A Softinsa – especialista em serviços de consultoria, gestão e desenvolvimento de aplicações – foi o parceiro escolhido pelo Novo Banco para a recente implementação da solução SAP SuccessFactors na gestão dos seus RH. Catarina Horta, Diretora de Capital Humano do Novo Banco, fala-nos do processo de implementação e da opção por esta subsidiária da IBM.
Que desafios se colocaram ao Novo Banco quando decidiu implementar a solução da Softinsa?
A implementação da solução SAP SuccessFactors no Novo Banco é um elemento importante na transformação cultural que a instituição está a desenvolver, porque sustenta do ponto de vista tecnológico o ciclo de talento, que pretendemos mais participativo e mais responsabilizante.
É importante que cada colaborador seja o dono do seu desenvolvimento, que domine as ferramentas para que este aconteça e, para isso, uma solução de gestão de desempenho e de avaliação 360º simples, mobile e ajustada à missão e aos valores do banco é fundamental.
Para que a experiência do colaborador seja boa, é essencial ter um parceiro que nos ajude a fazer uma implementação customizada das soluções, para as ajustar às necessidades e fluxos específicos do Novo Banco.
Temos ainda uma preocupação grande por sermos uma organização centenária, com grande histórico e dimensão, que é garantir a migração correta de dados, para evitar perdas ou erros.
Mas existem outros aspetos críticos, técnicos, começando pela integração com os sistemas, já que o banco possui infraestruturas tecnológicas complexas, assim como garantir que a nova solução seja integrada sem interromper as atividades diárias, garantindo sempre a segurança e conformidade regulatória, uma vez que o banco opera sob rigorosos requisitos legais e escrutínios muito apertados dos reguladores nacionais e internacionais.
Por que escolheram a parceria com a Softinsa?
A escolha da Softinsa como parceiro implementador do projeto foi a opção óbvia pelo conhecimento que já tem dos nossos processos e especificidades, sendo já o nosso fornecedor na manutenção do atual sistema de RH, o SAP SuccessFactors HCM, assim como dos módulos de HCM implementados desde 2019: o Portal do Colaborador, a Avaliação de Desempenho e o Recrutamento.
Quais são os principais objetivos com a implementação do SAP SuccessFactors?
Com a implementação do SAP SuccessFactors HCM, o Novo Banco pretende suportar o ciclo de talento com ferramentas ágeis e conectadas.
Este princípio só é possível com a integração das diferentes atividades, desde o recrutamento ao onboarding, do controlo de tempos de trabalho ao payroll, da avaliação de desempenho e desenvolvimento à concretização de saídas e reformas, tudo numa única plataforma.
Acreditamos que, deste modo, conseguiremos aumentar a eficiência e automação de processos, libertando as equipas de RH da carga que hoje têm em algumas tarefas administrativas e garantindo o enfoque em atividades verdadeiramente estratégicas e core de RH.
Esta solução, conjugada com outros projetos em curso, irá permitir a melhoria da gestão de talento e promover uma melhor experiência para os colaboradores.
Quais foram as principais dificuldades na implementação? Como reagiram os colaboradores?
Sempre que avançamos para a adoção de uma ferramenta genérica, neste caso o SAP SuccessFactors HCM, há sempre a inevitável tendência de a customizar e ajustar à forma específica como o banco trabalhava, por forma a minimizar os impactos da mudança, por vezes viciados pelas práticas em vigor há anos.
Esta customização e o afastamento do modelo standard da solução resulta, mais adiante no tempo, em problemas de upgrade e evolução de versões do software, o que já no passado nos impossibilitou de evoluir e aproveitar novas funcionalidades ou, em alternativa, a ver aumentados os custos de desenvolvimento para incorporação das novas releases.
Com esta experiência adquirida, as equipas do projeto estão agora focadas em aproveitar ao máximo a potencialidade da plataforma, procurando usar este momento para simplificar e otimizar os processos de forma a sermos mais eficientes.
Como preparou o banco a transição em termos de comunicação, formação e ajustes de processos?
Se considerarmos os módulos já atualmente disponíveis do SAP SuccessFactors HCM, o Novo Banco preparou a transição com uma abordagem estratégica em duas áreas principais.
Primeiramente, implementámos uma comunicação clara e transparente, divulgando aos colaboradores as mudanças efetuadas e os benefícios que daí resultavam.
Em seguida, divulgámos materiais de apoio (how to do…) de fácil consulta e interpretação, para que todos estivessem preparados para as alterações e ajustes dos processos internos.
Que benefícios advieram desta implementação?
A disponibilização de ferramentas mais funcionais e atrativas para os colaboradores resultou em ganhos para os processos de RH.
Se olharmos para o Portal do Colaborador do SAP SuccessFactors HCM, a sua existência levou à iniciativa de fiabilização de informação pessoal de colaboradores, como sejam a sua morada, habilitações literárias, conhecimentos de informática ou línguas estrangeiras, que são frequentemente utilizados para processos de prospeção para recrutamentos e rotatividade interna.
O modelo e avaliação de desempenho facilitou e acelerou o processo desde 2019, com a definição e padronização de objetivos anuais, corporativos e departamentais para mais de 4.000 colaboradores, acrescido de processos específicos para colaboradores de elevado potencial.
Também a utilização do módulo Recrutamento deu suporte ao redesenho do processo, permitindo gerir e acompanhar mais de 400 anúncios (internos e externos) com mais de 16.000 candidaturas consideradas.
Artigo publicado na edição 154 da RHmagazine, referente aos meses de setembro e outubro de 2024
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