A solução tecnológica Talentia HCM (Human Capital Management) escolhida desde 2011 pela Dia Portugal, detentora das cadeias Minipreço e Clarel, para dar resposta à necessidade de unificar toda a informação existente quanto à gestão da formação interna. Com o objetivo de garantir a gestão otimizada de recursos humanos e a simplificação dos processos analíticos, a solução assume hoje um universo de cerca de 4.000 colaboradores da empresa e os resultados alcançados representam atualmente um importante mecanismo de análise e de gestão para o mesmo.
O principal objetivo da Dia Portugal, foi a introdução de uma ferramenta de gestão unificada, capaz de recolher toda a informação de cada colaborador, gerir o elevado número de formações existentes e emitir, de forma célere, o certificado da formação em causa. Por outro lado, a solução tecnológica a ser implementada deveria ser capaz de responder a tempo, à equipa de gestão quanto à eficiência e custos de cada formação.
Após uma primeira análise à Dia Portugal, foi possível verificar três oportunidades de melhoria internas ao nível da formação, certificação e capacidade analítica. De acordo com os resultados verificados, tornou-se essencial a aquisição de 3 módulos da solução Talentia HCM para definir as prioridades e os processos necessários a curto prazo: módulos Gestão de Colaboradores, Formação e Relatórios.
A necessidade de gerir o histórico de cada colaborador foi o ponto de partida para a integração do primeiro módulo de Gestão de Colaboradores. O mesmo permitiu fazer um levantamento exaustivo da informação, identificar as suas competências e conhecimentos, bem como, o histórico das suas funções na empresa. Desta forma foi possível reunir toda a informação num único sistema de acesso simples e rápido.
“Para nós o projeto surgiu com a necessidade de centralizar num único sistema toda a informação de gestão da formação (cursos, nº de ações, conteúdos, duração, participantes, custos…). Queríamos garantir rapidez e disponibilização de informação fidedigna de forma a cumprir com os requisitos da certificação e das necessidades internas.”, afirma, Carla Anselmo, Directora de R&S, Formação & Desenvolvimento da Dia Portugal.
Uma entidade de formação certificada e emissora de certificados deve ser capaz de gerir na totalidade, o seu circuito de formação e a emissão de forma célere dos certificados necessários. A implementação do módulo Formação do Talentia HCM foi a resposta encontrada para esta necessidade. Através deste sistema foi possível gerir o processo de formação de A a Z, bem como, a emissão automática de certificados. Este processo permitiu disponibilizar a todos os colaboradores o máximo de informação inerente a cada formação, como por exemplo, o conteúdo programático, os objectivos pedagógicos e a duração de cada atividade. Desta forma foi possível gerir a quantidade de ficheiros criados para controlar toda a informação, incluindo a monitorização automática do saldo de horas de formação por colaborador /por ano, produzindo o Relatório Único – Anexo C de forma automática e standardizada.
A integração do último módulo de Relatórios, teve como principal objetivo, dar uma resposta atempada às entidades superiores sobre os indicadores qualitativos de cada formação e seus custos associados. A qualidade de informação obtida, tornou-se válida e fidedigna o que permitiu uma maior autonomia para a criação de relatórios de gestão sobre os colaboradores do grupo.
Carla Anselmo, conclui, “A solução encontrada representa maior fiabilidade da informação, maior eficiência e eficácia na gestão do processo e abre, no futuro, potencialidades de maior optimização com a utilização de outros módulos integrados no mesmo produto. Recomendamos a solução Talentia HCM pela sua eficiência, qualidade e potencialidade da aplicação ao nível de RH, flexibilidade na adaptação às necessidades do cliente e pela qualidade e seriedade de toda a equipa da Talentia Software na gestão de todo o processo ao longo do tempo.”
A implementação foi concluída em 2012 e está prevista a apresentação da versão 9.0 do Talentia HCM, onde a Dia Portugal poderá conhecer as melhorias e novas funcionalidades do módulo de Formação, principalmente ao nível de reporting e gestão de orçamento de formação.
“A Dia Portugal é um excelente exemplo do que acontece diariamente em muitas das empresas, onde a informação sobre os recursos humanos aliada à tecnologia permite uma gestão otimizada da formação. É importante que não só os responsáveis de recursos humanos, mas toda a Direção tenha consciência que ter uma solução que lhes permita agilizar a gestão dos seus recursos, bem como um local central com toda a informação necessária sobre os mesmos e suas valências é uma mais-valia para o dia-a-dia das suas organizações.”, refere, Inês Vaz Pereira, Portugal Managing Directora da Talentia Software, “O Talentia HCM procura integrar todas as necessidades decorrentes de informação de recursos humanos com a sua gestão e planeamento de carreira, gestão de informação para os responsáveis departamentais e gestores de topo, que têm uma visão mais completa e correta de todos os desafios e necessidades que as suas organizações enfrentam.”
