Todos os dias nas nossas organizações desejamos e procuramos profissionais empenhados, dedicados, comprometidos, que vistam a camisola e dêem constantemente o seu melhor, mas temos de estar conscientes de que tal só é possível com um grande envolvimento dos colaboradores, envolvimento esse que se começa a construir antes mesmo da sua entrada pela porta da empresa no primeiro dia de trabalho.

O onboarding é o processo através do qual integramos um novo colaborador, disponibilizando-lhe as ferramentas necessárias para que se adapte à função e à empresa. Na prática, é um processo de engagement, devidamente estruturado e avaliado, que deve ser ajustado à cultura organizacional e às funções.

A forma como recebemos e integramos na empresa afecta o desempenho, a satisfação e motivação global de quem acabou de ser admitido. Do ponto de vista das organizações, ajuda a reter os seus talentos, a diminuir custos com recrutamento e formação, ao mesmo tempo que promove o seu employer branding.

Um adequado onboarding pode alongar-se no tempo, mas deve ser encarado como um investimento pois traz consigo um retorno incalculável!

Devem cumprir-se fases importantes e promover iniciativas, algumas delas bastante simples, mas que farão toda a diferença.

Durante o recrutamento, é fundamental apresentar a empresa e a função de forma objetiva, certificando-se que há um correto alinhamento entre o que é transmitido e a realidade.
Na preparação da admissão, há que fornecer ao colaborador, de forma aberta e honesta, todas as informações relevantes e úteis sobre a empresa e o apoio de que necessite, assegurando que estará tudo pronto para o receber.
Planear uma adequada receção no primeiro dia é um passo em direção ao sucesso: uma visita guiada pelas instalações, a apresentação da Administração e dos colegas, um posto de trabalho devidamente equipado, um mail geral de boas vindas, um convite para almoçar são algumas das ações que podem contribuir para o bem estar do recém chegado.
Elaborar um programa de formação eficiente que promova o desenvolvimento do know how necessário para o desempenho da função mas também um conhecimento mais alargado sobre os produtos/serviços da empresa e o funcionamento da mesma, promovendo sempre que possível formação side by side com colegas mais seniores, é um dos factores que estimula uma maior adequação da posição ao colaborador contratado.
É essencial que se introduzam vários momentos de follow up e feedback ao longo do processo, devidamente identificados e comunicados, dando oportunidade para rever algum aspeto significativo. É fundamental criar momentos de avaliação mais formais, sempre com um foco construtivo, em prol da melhoria contínua do desempenho.
A comunicação aberta e genuína, a disponibilidade, o espirito de equipa, a entreajuda, os momentos de socialização, organizados ou espontâneos, são agentes ativos no desenvolvimento de competências, quer técnicas, quer comportamentais.

A chegada de um novo colaborador é um momento importante para a organização que tem expectativas sobre o seu desempenho e contributo para o negócio, mas é um marco ainda mais significativo para quem chega a um novo ambiente, com novas responsabilidades. Desta forma, é extremamente importante que o novo colega se sinta acompanhado, que tenha oportunidade de conhecer a empresa no seu todo e o seu papel dentro da mesma.

E como podemos reconhecer se um processo de onboarding foi bem sucedido? Quando os nossos colaboradores se identificam com a cultura e os valores da organização, se sentem confiantes no desempenho das suas funções e contribuem de forma proativa para o desenvolvimento da equipa e da empresa.

Se é preciso uma aldeia inteira para educar uma criança, também é verdade que é precisa toda uma empresa para acolher e integrar um novo colaborador: Envolva toda a equipa. Todos, à sua medida, são essenciais para que o novo colega se sinta verdadeiramente on board.

Por: Sofia Antunes, diretora de RH da Grenke Portugal