Como preparar um (verdadeiro) home-office

Embora os home office sejam considerados cada vez mais como uma tendência, a necessidade de ficar em casa, incentivada pela crise do COVID-19, acelerou o processo de adaptação. Se, por um lado, esta pandemia está a reformular os modelos de negócios e a massificar o trabalho remoto, por outro há cuidados importantes a ter.

Perante as condições atípicas que vivemos, cada vez mais percebemos que não vamos voltar ao “normal” assim tão cedo e é muito provável que tenhamos de intercalar a vida “normal” com períodos de afastamento social, sendo que o trabalho remoto tornou-se agora numa realidade que veio para ficar. Desta forma, perante o novo normal, agora assim apelidado, teremos de passar a incorporar hábitos novos e aprender a viver com um vírus que veio para ficar durante algum tempo.

Assim, é essencial que as organizações incentivem os seus Colaboradores a preparar os seus home office seguindo algumas recomendações de forma a que consigam ao máximo manter a sua produtividade e eficiência. Deverão ser encaradas estas recomendações como novas regras de saúde e segurança no trabalho, políticas, normas e procedimentos internos, que devem procurar cumprir, nomeadamente: 

1. 1. Definir o espaço de trabalho e criar regras com a família: Esta é uma das medidas mais importantes, no qual devem escolher o melhor local, na vossa casa, para trabalharem e encarem-no como se estivessem no escritório e preparem-no para estar nesta situação a longo prazo. Procurem perceber se conseguem trabalhar de forma isolada, sobretudo, quando tiverem uma conf call.
   2. Equipamento: É essencial que cada colaborador tenha ao seu dispor todo o equipamento que necessita para tornar o espaço, não só funcional, mas também “ergonómico”. Para além de uma boa ligação à internet e um software de comunicação entre equipas e clientes, é essencial procurar usar um monitor para melhorar a postura cervical e não cansar tanto os olhos, trabalhar com rato e com os pulsos bem apoiados (se possível, um teclado), e algo que muitas vezes é identificado como pouco importante, mas que é fundamental, é a cadeira que se usa. Esta deve permitir uma postura correta e ser confortável. Existem empresas que disponibilizaram aos seus colaboradores as cadeiras do escritório para ajudar neste set up do home office. 
   3. Pausas: Existe um conjunto de exercícios muito simples, que se podem fazer até na cadeira onde se estiver a trabalhar, embora seja preferível levantar-se periodicamente (a cada hora, pelo menos uma vez). É importante dar descanso ao corpo e aos olhos. As pausas podem ser aproveitadas para fazer os exercícios ou para pequenas tarefas. 
   4. Rotinas de higiene e vestuário: Cumprir as rotinas normais do trabalho presencial em relação a roupa e higiene. Neste ponto, é preciso disciplina, é importante que não se fique de pijama o dia todo. Além disso, ao fazer conf calls, dado este isolamento social em que estamos (queremos encurtar distâncias) e para melhorar a comunicação (sabemos que estar atento à comunicação não verbal a torna mais eficaz), é preferível ligar a câmara (exceto se houver problemas com a largura de banda). E se não estivermos apresentáveis, o momento pode tornar-se estranho…A apresentação pode perfeitamente ser informal, desportiva, casual, confortável.
   5. Horário de trabalho: É tão importante como o horário presencial e deve ser cumprido com o mesmo rigor, na medida do possível. Nas ferramentas de comunicação online, a atitude correta é ficar online na hora da entrada, e offline na hora da saída – ou mudar o status em conformidade. Porém, a hora de saída é um dos pontos mais importantes e deve ser cumprido com o mesmo rigor do horário de entrada, o que, para ser atingido, também exige um bom planeamento das tarefas do dia. A tentação de continuar a trabalhar é perigosa e cria, cada vez mais, uma indefinição do que é horário de trabalho e o que é horário de estar em casa com a família, o que não é positivo. Ao fechar o computador, pensar numa atividade de final de dia, que envolva a família, ou algo mais físico (um pequeno passeio…) para ajudarmos o nosso cérebro a separar o trabalho da vida familiar e pessoal. Anteriormente era a viagem entre casa e o escritório que cumpria esta função.

Face a este contexto, o home office vai continuar a ganhar espaço no mercado de trabalho, mas isso não quer dizer que ambientes corporativos comuns deixem de existir. O home office será mais uma opção de modelo de trabalho para a empresa e para o colaborador, mas é essencial que se tente ao máximo manter uma rotina diária e incorporar algumas regras, caso contrário poderemos achar que estamos a ser produtivos, mas, rapidamente, poderá tornar-se em algo negativo, desmotivante e extremamente cansativo.

Por Ângela Santos
Board Member e responsável pelo Desenvolvimento de Capital Humano, Abaco