Com 15 anos no mercado e com uma equipa de 250 colaboradores, espalhados por escritórios em Portugal – Lisboa, Porto – e três no estrangeiro – Brasil, Reino Unido, Suíça, a Abaco Consulting é empresa que trabalha na implementação e manutenção de sistemas de informação SAP.
Ângela Santos, board member e responsável pelo desenvolvimento de capital humano da organização partilha com o infoRH | Covid19 as medidas tomadas para fazer face à situação atual.
Qual foi a solução encontrada na empresa?
Na sequência das recomendações da Direcção-Geral de Saúde e da deteção dos casos do Porto, a Abaco Consulting procurou desde cedo executar todas as ações que pudessem minimizar qualquer risco para os seus e para a comunidade. A sequência dos acontecimentos foi a seguinte:
- No dia 2 de março – Cancelamento do Kick Off de Inverno da empresa (a realizar-se no dia 6 de Março);
- No dia 4 de março – Recomendação a todos os colaboradores para:
Lavar várias vezes as mãos com água e sabão; Evitar o contacto físico ou muito próximo; Sempre que espirrarmos ou tossirmos, proteger as vias respiratórias com o antebraço ou um lenço. Deitá-lo fora e lavar as mãos em seguida; Evitar reuniões presenciais; Optar por formas de comunicação à distância; Optar por teletrabalho. Pedimos a todos aqueles que tenham condições e que o possam fazer, para trabalharem remotamente; evitar os mecanismos biométricos ao longo do dia. Procurar manter as portas apenas encostadas: fechá-las apenas no final do dia; Se precisarmos de viajar em trabalho, fazê-lo em viatura própria ou de aluguer, evitar os transportes públicos; Não colocar os outros em risco desnecessariamente; Colocação de desinfetante para as mãos em todas as salas. - No dia 9 de março – Informação a todos os clientes e parceiros de que foram tomadas estas medidas e que os colaboradores da Abaco estão aconselhados a não participar fisicamente em reuniões, conferências, eventos, equipas de trabalho, etc. Todo o trabalho deve ser feito remotamente, usando ferramentas colaborativas.
- No dia 10 de março – Dispensa imediata de assiduidade e colocação em regime de teletrabalho a todos os colaboradores. A exceção foi a garantia de serviços mínimos na sede da empresa, no Porto, em que foi colocado apenas um trabalhador em cada dia, de entre a equipa de administrativas, à vez, de forma rotativa; Recomendação de isolamento social a todos os colaboradores.
- No dia 13 de março – Toda a formação presencial desenvolvida pela Abaco Academy foi cancelada para os meses de março e abril e toda a oferta formativa foi adaptada a Virtual Classroom.
Estas medidas visaram diminuir o risco dos nossos colaboradores e das suas famílias, dos nossos parceiros e da comunidade em geral. Visaram igualmente a adaptação a uma nova realidade, que permita a continuidade de prestação de serviços aos nossos clientes, com qualidade e rigor, durante o tempo em que durar a epidemia.
Que impactos a baixa na produção ou produtividade pode ter na organização?
Ao dia de hoje, ainda não conseguimos avaliar o impacto desta crise. Felizmente conseguimos fazer uma percentagem elevada do nosso trabalho remotamente, mas estamos absolutamente dependentes do impacto no negócio dos nossos clientes (a Abaco funciona a 100% num mercado Business to Business).
Sabemos que os principais setores afetados serão turismo e lazer, alojamento, vestuário e calçado, fabricantes e fornecedores automóveis, bens de consumo duradouros, retalho e encomendas (produtos não alimentares), jogos, eventos, transportes e companhias aéreas. Temos alguns clientes nestes setores e o impacto que advirá daí será certamente elevado.
Além dos escritórios que temos fora de Portugal, muitos dos nossos projetos são também desenvolvidos noutros países e, neste momento, todos eles têm já um grande número de casos, pelo que a globalização e facilidade de circulação de bens e pessoas que existe atualmente, neste caso, jogou contra todos. Muitas empresas irão forçosamente diminuir a sua atividade.
Como estão a procurar minimizar esse impacto?
