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gestão de despesas é um processo fundamental em qualquer empresa para garantir que os recursos financeiros são utilizados de forma responsável e transparente.
No entanto, é ainda fonte de muitas ineficiências, podendo mesmo provocar fricção com os trabalhadores.
“Demasiadas empresas ainda dependem de folhas de Excel, processos manuais e sistemas desatualizados para gerir as despesas dos seus colaboradores, o que resulta em desperdício de tempo e recursos. Ao adotar ferramentas inteligentes e automatizadas, potenciadas por Inteligência Artificial, é possível agilizar a validação de despesas e o processamento de reembolsos, assegurando maior precisão, controlo financeiro e eficiência operacional”, explica Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest.
Para ajudar a otimizar o trabalho das equipas financeiras, a Paynest, plataforma integrada que simplifica os processos financeiros entre empresas e colaboradores, partilha cinco dos erros mais comuns na gestão de despesas e como evitá-los.
1. Usar métodos manuais
Folhas Excel, recibos em papel e aprovações via email são métodos ultrapassados que contribuem para erros humanos, fraudes e perda de tempo e dinheiro.
A utilização de tecnologia que possibilite a automatização da gestão de despesas permite detetar inconformidades com orçamentos pré-estabelecidos ou políticas da empresa no momento da submissão, eliminando falhas e aumentando a precisão no controlo financeiro.
2. Processos de submissão e aprovação desorganizados
Sem um sistema bem delineado, a gestão de despesas torna-se demorada e inconsistente: informação dispersa, vaivéns de emails para esclarecimentos, pedidos parados sem seguimento.
Definir um fluxo de aprovação claro e estruturado, suportado por ferramentas que viabilizem a intervenção de múltiplos aprovadores remove barreiras e traz fluidez, ao mesmo tempo que garante a uniformidade e rastreabilidade das despesas.
3. Reembolsos demorados
Quando é o colaborador a fazer o pagamento, a demora no reembolso pode agravar o seu stress financeiro e afetar a sua produtividade. A desburocratização do processo de submissão e aprovação de despesas e a automatização dos pagamentos põem fim a atrasos desnecessários, enquanto o recurso a transferências imediatas assegura que os colaboradores são reembolsados no momento em que a despesa é aprovada.
Acabar com a incerteza e falta de transparência contribui para fortalecer a relação de confiança do trabalhador com o empregador.
4. Dispersão de informação
A ausência de visibilidade adequada sobre as despesas compromete o trabalho das equipas financeiras, dificultando a identificação de padrões de consumo, a verificação do cumprimento das diretrizes da empresa e a consequente prevenção de gastos desnecessários ou fraudes.
É essencial ter acesso a dados em tempo real para acompanhar as despesas à medida que estas acontecem. A implementação de dashboards interativos e de relatórios personalizados permite maior transparência e um controlo mais rigoroso, auxiliando a tomada de decisões informadas.
5. Processar as despesas mensalmente
Por ainda ser um trabalho altamente manual, a generalidade das empresas espera até ao fecho do mês para fazer a reconciliação financeira e vincula os reembolsos a esse processo. Porém, esta acumulação de despesas aumenta o risco de falhas e discrepâncias.
Tornar a reconciliação flexível e dissociá-la do reembolso através de um sistema integrado possibilita à empresa validar as despesas de forma contínua e garantir que os colaboradores são pagos de imediato.
A Paynest disponibiliza ferramentas digitais que otimizam a gestão de despesas, libertando tempo das equipas financeiras para se focarem em tarefas de maior valor estratégico.
A solução é alavancada por IA para deteção de inconformidades e emissão de alertas para prevenção de fraudes, permite aprovações diretas na app e dá acesso a insights em tempo real.
É também possível gerir mapas de kms e ajudas de custo de modo totalmente digital e em conformidade com a lei da desmaterialização de documentos e processamento eletrónico (DL 28/2019). Ao substituir processos manuais por soluções inteligentes, as empresas obtêm maior rigor financeiro e uma operação mais fluida e eficaz.
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