Autoras: Maria João Martins, Andreia Ferreira, Joana Martins, Sandra Xavier, Sofia Caetano e Alícia Marques
Psicólogas clínicas dos Serviços de Saúde e de Gestão da Segurança no Trabalho dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra e autoras do livro STOP Procrastinação! (2023) PACTOR
O que é a procrastinação?
Frequentemente, acreditamos que procrastinamos porque não nos importamos com a tarefa, somos preguiçosos ou estamos desmotivados. No entanto, a procrastinação é um processo complexo que não pode ser explicado desta forma redutora! Para lidarmos com ela ou a reduzirmos na nossa equipa, precisamos de compreender melhor em que consiste.
Procrastinar envolve duas etapas: adiar ou evitar voluntariamente uma ação e a realizar uma atividade alternativa mais estimulante ou menos aversiva, mesmo trazendo consequências negativas. Alguns autores defendem ser um traço de personalidade associado a determinantes situacionais como o stress, ansiedade, tédio, ambiguidade ou aversão à tarefa, espelhando uma dificuldade humana em regular pensamentos e emoções difíceis e definir necessidades e prioridades.
No contexto laboral, podemos notar a procrastinação no “sonhar acordado”, no prolongar o coffee break ou no uso do telemóvel durante o horário laboral. Embora sem ter intenção de prejudicar o empregador, colegas ou clientes, todas estas formas de procrastinação associam-se habitualmente a consequências negativas.
Porque procrastinamos?
Quando nos confrontamos com determinadas tarefas, por várias razões (internas e externas) podem surgir emoções e pensamentos difíceis. Como qualquer ser humano quando confrontado com o desconforto, surge o impulso de adiar ou evitar. Envolvemo-nos, então, num padrão de procrastinação, que, a curto-prazo, se manifesta num alívio do desconforto. No entanto, o adiamento traduz-se em consequências negativas para nós e para a tarefa, o que potencia os pensamentos e emoções difíceis, mantendo o ciclo da procrastinação.
Figura 1. O ciclo da procrastinação (Retirado de “STOP Procrastinação”, PACTOR, 2024)
Sabia que?
– A procrastinação nos líderes pode ser confundida com um estilo de liderança mais passivo. No entanto, isto não é realidade! A procrastinação nos líderes muitas vezes está associada ao processo de tomada de decisão.
– Líderes que procrastinam na tomada de decisão podem levar a uma menor produtividade de funcionários mais abertos à mudança e focados na inovação.
– A procrastinação é mais comum nos membros da equipa com mais responsabilidades.
– Variáveis como o compromisso, criatividade, flexibilidade e gestão de tempo eficaz podem traduzir-se numa diminuição da procrastinação.
– Estimular o sentido de pertença, promover uma comunicação eficaz e encorajar a autonomia associa-se a níveis mais baixos de procrastinação.
– Líderes que procrastinam influenciam os seus funcionários a procrastinar, uma vez que dependem de si.
Dicas para combater a procrastinação (sua e da sua equipa!)
- Reconheça as emoções e os pensamentos negativos acerca de si e das tarefas. Este é um bom primeiro passo para perceber o que está a acontecer.
- Relembre-se das razões pelas quais é importante fazer a tarefa.
- Torne o trabalho menos repetitivo e mais criativo.
- Adote um estilo de liderança mais encorajador e menos crítico.
- Faça pausas planeadas durante o trabalho para recuperar a capacidade atencional.
- Respeite as diferenças individuais.
- Clarifique as funções de cada membro da sua equipa e o seu contributo na estratégia a longo prazo da empresa/instituição.
- Promova, sempre que adequado, a aquisição e treino de competências de tomada de decisão para si e para membros da sua equipa.
- Utilize estratégias de regulação das emoções eficazes e, combatendo a sua própria procrastinação, poderá modelar comportamentos mais adequados na sua equipa!
- Comece agora, só 5 minutos…!
