A gestão adequada dos dados, o uso de plataformas tecnológicas de self-service e o outsourcing são algumas das seis grandes tendências para a gestão de Recursos Humanos e de Salários identificadas pela Seresco, empresa especializada em outsourcing de salários e desenvolvimento de soluções tecnológicas para Recursos Humanos.
1.º – Tecnologia ao serviço de equipas profissionais
Num mercado cada vez mais digital, a maioria dos processos de gestão, como autorizações, arquivo de documentos ou distribuição de salários podem ser automatizados. Para além de não ser uma ameaça para os Recursos Humanos, possibilita uma vantagem competitiva: ao delegar a gestão de tarefas necessárias, mas não estratégicas, os profissionais podem dedicar-se ao desenvolvimento e implementação de iniciativas fundamentais para o benefício da empresa e do seu talento. Existem várias opções de software disponíveis, quase tantas como necessidades diferentes. Por esse motivo, é importante recorrer ao testemunho dos clientes e à história e percurso das empresas que desenvolvem as ferramentas.
É importante optar por aplicações modulares, que permitem implementações progressivas de soluções em função das necessidades da empresa. Além disso, é importante poder contar com níveis de segurança diferentes, de forma a preservar a integridade dos dados tratados (controlo de acessos, perfil de clientes, etc).
Quem compreende melhor as necessidades de um departamento de Recursos Humanos é quem faz parte dele. Contudo, os profissionais devem ter em conta tudo o que as ferramentas do software de gestão lhe podem proporcionar, demonstrado no quadro seguinte:
2.º – Tecnologia de gestão e outsourcing de Salários: mais tempo para a gestão estratégica dos Recursos Humanos
Confiar a gestão de salários a um parceiro especializado pode aliviar o excesso de trabalho da equipa de RH de uma empresa, que poderá assim dedicar-se com mais atenção à componente estratégica do seu trabalho. A gestão de salários é uma tarefa intensiva que, de acordo com as estimativas da Seresco, pode representar uma parte importante do tempo das equipas.
Além disso, um parceiro pode proporcionar experiência e investimento em I&D focado em soluções tecnológicas de gestão de salários. Estas soluções podem oferecer ambientes cloud, através dos quais é mais simples e rápido partilhar informação, aprovar pedidos, verificar documentos, e a partir de qualquer dispositivo ou lugar. Além disso, os fornecedores de soluções de gestão de salários estão a dedicar cada vez mais recursos à inteligência do negócio ou ao Business Intelligence, entre outros, para oferecer valor acrescentado aos seus clientes.
3.º – Gestão dos dados corporativos na era do Big Data
De acordo com a Gartner, em 2017 mais de 8.400 milhões de objetos irão estar conectados. Cada vez gerimos maiores volumes de informação, pelo que é importante conhecer a linguagem dos dados: saber lê-los, analisá-los e partilhá-los para poder transmitir mensagens argumentadas e baseadas em evidências é hoje em dia tão importante como ler e contar era há 100 anos atrás. A analítica está a deixar de ser uma área limitada a especialistas, como os Data Scientists, para ser uma competência transversal a todas as equipas, independentemente do seu perfil e conhecimento técnico.
Por isso, as soluções de self-service de fácil utilização e os quadros de controlo são uma excelente maneira de organizar a informação e apresentá-la de forma intuitiva e visual, para tomar melhores decisões de negócio.
Representar visualmente informação sobre variáveis como o absentismo, a rotação ou formação é uma forma de ajudar os responsáveis de Recursos Humanos a transformar as suas intuições em conhecimento comprovado.
4.º – Self-service: gestão autónoma por parte dos colaboradores
Existem determinadas tarefas que são essenciais para o funcionamento correto das empresas, mas, se forem geridas exclusivamente pelo departamento de RH podem limitar o potencial de competitividade da empresa. Certas micro tarefas tão simples, mas tão importantes, como alterar o número de conta, podem representar uma diminuição da produtividade da equipa quando acumuladas em excesso. Através do portal do colaborador, os próprios trabalhadores possuem o controlo dos seus dados e da sua informação, permitindo maior agilidade na resolução das suas necessidades e maior eficiência na gestão de tempo e quantidade de trabalho da equipa de Recursos Humanos.
A seguinte lista mostra as funcionalidades básicas que um portal do colaborador deve possuir:
- Início: Um quadro de notificações para o colaborador. Geralmente apresenta informação corporativa, com novidades internas ou notícias atualizadas da empresa.
- Organograma: Apresenta o quem é quem da empresa. Particularmente útil em empresas com muitos colaboradores e diferentes escritórios.
- Dados pessoais: Dados básicos. Modificáveis pelo próprio colaborador.
- Salários e pagamentos extra: Permite a revisão, download e impressão dos vencimentos. O colaborador acede quando quer e pode ver o seu histórico de documentação desde a data de entrada na empresa.
- Pedido de férias e licenças: O colaborador solicita através de um calendário os dias de férias e o motivo do pedido. O mesmo segue um workflow, para a chefia selecionada, com o objetivo de aprovação ou não do pedido. Um contador mostra em tempo real os dias usufruídos e os dias pendentes.
- Notificações: Todas as interações com os supervisores ficam registadas nesta página.
- Remuneração flexível: Possibilidade de escolha dos produtos disponíveis, gestão da avaliação de desempenho, gestão das despesas, etc.
- Por sua vez, o Portal do Colaborador deve possuir ainda mais informação a um supervisor ou diretor através de um “Painel de Controlo”
5.º – Sistemas modulares: evolução e gestão da mudança
As tecnologias de informação e comunicação estão a alterar rapidamente a forma como trabalhamos e nos relacionamos. Um processo normalizado hoje, amanhã já pode estar desatualizado, pelo que é importante que o fornecedor de soluções de RH e Salários proporcione ferramentas modulares capazes de se adaptarem às necessidades específicas que cada momento exige.
Porém, o fornecedor deve ir mais longe: deve ser o impulsionador da mudança dos seus clientes, antecipar-se às suas necessidades e propor soluções inovadoras. Ao ter informação atualizada sobre o mercado, possui o conhecimento necessário para fazer estas propostas de valor.
6.º – Suporte Técnico
Embora as ferramentas self-service que proporcionam autonomia ao colaborador sejam essenciais hoje em dia para o responsável de RH, é importante contar com uma equipa técnica que possibilite segurança e apoio nos momentos críticos. Apesar dos vários avanços tecnológicos do mercado, os especialistas de Recursos Humanos necessitam de contar com uma equipa especializada presente, que lhes garanta segurança e confiança.
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