Espaços de trabalho flexíveis: alternativa ao teletrabalho e ao escritório tradicional

No dia 1 de outubro, deixou de ser recomendado o trabalho a partir de casa, pelo que deverá esperar-se que a maioria das empresas chame de volta os seus colaboradores aos escritórios. Contudo, no debate sobre a preferência entre escritórios e teletrabalho, existe uma terceira via que está a ganhar cada vez mais ímpeto: os espaços de trabalho flexíveis.

Em 2020, a Savills lançou, em resposta à pandemia COVID-19, o Savills Office Fit no mercado EMEA, para ajudar proprietários e ocupantes a adaptarem e melhorarem os seus espaços de escritórios. Passado um ano, a Savills analisou o que mudou na visão, perspetivas e expectativas em relação aos novos espaços de trabalho.

Em Portugal, os resultados demonstram que 87% dos inquiridos considera que é necessária a manutenção do espaço físico de escritório da empresa para o bom funcionamento da organização. Contudo, é notório o fortalecimento do conceito de espaços de trabalho flexíveis, como cafés, hotéis, centros de negócios e bibliotecas públicas. Estes são espaços fora de casa e do local habitual de trabalho, por norma mais perto das residências dos trabalhadores, que permitem beneficiar de deslocações de mais curta duração.

À medida que as empresas reconhecem alguns dos benefícios no trabalho a partir de casa ou as vantagens da adoção de um modelo mais híbrido, a procura por espaços de trabalho flexíveis torna-se cada vez maior. Espaços que eram anteriormente utilizados para outros fins são agora sujeitos a transformações para receberem de novo os colaboradores. É o exemplo de algumas cadeias hoteleiras, que já apostaram na reformulação das suas áreas de forma a criarem espaços de trabalho flexíveis.

Os dados demonstram que os espaços alternativos de trabalho estão a receber mais interesse por parte dos ocupantes, constituindo uma opção válida para a estratégia global da empresa, revestida pelo fator da flexibilidade contratual, atrativo para muitas empresas que poderão classificar ainda o futuro como incerto.

O tempo de deslocação entre a casa e o escritório tem um peso considerável na experiência de trabalho, sendo importante que os escritórios estejam fixados em localizações com uma robusta oferta de transportes públicos, bem como uma rede de serviços e comércio. As localizações que consigam responder a estes critérios conseguirão manter níveis elevados de procura e a resiliência dos valores de renda praticados.

À semelhança do que se tem vindo a verificar noutros mercados europeus, em Portugal, a procura por espaços flexíveis será uma tendência que irá continuar em crescimento, como consequência do contexto pandémico que conduziu ocupantes a uma análise profunda dos seus modelos organizacionais, com implicações diretas na reorganização de postos de trabalho.

Em Portugal, apenas 19% dos inquiridos não acederiam a estes “escritórios-satélite” fora dos centros urbanos, ou a centros de coworking mais perto do local de residência.

Leonor Botelho, Associate Architect da Savills Portugal, indica que “A razão de retornar ao escritório continua a ser a mesma de sempre: reunir pessoas em torno de um objetivo comum, em que a colaboração, o talento e o bem-estar devem estar no centro da estratégia empresarial. Assim, torna-se essencial implementar espaços de trabalho menos densos e que permitam melhorar, em vez de dificultar, a flexibilidade e a experiência do utilizador”.

Acrescenta que “Os satelite hubs que vemos nascer, sobretudo nas zonas periféricas dos grandes centros, proporcionam um espaço flexível que serve as necessidades de colaboração remota dos colaboradores das empresas, muitas vezes em modelo coworking, que atuam como um suplemento temporário ou permanente ao portefólio das empresas”.

Maioria dos portugueses gostaria de trabalhar pelo menos uma vez por mês a partir de casa

Analisando múltiplos indicadores, a Savills avança que o trabalho em casa supera o escritório nas categorias “Tempo em Família”, “Concentração & Focus” e “Horário de Trabalho Flexível”.

Nos restantes, o escritório coloca-se no topo das preferências dos inquiridos, levando ampla vantagem face à residência nos indicadores “Número Regular de Horas de Trabalho”, “Apoio da Gestão”, “Apoio dos Recursos Humanos”, “Mentoring”, “Networking”, “Trabalho Equipa”, “Cultura & Espírito de Equipa”, “Progressão de Carreira”, “Velocidade Banda Larga/Conectividade”, “Crescimento Pessoal” e “Sentimento de Pertença”.

Antes da pandemia, em Portugal, somente entre 5% e 10% da população trabalhava a partir de casa. Estima-se, ainda, que 90% dos portugueses gostaria de trabalhar a partir de casa pelo menos uma ou duas vezes por mês, com 2% a continuar a preferir o trabalho exclusivamente a partir do escritório a full-time.

Empresas devem adotar medidas que transmitam confiança no regresso aos escritórios

No começo de um novo ciclo pós-pandemia, as organizações devem adaptar os seus escritórios de forma a conseguirem transmitir aos seus colaboradores um sentimento de segurança face ao regresso a estes espaços.

Para muitos colaboradores, a mera contemplação da ideia de regressar ao escritório pode ser uma fonte de ansiedade e preocupação, considerando que a pandemia ainda é uma realidade.

Com isso em mente, as empresas devem implementar medidas que permitam a melhor integração ou reintegração possível dos colaboradores, após meses de confinamento e de teletrabalho. Os dados mostram que 65% dos inquiridos considera que uma boa gestão do fluxo de pessoas no escritório permitirá promover a confiança na segurança do regresso. Adicionalmente, 48% vê como importante o desenvolvimento de iniciativas de promoção de cuidados de saúde e bem-estar por parte da empresa, como mais uma medida que permita promover a confiança para retomar a operacionalidade de modo presencial.

É ainda de destacar que 30% considera que a aposta na sustentabilidade e na melhoria da certificação ambiental dos edifícios de escritórios é um fator que incute maior confiança e otimismo no regresso a esses espaços de trabalho. Também a implementação de políticas de redução de ruído e de protocolos robustos de higienização das estações de trabalho é considerada indispensável para esta nova geração de escritórios pós-pandemia.

Quanto às principais amenities que devem figurar nestes espaços de trabalho, o top 3 inclui áreas sociais, locais de trabalho especificamente dedicados à realização de videochamadas e pequenas salas com tecnologia de áudio e de vídeo.

No final de contas, não existe uma única solução que se adeque a todas as organizações, pois cada uma tem a sua própria identidade e dinâmicas. Desta forma, cada organização deverá traçar um plano de regresso ao escritório que melhor traduza a sua cultura e os seus valores.

          Ana Redondo, Offices Associate Director da Savills Portugal, refere que “Os escritórios irão assumir um papel importante na relação comunicacional entre a empresa e os seus colaboradores. Para isso, terão de adotar um formato multifuncional e de se adaptar aos novos ritmos laborais, ao modelo híbrido que veio para ficar e à forma como as pessoas preferem trabalhar. Ir ao escritório tem de ser realmente produtivo e envolvente”.