A Abaco sempre conviveu com a mudança e flexibilidade e é uma empresa que se adapta rapidamente. Estamos, neste momento, já a modificar as nossas formas de contacto com parceiros e clientes. O trabalho remoto é já uma realidade para todos (felizmente vivemos numa era que nos permite o acesso a tecnologia que facilita), e a transição tem sido rápida e pacífica. É fundamental criar novos canais de comunicação e aumentar esta comunicação com os clientes e parceiros, pois é essencial que percebam que continuamos a apoiá-los e a ajudá-los no que necessitarem. É igualmente muito importante aumentar a comunicação entre as equipas: encontrar metodologias de trabalho que ajudem na coordenação e visibilidade das tarefas de cada um. Procurar a desmaterialização de todos os processos na empresa em que tal seja possível, é outro desafio que estamos a procurar ultrapassar com a colaboração dos nossos parceiros (100 % faturação eletrónica, 100% fluxos financeiros digitais, 100% digitalização de despesas, etc).
Na equipa Academy o desafio foi enorme pois implicou passar toda a oferta formativa para virtual classroom em 3 dias apenas.
Agora importa procurar novas formas de ajudar os clientes, novas oportunidades que certamente existirão neste “novo mundo”.
Foram estabelecidas regras para o modo de funcionamento em teletrabalho?
As regras são exatamente as mesmas de quando estava toda a equipa no escritório. Por confiarmos a 100% nos nossos colaboradores, não sentimos necessidade de criar ainda mais regras, até porque, tendo em conta o panorama nacional ao dia de hoje, consideramos que os poderia deixar mais desorientados ou desmotivados. No entanto, é um facto que, por estarmos todos distanciados, recorremos muito mais vezes a chamadas telefónicas ou a reuniões via Skype, mas que, em nada dificulta o normal funcionamento do nosso trabalho. Neste contexto, pedimos a toda a nossa equipa que reforçassem ainda mais, a sua atenção/disponibilidade para questões de clientes e parceiros que possam, entretanto, surgir. Por exemplo, os Consultores, que antes estavam em cliente e agora estão em regime de teletrabalho, estão a assegurar, da mesma forma, a continuidade dos projetos dos clientes, sendo que essa é a nossa prioridade neste momento.
Estão igualmente a aumentar a colaboração e visibilidade das suas tarefas através de ferramentas colaborativas para facilitar a proximidade e produtividade neste isolamento.
Quais são as condições que o empregador está a assegurar a quem está a exercer em teletrabalho?
Na Abaco todos os nossos colaboradores estão equipados com computador da empresa e telemóvel, podendo assim trabalhar de casa, a qualquer momento. Para casos mais específicos, procuramos também garantir que todos estão conectados à internet, pelo que disponibilizámos vários dispositivos que permitem essa ligação.
Por outro lado, recorremos ainda a ferramentas Microsoft Office que nos permitem estar em permanente contacto com os restantes colegas, clientes, fornecedores e parceiros.
Como se realizam as reuniões de equipa?
As reuniões de equipa realizam-se através de ferramentas Microsoft. Procuramos acompanhar e auxiliar, ainda mais de perto, cada uma das equipas, sendo que fazemos reuniões de ponto de situação diárias ou sempre que se justifique. E mantemos as rotinas que já tínhamos. Sempre demos importância às rotinas das equipas, criar esses hábitos, manter objetivos e agendas claras, e isso tem-se mantido sem ruptura. Estas rotinas revelam-se ao nível de cada projeto, de cada equipa de competência, de cada grupo de trabalho e na equipa de liderança e gestão e são fundamentais para estarmos alinhados.
Os profissionais têm acesso, a partir de casa, a todos os documentos da empresa de que necessitam? Através de que ferramentas?
Sim. Como temos escritórios internacionais, com projetos a decorrer em vários países, todos os nossos documentos encontram-se na cloud e disponíveis a qualquer altura. Utilizamos sempre as ferramentas do Microsoft Office.
Esta estrutura organizacional em teletrabalho já existia pré-Covid-19, foi montada pós-Covid-19, ou já existia e foi reforçada perante este surto?
