EXCLUSIVO: Estará o fim dos escritórios físicos à vista?

Parte dessas medidas veio alterar totalmente o ambiente de trabalho. Cada vez mais os postos de trabalho tornam-se impessoais: manter um espaço com o mínimo material possível e apenas o necessário ao exercer de funções colocou de parte muitos dos elementos que faziam do posto de trabalho um local confortável, familiar e pessoal. Para quem mantém o trabalho presencial, passa agora a adaptar-se a um ambiente mais frio, mais desconfiado, onde as fotografias dos filhos, amigos ou amores têm de ficar de lado, para dar espaço a um vazio que se adota em nome da segurança e da higiene. Como se o local onde a maior parte dos trabalhadores passa grande parte do dia fosse agora do vírus, e não deles.

E num mundo onde o teletrabalho é cada vez mais uma opção, não há como não nos questionarmos: estará o fim dos escritórios físicos à vista? Para nos ajudar a responder a esta questão, o InfoRH falou com Carlos Gonçalves, CEO da Avila Spaces, e com Jorge Valdeira, Country Manager Portugal da IWG plc, ambos responsáveis pelas duas empresas de referência nacional em Business Centers e espaços de coworking.

Qual é a situação atual relativamente ao arrendamento dos escritórios físicos? 

«Somos animais sociais e, como tal, necessitamos de contacto presencial e regular com colegas, clientes e parceiros. O escritório tradicional será sempre importante para muitas empresas, por uma questão de cultura, privacidade e logística. A pandemia veio acelerar uma tendência que já se verificava no que respeita à adoção de modelos flexíveis de trabalho, mas acredito num formato equilibrado que permita aos profissionais combinar o escritório com o home office e um terceiro espaço, como o cowork.»

Quem o diz é Carlos Gonçalves, CEO do Avila Spaces, um centro de negócios no mercado dos espaços de trabalho flexíveis em Portugal. O Avila Spaces oferece vários serviços, como escritórios físicos, escritórios virtuais, coworking, cowork corporativo, assistente virtual (lançado durante a pandemia para assegurar o atendimento telefónico personalizado em altura de teletrabalho) e salas de reunião.

Em abril, o Avila Spaces revelou um aumento de procura de 38% por escritórios virtuais, contando com 491 clientes ativos na modalidade de escritórios virtuais. Carlos Gonçalves admite que «além de haver muitas empresas a desistir do escritório tradicional, há uma clara tendência para as empresas reduzirem a área ocupada». Neste sentido, o Avila Spaces tem sentido «um aumento da procura de espaços de Cowork Corporativos e Escritórios Virtuais».

Jorge Valdeira é Country Manager Portugal da IWG plc e acredita que «os tempos em que vivemos realçaram o facto de que poder usar um escritório sem ter de investir em obras e equipamento e sem criar um compromisso para vários anos dá às empresas uma flexibilidade enorme quanto ao seu workplace». E acrescenta: «qualquer que seja o cenário futuro, [as empresas] sabem que vão sempre poder ajustar muito rapidamente o seu espaço e a sua despesa às novas realidades do seu negócio».

A IWG plc é uma organização (que contém várias empresas, como a Regus) que oferece espaços de trabalho e escritórios, com opções que variam de um coworking de uma hora ou um dia a arrendamentos de escritórios por vários anos, permitindo que pessoas e empresas trabalhem onde, quando e como quiserem.

Para a IWG plc, o fluxo de entradas e saídas de clientes tem-se mantido numa situação próxima do normal, já que todos os meses existem diversos movimentos de clientes. Isto porque os clientes «não fazem um arrendamento convencional, contratam um serviço integrado, um espaço de trabalho pronto a usar com tudo o que isso significa para além do escritório físico».  Jorge Valdeira acrescenta ainda: «abrimos duas unidades nos últimos meses, uma Regus na Quinta do Lago em julho e um Spaces em Lisboa no Marquês Pombal em abril, e ambas estão a ter um ritmo de entrada de clientes muito satisfatório». Na opinião do profissional, «a existência de uma rede de localizações diferenciadas é uma enorme mais-valia».

