A Softinsa optou pelo SAP Concur para revolucionar a gestão de todo o processo de despesas dos seus colaboradores, desde o pedido, até ao lançamento na contabilidade. O novo modelo já está em funcionamento e disponível para os 700 colaboradores. O desenvolvimento e a implementação da ferramenta ficou à responsabilidade da equipa interna de consultores SAP, que se apoiaram nos testes dos key users.
O SAP Concur está associado a diversas vantagens, como a maior visibilidade do processo e o acesso a partir de qualquer lugar e a qualquer momento. Isto, porque pode ser utilizado via browser ou mobile, sendo mais flexível e promovendo a conformidade em toda a empresa.
Para além disto, os documentos físicos são reduzidos, o que contribui para a conservação do meio ambiente, e a gestão das despesas, viagens e faturas é realizada a partir de uma só plataforma. O controlo é aumentado e obtém-se, assim, uma maior agilidade e celeridade na resposta aos colaboradores.
O feedback
João Carvalho, Head of SAP Concur for Southern Europe, Middle East and Africa, afirmou: “O SAP Concur vem agilizar os procedimentos internos desta empresa, permitindo uma solução mais sustentável e mais eficaz para os gestores, por lhes permitir poupar tempo e gastos desnecessários. Já os colaboradores têm tempos de resposta reduzidos e, em minutos, conseguem inserir as suas despesas, conduzindo a autorizações e reembolsos com celeridade”.
O departamento financeiro aponta como principal vantagem a rapidez na aprovação das despesas e a antecipação do pagamento aos colaboradores. O processo está bem organizado e orientado para as necessidades dos profissionais. O workflow é, inclusive, user frindly e o fluxo de aprovações é online, o que permite que o processo seja mais fluido. As reservas de hotéis e voos podem ser feitas, também, online e em tempo real, o que contribui para a redução dos custos.
O processo está bem organizado e orientado para as necessidades dos profissionais.
Paulo Gervásio, Diretor Financeiro da Softinsa, garantiu: “Conseguimos ganhos em matéria de agilidade e de eficiência, com a automação e centralização do processo, permitindo uma maior transparência e conformidade com as nossas políticas internas e regulatórias. Além disso, o processo de reembolso para os utilizadores finais é mais ágil, o que contribui para a satisfação das nossas equipas internas”.
Mais de 80% dos colaboradores entrevistados no primeiro inquérito de satisfação mostraram contentamento, evidenciando a melhoria substancial face ao anterior processo de submissão de despesas, em suporte físico. O SAP Concur foi o eleito, visto que o SAP S/4HANA Public Cloud está a ser implementado na Softinsa. Este trata-se de um projeto interno de transformação digital, para melhorar processos e produtividade. O conhecimento e a experiência da equipa de consultores SAP é beneficiado.