Este formato de teletrabalho sempre existiu na Abaco. Consideramos que é muito importante existir flexibilidade dentro de uma organização e que permita alguma mobilidade e poder de decisão dos nossos Colaboradores. Assim, desde sempre que, por motivos pessoais ou profissionais, os colaboradores têm a possibilidade de trabalharem, pontualmente ou por norma, em regime de teletrabalho. No entanto, com o aumento exponencial de casos, passamos, obviamente, ao plano de contingência alargada, ou seja, pedimos a todos os colaboradores que trabalhassem a partir de casa, não pondo assim a vida deles e a dos outros em risco.
Como se mantêm os colaboradores motivados, à distância?
A motivação não depende tanto da forma de trabalho presencial ou remota. A motivação depende da união da equipa (não tanto da presença física). Depende de uma liderança próxima, confiante, transparente. A proximidade sempre foi nosso apanágio e isso consegue-se com algumas rotinas e envolvendo as pessoas (nas decisões, nas soluções, nas ações). A confiança nas nossas pessoas sempre foi parte integrante da nossa maneira de estar. A transparência, a comunicação, é agora um desafio maior.
É preciso passar mais informação, dar mais contexto, ser mais claro.
Temos algumas ferramentas que nos vão ajudar nesta tarefa: para além do trabalho que fazemos nas redes sociais, temos um jornal interno, semanal, que será um bom elo de ligação. Temos um sistema para gerir toda a contingência e informação, bem como a situação de cada colaborador, nesta crise do coronavírus (SafeMed). Temos as ferramentas Microsoft, com os sites internos de partilha de informação, partilha de conhecimento.
Nós estamos certos de que a crise vai passar e sairemos mais fortes da mesma, mas é preciso passar essa tranquilidade à equipa. Se mantivermos um comportamento cauteloso e fizermos tudo o que está ao nosso alcance para minimizar os riscos, se tivermos a criatividade para saber ler as oportunidades, e soubermos continuar a seguir o nosso rumo, a nossa estratégia, com as correções necessárias que advêm desta situação, e se soubermos aproveitar o capital humano que temos, seguramente sairemos todos mais motivados, após a superação desta crise.
É, igualmente importante, que entre cliente e fornecedor, parceiro e concorrente se estabeleçam laços de solidariedade ao invés de cada um procurar estratégias de sobrevivência individual. O sucesso na superação desta crise só pode ser coletivo, nunca individual. Mais que nunca, cuidemos uns dos outros e estejamos atentos aos mais frágeis.
Como responsável pelo desenvolvimento de capital humano, como está a encarar esta situação na sua empresa? Os colaboradores estão preocupados com o futuro?
Estamos a desenvolver todos os esforços para superar esta crise. Claro que estamos todos preocupados com o futuro, com o que virá depois da epidemia entrar na fase decrescente. Há sinais evidentes de que se avizinha uma crise. Mas em primeiro lugar temos de ultrapassar a epidemia. Temos de zelar pelo bem estar das pessoas. Agir responsavelmente, evitarmos ser um veículo de transmissão aos outros. E, tanto quanto sabemos, não existe, à data, nenhum caso de infeção pelo corona vírus na Abaco: todos os colaboradores estão a seguir, exemplarmente, todas as regras de precaução recomendadas pela Direção Geral de Saúde.
E porque queremos agir responsavelmente vamos disponibilizar aos nossos clientes, livre de quaisquer encargos, o sistema que estamos a utilizar internamente e que desenvolvemos – o SafeMed – para que possam gerir melhor esta crise e as suas pessoas.
Além de todas as medidas “sanitárias” e sociais já enumeradas, estamos agora a procurar as medidas económico-financeiras que nos permitam “manter as luzes” durante o máximo tempo possível. Estas medidas passarão por contenção de custos e investimentos, mas acima de tudo por procurar desenvolver oportunidades junto dos nossos clientes. É com eles que temos de trabalhar.
Queremos manter todos os que estão no barco connosco, será um esforço coletivo. Mas, obviamente, não controlamos os desenvolvimentos da situação. O que as pessoas sabem é que estamos a trabalhar muito para preservar a Abaco que todos ajudaram a construir, com os valores de sempre.
