José Oliveira (BI4ALL) “Foram adotadas medidas para aumentar o foco e os níveis de excelência dos nossos objetivos e planeamento”

Qual foi a solução encontrada na empresa? 
Na nossa atividade temos o privilégio de poder trabalhar remotamente e de continuar a prestar serviços de excelência neste momento desafiante para todos nós. No contexto da atual pandemia devido ao novo Coronavírus (Covid-19) e às suas implicações no quotidiano e na sociedade, a BI4ALL definiu um plano de contingência com o objetivo de minimizar os riscos associados e garantir a segurança e a saúde dos nossos Colaboradores, Clientes e Parceiros, bem como, assegurar a continuidade do serviço prestado mantendo os padrões de qualidade e o acompanhamento altamente personalizado e exclusivo aos nossos Clientes. O teletrabalho foi a nossa escolha de forma a manter e assegurar a entrega dos nossos serviços de excelência para todos os Clientes.

Que impactos a baixa na produção ou produtividade pode ter na organização?
Estamos organizados e preparados para manter a produção e produtividade das equipas, fornecendo todas as condições e equipamentos para teletrabalho, acompanhando diariamente todos os Colaboradores.

Como estão a procurar minimizar esse impacto?
Na BI4ALL, a nossa prioridade é assegurar a continuidade e a eficácia do nosso trabalho.
Criamos um conjunto de medidas para minimizar esse impacto, como por exemplo a criação de um Comité executivo de análise, prevenção e mitigação, que garante diariamente a continuidade do trabalho das nossas equipas. Continuamos totalmente disponíveis e contactáveis por telemóvel, email ou por videoconferência, e queremos que os contactos e serviços se mantenham como sempre foram.

Foram estabelecidas regras para o modo de funcionamento em teletrabalho?
Criámos um conjunto de normas, ações e disponibilizámos todos os equipamentos que proporcionam às equipas seguir horários, ter uma comunicação ativa com os seus managers e clientes, garantindo um workflow seguro, eficaz e produtivo, respeitando as diretrizes de cada projeto.

Quais são as condições que o empregador está a assegurar a quem está a exercer em teletrabalho?
Todos os nossos colaboradores estão equipados com computadores, telemóveis e plataformas que permitem ter reuniões não presenciais com todas as condições e os acessos necessários para a execução do bom desempenho das suas tarefas. Temos uma equipa responsável pela gestão de equipamentos e/ou necessidades adicionais que o colaborador possa ter, de forma a garantir que o mesmo tem todas as condições para realizar o seu trabalho.

Como se realizam as reuniões de equipa?
A videoconferência é agora a ferramenta que todos utilizamos para reuniões internas e externas, via Microsoft Teams. Somos uma consultora tecnológica e as videoconferências sempre foram uma realidade na nossa atividade, seja com clientes nacionais como internacionais. Portanto, é algo a que já estamos habituados e conseguimos gerir sem dificuldades, a diferença é que agora usamos mais porque não estamos fisicamente ao lado uns dos outros.

Os profissionais têm acesso, a partir de casa, a todos os documentos da empresa de que necessitam? 
Sim, todos os profissionais têm acesso a todos os documentos e ficheiros necessários, através da nossa rede interna, que conseguem aceder via VPN.

Como se mantém os colaboradores motivados à distância?
A nossa comunicação é diária, ativa e constante. São feitas reuniões de ponto de situação constantemente, de forma a acompanhar as nossas pessoas e projetos. Também criámos uma linha de suporte interno, de forma a dar resposta a qualquer dúvida, problema ou necessidade. Foram adotadas medidas para aumentar o foco e os níveis de excelência dos nossos objetivos e planeamento, bem como o cumprimento dos prazos referentes aos projetos em curso.

Implementámos também estratégias específicas de acompanhamento a todas as equipas bem como a redundância em funções de maior responsabilidade ao nível da gestão da BI4ALL.

Como está a encarar esta situação na sua empresa? Os colaboradores estão preocupados com o futuro?
É uma situação alarmante para todos, mas estamos confiantes que tudo vai ficar bem. A nossa prioridade, nesta fase, é garantir que todos os colaboradores estão bem, que têm os equipamentos e condições necessárias para efetuarem o seu trabalho e estarem em contacto com o manager, cliente e equipa. Somos uma família e sabemos que, todos juntos, vamos ultrapassar este momento atípico.