Por Sofia Carneiro Silva, Associada da área de Laboral da CCA Law Firm
Durante muitos anos, a principal preocupação das empresas em matéria laboral era relativamente simples: garantir que as decisões respeitavam a lei. As questões colocavam-se de forma direta: Existe fundamento para aplicar uma sanção disciplinar? Podemos avançar para um despedimento? É possível alterar determinadas condições de trabalho? A resposta jurídica servia, muitas vezes, como principal critério de decisão.
Hoje, a realidade é mais complexa.
Em muitas das situações que chegam aos tribunais ou às autoridades fiscalizadoras, o problema já não resulta de uma violação evidente da lei. Resulta da incapacidade da empresa para demonstrar como chegou à decisão que tomou.
A decisão pode até parecer razoável. O fundamento pode existir. O objetivo pode ser legítimo. Mas, quando faltam critérios claros, documentação adequada ou evidência do processo seguido, o risco aumenta significativamente.
Em matéria laboral, a decisão não vale apenas pelo seu resultado. Vale também pela forma como foi preparada, fundamentada, comunicada e aplicada.
Esta mudança é particularmente visível na gestão de recursos humanos.
Pense-se numa avaliação de desempenho que resulta na não atribuição de um prémio ou na exclusão de uma progressão profissional. A empresa pode considerar uma decisão justa, mas consegue explicar os critérios utilizados? Foram aplicados de forma consistente, documentados e comunicados previamente? Existem registos que demonstrem igual tratamento entre trabalhadores?
As mesmas questões surgem em matéria de recrutamento. Com o recurso crescente a ferramentas tecnológicas e de inteligência artificial na seleção de candidatos, não basta afirmar que o sistema identificou os melhores perfis. É necessário conseguir explicar quais os critérios utilizados, quem supervisiona o processo e como se previnem riscos de discriminação. A tecnologia pode apoiar a decisão, mas não deve substituir a capacidade da empresa de explicar, validar e assumir responsabilidade pelo resultado.
Também os despedimentos ilustram esta realidade.
Muitas empresas concentram a sua análise na existência de fundamento para a decisão. Naturalmente, essa é uma questão essencial. Mas existe uma segunda pergunta que se tornou igualmente importante: conseguiremos demonstrar, daqui a três anos, porque decidimos desta forma?
Num contexto em que os processos judiciais podem prolongar-se no tempo, a qualidade da decisão passa a depender não apenas do seu conteúdo, mas também da forma como foi preparada, registada e comunicada. Um despedimento pode assentar em factos relevantes, mas falhar por insuficiência de prova, incoerência disciplinar, falta de proporcionalidade ou deficiente instrução do procedimento. Para os RH, isto significa que a decisão de despedir não começa na comunicação final ao trabalhador. Começa muito antes, na forma como a empresa regista incidentes, dá feedback, aplica medidas anteriores e trata situações semelhantes.
O mesmo acontece com a transparência salarial, a monitorização da atividade profissional ou os modelos de trabalho híbrido.
Em todas estas matérias, a discussão tende a deslocar-se da legalidade abstrata para a demonstração concreta dos critérios adotados. O foco deixa de estar apenas no que foi decidido e passa a incluir a forma como a decisão foi construída.
É por isso que a documentação ganhou uma relevância que há alguns anos dificilmente teria.
Documentar não significa burocratizar. Significa criar condições para explicar decisões, assegurar consistência entre práticas e reduzir a dependência de justificações construídas apenas quando surge um conflito.
Para os departamentos de recursos humanos, isto exige uma mudança de método. A documentação não deve ser vista como um formalismo posterior à decisão, mas como parte integrante da própria decisão.
Antes de implementar uma nova política, alterar um modelo de trabalho, introduzir uma ferramenta tecnológica ou tomar uma decisão com impacto na carreira de um trabalhador, vale a pena colocar algumas perguntas simples:
- Quais são os critérios?
- Quem os definiu?
- Foram comunicados?
- Estão a ser aplicados de forma consistente?
- Conseguiremos demonstrá-los se a decisão vier a ser questionada?
Estas perguntas podem parecer operacionais, mas são cada vez mais determinantes para a redução do risco laboral. A gestão de pessoas sempre exigiu capacidade de decisão. Hoje exige também capacidade de demonstração. Por isso, talvez um dos maiores desafios atuais dos recursos humanos não seja apenas tomar boas decisões. É garantir que essas decisões conseguem resistir ao escrutínio de um trabalhador, de uma auditoria ou de um tribunal.
No fundo, uma empresa pode perder um processo judicial não porque decidiu de forma errada, mas porque não conseguiu demonstrar que decidiu com base em critérios objetivos, consistentes e juridicamente sustentáveis. E essa é talvez a principal lição para as empresas: numa relação laboral cada vez mais escrutinada, decidir bem já não chega. É preciso conseguir provar como e porquê se decidiu.
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