Quais são as alternativas ao escritório físico?

Para Jorge Valdeira, «quando as necessidades do cliente se alteram, há normalmente outras soluções por que se pode optar». De acordo com o profissional, uma alternativa ao escritório físico poderá ser um escritório virtual, «que pode até incluir alguns dias por mês de utilização de escritório físico, o que é uma boa opção para quem pretende trabalhar parcialmente a partir de casa ou de outro local».

No caso da IWG plc, é ainda possível optar «por uma solução de membership» que permite usar os lounges em vários locais, o que pode ser bastante benéfico e económico para trabalhadores móveis. Tudo isto pode, por exemplo, ser conjugado com a utilização de salas de reunião que, no caso da IWG plc, «estão disponíveis mesmo para clientes não residentes». No fundo, Jorge Valdeira acredita que pode ser uma grande vantagem recorrer a um serviço de espaço de trabalho flexível ao invés de recorrer a um arrendamento convencional.

No caso do Avila Spaces, Carlos Gonçalves confessa que «o Cowork Corporativo tem-se revelado uma solução muito interessante no contexto atual». Isto porque este tipo de espaços pode ser utilizado por empresas de diferentes ramos de atividade, «numa lógica de “Escritório Satélite”». No fundo, esta solução existe para as empresas que procuram «solucionar o problema do isolamento associado ao home office, com todas as consequências negativas para os colaboradores e para as empresas, do ponto de vista da motivação, produtividade, gestão de equipas de trabalho à distância, processos onboarding e cultura empresarial», acrescenta o profissional.

O teletrabalho veio para ficar?

A resposta de Carlos Gonçalves a esta pergunta é afirmativa, no entanto o profissional acredita que «várias organizações se estão a questionar se o modelo de trabalho híbrido, que contempla dois espaços (casa e empresa), é sustentável a médio prazo». E deixa a pergunta: «Fará sentido abranger um terceiro espaço que seja uma alternativa à residência dos colaboradores, considerando que muitos deles não reúnem condições para trabalhar em casa, sentem-se isolados e têm necessidade de sociabilizar com os seus colegas e encontrar o foco necessário para serem mais eficientes e produtivos?» De acordo com Carlos Gonçalves, «os espaços de Cowork Corporativos poderão dar resposta a esta necessidade, traduzindo-se numa situação “win-win” para as empresas e para os colaboradores, não só do ponto de vista de racionalização de custos, mas, acima de tudo, na ótica da gestão das equipas de trabalho e das políticas de retenção e atração de talento».

O Avila Spaces realizou um estudo, no mês de junho, sobre o teletrabalho no futuro, e concluiu-se que o regime híbrido é uma tendência que se irá manter no período pós-pandemia. No fundo, irá haver uma combinação entre trabalhar nos escritórios da empresa e fora, de forma a também equilibrar os momentos de trabalho e lazer.

Jorge Valdeira é da opinião de que «os benefícios do trabalho remoto são bem compreendidos há algum tempo, mas a sua adoção sempre encontrou diversas barreiras». No entanto, a verdade é que «a maioria das empresas não estava preparada para esta mudança e por isso a solução de simplesmente trabalhar em casa foi a regra». No entanto, este profissional acredita que esta “regra” trouxe também consigo benefícios ambientais e sociais que se tornam cada vez mais óbvios. E acrescenta: «um espaço de trabalho não tem de ser um escritório físico permanente num local pré-definido – muitas empresas e profissionais já o tinham descoberto e neste momento muitas outras se lhes estão a juntar.» Quando questionado sobre o fim dos escritórios físicos, o profissional afirma que «as várias soluções que estão dentro do conceito geral de escritórios físicos vão continuar a existir e a ser dominantes». E acrescenta: «A forma como os mesmos se estruturam, a sua localização, a forma como são utilizados pelas empresas, trabalhadores e profissionais independentes irá continuar a evoluir; e certamente que a mudança será agora mais rápida e mais profunda do que no passado recente. E a transição de soluções mais convencionais para um espaço de trabalho flexível será uma tendência em muito rápido desenvolvimento.»

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