Quem não tem tempo para se preparar para a próxima apresentação, diga eu!! Euuuuuu.
Em exclusivo para a RHmagazine
Por: Sara Batalha CEO da MTW Portugal
Ora isto só acontece porque ainda não sabe que bastam 3 minutos. Sim, 3 minutos e 13 segundos, na leitura deste artigo. Aliás, muito provavelmente é esse o tempo máximo que o seu CEO investiu na preparação da sua última apresentação. A partir de agora, vai descobrir como pode fazer melhor. É assim que há mais de nove anos em Portugal, e trinta nos Estados Unidos, preparo a comunicação de muitos executivos. Alguns, até conhece e vê na televisão. Hoje partilho consigo, a metodologia que só os melhores praticam.
Qual é o objetivo da minha apresentação?
Sim, parece óbvio. Ainda assim, mais de 90% dos portugueses que já treinei não tem bem definido à partida qual o seu objetivo quando tem que fazer uma apresentação. E se eu não sei o que quero, como é que minha audiência vai descobrir? Por isso, pergunte-se a si próprio: a) O que quero que a minha audiência faça depois da minha apresentação? Agora escreva cada ideia, mensagem, factos e números que gostaria de comunicar durante o seu discurso. Esta é a altura perfeita para pôr tudo cá para fora. Permita-se ser criativo. Escreva todas as ideias possíveis. Não necessitam de ser fantásticas e capazes de incendiar plateias. Muitas delas vão morrer à nascença, antes de terminar estes passos. Tudo bem. Respire fundo e continue.
Priorizar o toP 5
Escolha as cinco ideias principais. Aquelas que são os pilares do seu objetivo e do resultado que quer alcançar. Lembre-se que devem ser congruentes e complementares. Portanto, se por algum motivo uma delas não cumpre estes critérios, elimine-a sem misericórdia. No mundo real das empresas temos audiências ferozes. Talvez o TOP 5 seja suficiente e mais eficaz.
Dê-me um exemplo, por favor
Pode não parecer, mas sou uma crente fevrosa no poder do storytelling. Talvez seja importante dar um novo significado à palavra história. Cada ideia chave, o seu TOP 5, deve ter uma história relevante associada. Caso por esta altura tenha uma ideia-chave sem uma história, ou um exemplo ilustrativo, faça delete. Quando conta uma história ou dá um exemplo em formato de história, ajuda a sua audiência a visualizar e a identificar-se com o que acabou de ouvir. É para isso que servem as histórias, devem ter sempre valor acrescentado. Será essa a razão pela qual são difíceis de encontrar? Por favor, fuja do discurso descritivo: “Eu fiz isto e depois fiz aquilo… este produto tem isto, e tem aquilo.”
Dê corpo às 5 ideias chave, com exemplos, factos e números
Esta é a altura em que precisa de ter a certeza que todos os seus pensamentos e ideias estão mesmo no papel. Respire, ainda não terminámos.
Reduza tudo com o passe-vite
Agora faça o seu outline numa única folha de papel. Coloque as 5 ideias/mensagens-chave e pode fazer 3 ou 4 subpontos com 3-5 palavras que sirvam de cábula. Deste modo a sua memória irá lembrar-se das histórias e exemplos que quer contar, quando abordar cada uma das cinco ideias. Além destas vantagens, um mini-guião (que pode caber num post-it ou num A5), permite-lhe sair do púlpito, ou detrás do computador e mexer-se!
Ensaie ao vivo e a cores
Prepare-se para praticar o seu discurso ou apresentação com 3 ou 4 amigos ou família e peça-lhes para o ouvir, e serem os seus críticos. Talvez até lhes possa oferecer o almoço como recompensa?! Assim estarão mais motivados enquanto eles o ouvem e oferecem uma crítica construtiva. As crianças são uma excelente audiência chave! Quanto mais importante é o momento, mais vale a pena este investimento de tempo. Pense no que pode perder e no quanto pode ganhar. E praticar ao espelho? Pior. Quer mesmo começar por se focar no erro e em si próprio? Vá, ligue lá aos seus amigos.
Grave-se em vídeo, mesmo sem ajuda profissional
Ok, já passou pelo teste do algodão – teve uma audiência ao vivo. Excelente! Agora, enfrente o seu maior crítico – o seu EGO. Tenha coragem para se gravar em vídeo. “Oh Sara, mas não estás a perceber, eu depois fico ainda pior, perco a naturalidade e apresento melhor de improviso. Ser natural é melhor do que fazer teatro, não achas?” Não, não acho. E nem é uma questão de opinião, são factos e vinte e quatro anos de experiência profissional em comunicação. Só tem mesmo uma oportunidade de criar uma boa impressão. Eu não me refiro a gostar de ver a sua imagem, ou em ter graça. Mas é imperativo que goste de se ver. Como profissional, tem que estar no seu melhor. A sua carreira pode ser impulsionada com a sua comunicação, já pensou nisso? Lembre-se: A minha referência de comunicação devo ser EU. Se praticar em vídeo e insistir em fazer pequenas melhorias até gostar mesmo do que vê, tem a garantia que irá transformar-se num comunicador confiante, eficaz e bem preparado para qualquer audiência.
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