicitações;

– Delegue: Não transforme as reuniões de equipa num monólogo. Distribua os pontos da agenda por todos os elementos da equipa e indique sempre alguém diferente para conduzir a reunião. Aborde as questões individuais fora da reunião;

– Cuide de si: Alimente-se bem e faça exercício. Seja mais paciente com a equipa. Torne as reuniões mais consultivas. E faça sempre follow up de tudo por escrito.

Para Rui Teixeira, chief operations officer da ManpowerGroup Portugal, “um dos principais dilemas do trabalho remoto reside no facto de as equipas tentarem replicar em casa, sem sucesso, o modelo de trabalho presencial. O teletrabalho gera novos desafios operacionais e de negócio: os colaboradores poderão ficar menos conectados com a visão global da organização, as interdependências entre equipas tornam-se mais difíceis de gerir e o risco de incompreensões na comunicação aumenta. A estas questões podem ainda associar-se desafios mais pessoais, como a sensação de isolamento, a diminuição do sentimento de pertença e, em alguns casos, a falta de autodisciplina. Por isso mesmo, é necessário que os gestores adotem novas estratégias para ultrapassar estes novos desafios.”