A implementação de soluções disruptivas (RPA) em setores como Recursos Humanos oferece uma série de vantagens específicas conforme ficou demonstrado no estudo “A robotização dos RH nas empresas”, elaborado em conjunto pela Meta4, A Cegid Company e a Future for Work Institute (FFWI), tendo ainda contado com a participação de Capgemini, everis, EY, IBM, Konecta, Prosegur e Uipath.

Como afirma o estudo, o sucesso ou o fracasso na implementação destas soluções inovadoras de RPA (Robotic Process Automation) na área de RH implica ter em consideração uma série de aspetos essenciais.

Alinhamento com o roteiro de automatização da organização

Como ponto de partida, é fundamental alinhar os objetivos da iniciativa RPA com os objetivos estratégicos da organização e com o roteiro de automatização. Da mesma forma, além de procurar o maior retorno em termos de eficiência, será muito importante detetar aquelas áreas da empresa onde há maior recetividade por parte dos utilizadores quanto à adoção de novas tecnologias.

Selecionar o processo a automatizar

Para selecionar o processo a automatizar é necessário perceber o funcionamento e os limites da ferramenta RPA, uma vez que estas soluções não podem ser extrapoladas para todos os problemas existentes na empresa.

Portanto, para escolher com eficácia os processos a automatizar é necessário ter uma visão clara do processo do início ao fim, incluindo tempos, ramos do processo e exceções, para entender o que pode ser padronizado. Por sua vez, a identificação de pequenos ajustes ou a aplicação de reengenharia nos processos antes da robotização também podem trazer grande valor.

Selecionar a tecnologia

Ao selecionar a tecnologia RPA mais adequada, é aconselhável ter em consideração uma série de requisitos fundamentais como a capacidade de integração com outras ferramentas que agreguem valor ao processo, escalabilidade para aumentar a capacidade dos processos automatizados, facilidade de utilização, tanto para os consultores que automatizam os processos como para o utilizadores, bem como a segurança da ferramenta.

Selecionar um parceiro

Caso a empresa não disponha de recursos internos necessários à execução do projeto, é fundamental contar com um parceiro estratégico com experiência na implantação de soluções de RPA e nos processos a serem automatizados. Consoante o alcance do projeto, pode-se considerar a terceirização completa de processos automatizados, contando com um parceiro que também ofereça serviços de Business Process Outsourcing (BPO). Em qualquer caso, a seleção do parceiro adequado não eliminará a necessidade de garantir o alto grau de comprometimento da equipa de TI da empresa com o projeto de implantação do RPA.

Definição do ‘Business Case’

Normalmente, projetos com tecnologias deste tipo são geralmente precedidos de um ‘business case’ por meio do qual o investimento a ser feito é justificado e que deve considerar não apenas o custo total de operação do processo, mas os benefícios derivados da gestão dos processos de forma mais eficiente, rápida e segura.

Gestão das expectativas dos utilizadores

Como em qualquer projeto de mudança tecnológica, a gestão das expectativas e a facilitação do processo de assimilação da nova tecnologia são essenciais para o sucesso. Portanto, será necessário administrar cuidadosamente as mensagens aos colaboradores envolvidos, antes mesmo do início do projeto, e gerir eventuais resistências. E, é claro, devemos garantir que o projeto tenha o apoio dos patrocinadores adequados.

Implementação progressiva

Os especialistas participantes do estudo concordam com a conveniência de começar com projetos curtos (Proof of Concept) que permitem verificar e demonstrar a confiabilidade técnica da solução e identificar antecipadamente os problemas que possam surgir. Da mesma forma, começar com tarefas simples também permitirá conhecer a tecnologia e resolver os problemas de implementação. Uma vez que os primeiros bots mais focados em tarefas específicas tenham sido lançados com sucesso, será possível trabalhar posteriormente com bots mais complexos, capazes de se integrar com um maior número de sistemas e resolver tarefas mais extensas.

Gestão e manutenção das soluções

Por fim, será fundamental definir os novos papéis e responsabilidades, bem como os novos processos de gestão, o modelo operacional, os planos de continuidade do negócio e uma estratégia clara de suporte e manutenção dos robôs.