Cláudia Dias
Consultora de Recursos Humanos na Frederico Mendes & Associados
Para que um colaborador se sinta verdadeiramente inserido na estrutura da empresa deverá entender a sua globalidade e total funcionamento. Assim, importa perceber a importância da correta elaboração de um organigrama que demonstre responsabilidades, limites, fluxos de comunicação e possibilidades de progressão de carreira dentro da organização.
Uma dúvida comum nas organizações, principalmente ao nível operacional, é a quem é que os colaboradores e gestores devem prestar contas da sua atividade e qual a estrutura completa de um determinado setor ou departamento. Para esclarecer essas questões, é essencial a definição do organigrama da empresa.
O organigrama define os níveis hierárquicos dos colaboradores, organizando quem deve responder a quem na organização e apresentando uma “fotografia” transversal da estrutura através de uma representação gráfica simples e clara das funções que a constituem. As caixas posicionadas mais abaixo na estrutura indicam, em geral, o nível operacional, enquanto as caixas mais elevadas apresentam os gestores, a direção/presidência e outras áreas que, pela sua transversalidade e importância, conquistam um posicionamento de destaque no gráfico.
Para facilitar o processo de elaboração de um organigrama, destacam-se os seguintes cinco passos:
- Reunir conhecimento amplo sobre as áreas e atividades da empresa. Um erro pode gerar extrema confusão e diversos equívocos entre os colaboradores.
- Listar e separar as funções de todos os colaboradores da empresa, mantendo presente a ideia de que a mesma pessoa poderá assumir diferentes responsabilidades. Lembre-se, no entanto, que mesmo se houver dez profissionais na mesma função, apenas uma caixa a representará . Um organigrama não deve representar pessoas, mas sim funções!
- Representar no organigrama desde a função principal (presidente/CEO) até à função mais abaixo na hierarquia. O organigrama não deve ser usado, nem visto, como uma ferramenta de controlo, mas sim como a representação da gestão administrativa e do fluxo de processos dentro da organização.
- Utilizar cores diferentes para cada nível, de forma a facilitar a visualização. Aposte em ferramentas simples para desenhar o organigrama, como o Microsoft Excel. Assim, será mais simples o processo de preparação do mesmo e ficará mais atrativo visualmente.
- Oficializar o organigrama na empresa, distribuindo-o e apresentando-o pelos diferentes departamentos e deixando-o em local visível para todos os colaboradores.
Resumindo, importa realçar que a definição do organigrama deve ser um exercício de definição, objetividade e clareza. O organigrama é uma ferramenta necessária em toda e qualquer organização, representando a sua estrutura e deixando-a clara, não só aos funcionários, como também às restantes partes interessadas (como clientes, fornecedores e parceiros).
