Autora: Joana Marques, Senior Account Manager na Actuasys
A
pós dois anos de contingências da COVID-19, nos quais o teletrabalho manteve um papel central como medida de combate à pandemia, este regime de trabalho deixou de ser obrigatório e recomendado em Portugal. Esta mudança no mercado de trabalho veio, contudo, para ficar, tornando-se imprescindível para grande parte dos colaboradores e empresas portuguesas que não pretendem abdicar do modelo de trabalho híbrido.
A adaptação à nova realidade de diferentes regimes de trabalho entre colaboradores da mesma empresa, e da mesma equipa, está a exigir aos Recursos Humanos uma procura e implementação de soluções que facilitem os processos e minimizem as consequências da distância física entre as pessoas, assim como da ausência presencial dos colaboradores nas empresas.
É então necessário dotar chefias e colaboradores de meios e ferramentas que facilitem o seu dia a dia e garantam o cumprimento legal e de políticas internas.
Como garantir o registo de tempos de trabalho em regime de teletrabalho?
Em regime total ou parcial, o teletrabalho, à semelhança de outros regimes de trabalho existentes, não está isento da obrigatoriedade de controlo e registo de assiduidade. De acordo com o artigo 202º do Código de Trabalho, o registo de tempo de trabalho de cada colaborador é obrigatório e deve incluir as horas de início e fim do dia de trabalho, bem como todas as pausas feitas. Assim, as empresas devem assegurar que todos os colaboradores têm os meios necessários para fazer o seu registo de assiduidade, independentemente do local de trabalho.
Em trabalho remoto, a forma mais simples e prática de o fazer é através de um software de assiduidade que disponibilize ferramentas de marcação de ponto online no portal de colaborador, assegurando assim um acesso seguro, através de credenciais individuais e únicas, além de um registo fidedigno.
Como planear e gerir equipas com membros em diferentes regimes de trabalho?
Ter colaboradores em diferentes regimes de trabalho pode dificultar a organização e a comunicação das equipas, e criar distanciamento entre colaboradores e chefias, o que contribui negativamente para a produtividade e sucesso das empresas.
É essencial munir as chefias de ferramentas que permitam um planeamento e gestão simples e otimizada das equipas e assegurem uma comunicação constante com os colaboradores. Do ponto de vista dos colaboradores é importante garantir que têm conhecimento atempado do calendário de teletrabalho, tanto de um ponto de vista individual, como do ponto de vista de equipa.
É essencial munir as chefias de ferramentas que permitam um planeamento e gestão simples e otimizada das equipas e assegurem uma comunicação constante com os colaboradores
Com base no que foi descrito anteriormente, e considerando as necessidades de colaboradores e chefias, partilhamos as funcionalidades essenciais que deve assegurar:
Para Chefias
- Criação de escalas de teletrabalho para a equipa
- Possibilidade de registo de exceções (dias adicionais em que é prestado teletrabalho)
- Autorização de pedidos de prestação de trabalho remoto
- Consulta de quantos e quais colaboradores se encontram em teletrabalho
- Emissão de mapa de teletrabalho
Para Colaboradores
- Marcação de ponto online nos dias em que presta teletrabalho
- Consulta de dias alocados a teletrabalho
- Pedido de prestação de trabalho remoto em datas (ou intervalos de datas) específicos
- Possibilidade de receção automática do mapa de teletrabalho da equipa por email
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