Autor:
João Araújo – Manager da RAY Human Capital
Como assegurar a eficaz integração de novos colaboradores na era digital?
Num momento de elevada reflexão e readaptação ao nível dos processos de trabalho, e porque se procuram criar novas rotinas e todo um conceito de “nova normalidade”, hoje abordamos o tema do onboarding de novos colaboradores, com enfoque na possibilidade desta integração – que tão fundamental é para assegurar a retenção a longo prazo – acontecer de forma eminentemente remota, mantendo os elevados níveis de engagement.
Um processo de onboarding estruturado e consolidado é a melhor forma de garantir não só um acolhimento eficaz do novo colaborador, mas também a retenção do mesmo. Para garantir a sua eficácia, qualquer processo de onboarding, seja presencial ou virtual, deverá englobar 3 dimensões chave que permitam seguir as boas práticas de mercado: Partilhar conhecimento do negócio; Definir o papel do colaborador na empresa; Conhecer os principais stakeholders internos e externos.
Deste modo, o processo de onboarding pode dividir-se em três momentos distintos, sendo o primeiro a Fase de Preparação (cerca de 1 mês antes da integração), momento este que deve servir como o estabelecimento dos fundamentals que garantirão que o colaborador dispõe dos meios necessários para começar a trabalhar. Neste momento, podem incluir-se atividades como o envio de uma mensagem (por exemplo em formato de e-mail ou um pequeno vídeo) de boas vindas da empresa / equipa, bem como de toda a informação relativa a acessos e logins e garantir a atribuição de um mentor que acompanhará o novo colaborador.
O segundo momento do processo, o Acolhimento e Integração incide já nos primeiros dias de inserção na estrutura da empresa, devendo-se acautelar atividades como o agendamento de sessões em formato de videoconferência, no sentido de apresentar a equipa e permitir a apresentação mais formal do colaborador, transmitir os principais procedimentos internos e começar a introduzir o colaborador aos stakeholders principais com quem se irá relacionar de forma mais regular, permitindo a construção gradual da relação com os mesmos. Torna-se critico, sempre que possível, garantir que a comunicação é efetuada com o máximo de contacto visual por forma a acelerar e fomentar o sentimento de pertença e integração.
A terceira fase é a do Acompanhamento, que será transversal ao período de vida do colaborador na empresa, mas que ganha maior relevância nos primeiros três meses. Destacam-se como principais atividades a assegurar a integração gradual em projetos, sendo recomendável fomentar a participação num primeiro projeto de menor dimensão e que permita ao colaborador conhecer diferentes pessoas e metodologias, dar início a sessões de mentoria, formações / participação em webminars e fomentar o learn-by-doing e ir recolhendo feedback regular.
Conclusões:
Uma vez que o processo de onboarding à distância é mais complexo de acompanhar do que o onboarding presencial, é importante estabelecer contactos regulares com o colaborador, pois a comunicação é crucial. Faça check-ins frequentes com o colaborador, não apenas para discutir temas de trabalho, mas também para obter feedback da sua integração e para comunicar updates da empresa.
É essencial que se defina um plano estruturado do onboarding e que este seja comunicado com clareza ao colaborador, sendo definidos objetivos e timings concretos. Isto diminuirá o possível stress e ansiedade que o colaborador possa sentir, pois o mesmo terá a garantia de que está a ser introduzido às pessoas necessárias, tem conhecimento dos processos e sabe o que é esperado de si.
Outro grande desafio do onboarding remoto é fomentar a conexão entre a equipa e o novo colaborador, evitando que o mesmo se sinta isolado. Para contornar esta situação, crie uma estrutura que equilibre as reuniões de trabalho com momentos mais informais como, por exemplo, um “almoço virtual” onde o colaborador possa conhecer melhor alguns colegas. Poderá também organizar Town Hall Meetings virtuais, onde toda a equipa está reunida em videochamada com o intuito de serem partilhadas informações críticas sobre o dia-adia da empresa bem como de o novo colaborador começar a conquistar o seu espaço de intervenção.
Por fim, é também importante recolher feedback do processo de onboarding, tanto do colaborador como de outros stakeholders que tenham participado, de forma a avaliar a sua eficácia e a definir oportunidades de melhoria futura.
