O ano de 2020 será um ano recordado, por todos nós, como o ano da Pandemia COVID-19, o ano em que as escolas foram encerradas, muitas empresas entraram em layoff, muitas pessoas em teletrabalho, famílias inteiras a viver diariamente nas suas casas tendo que conciliar a vida profissional com a vida familiar e escolar.
A sociedade (Estado, Empresas, Famílias) viu-se obrigada a ser cada vez mais ágil na forma de (re)pensar, (re)agir e (re)adaptar.
Diariamente o Governo apresenta medidas para fazer face a esta crise não apenas de saúde pública, mas também económica, visando dar apoio às empresas e aos trabalhadores.
As empresas, de modo a garantirem a sua sobrevivência futura, readaptam a sua gestão, (re)organizam-se e reinventam-se nos seus processos de negócio e operativos, nas equipas internas, mas também na relação com clientes, fornecedores e parceiros. Ajustam-se para um mercado novo e procuram novas oportunidades, actuando de forma estruturalmente diferente.
O regresso, à vida numa realidade de “desconfinamento” está para breve, prevendo-se o levantamento progressivo do Estado de Emergência e de algumas medidas que surgiram devido ao COVID-19, no entanto a ameaça do vírus continua e a prevenção é a palavra de ordem.
As empresas terão que garantir aos seus colaboradores um regresso seguro, o que pressupõe a adopção de medidas extra de higiene e segurança no trabalho, mas também a aposta em novas formas de trabalhar, de comunicar e de gerir, à distância, tirando proveito da inovação tecnológica.
Sabemos que a forma de trabalhar já não será a mesma: novas formas de gestão das equipas, desburocratização de processos, generalização do teletrabalho… Todos os ajustes a estas mudanças foram possíveis graças às tecnologias de informação.
Para garantir um regresso seguro às nossas instalações a Uniksystem apostou num modelo seguro, rápido e eficaz, para assegurar a segurança de todas as partes: colaboradores internos e externos, clientes, fornecedores, parceiros…
Como a Uniksystem está a preparar o regresso?
Teletrabalho preferencial
As empresas devem manter a possibilidade de teletrabalho, sempre que possível e para as funções em que o trabalho pode ser exercido sem dificuldades. Possibilitando às equipas esta gestão, irá facilitar a não aglomeração de colaborados dentro do mesmo espaço físico. O distanciamento social continua a ser a melhor forma de prevenção.
Regresso presencial às instalações de forma rotativa
As equipas de trabalho, sempre que possível, devem regressar aos seus locais de trabalho, de uma forma progressiva e rotativa, possibilitando, assim, um maior controlo da segurança de todos os colaboradores.
Como exemplo, recomendamos metade da equipa em trabalho presencial durante duas semanas e depois outras duas semanas em casa, em regime de teletrabalho (se possível), trocando com a outra metade da equipa. O período de duas semanas permite a deteção de eventuais casos de doença e assim a sua colocação segura em quarentena, sem risco de contágio aos restantes.
A redução dos postos de trabalho no escritório em 50% (ou menos) e a sua rotatividade permite também assegurar o distanciamento físico recomendado de 2 metros.
Medição da temperatura corporal
No edifício do grupo Joyn instalámos um sistema que permite a deteção de uma temperatura corporal elevada de forma simples, rápida, sem contacto físico e sem qualquer identificação da pessoa. Faz a leitura térmica à distância e indica se está ou não dentro dos parâmetros normais.
Não havendo qualquer registo dessa mesma medição, estamos a trabalhar na prevenção, dando ao colaborador um alerta que lhe permite tomar a decisão de não aceder às instalações evitando assim o contacto com os outros colegas.
Controlo de Acessos Seguro
Em muitas empresas o sistema de controlo de acesso e assiduidade ainda é feito através de sistemas de recolha biométrica (impressão digital) o que implica o contacto de vários colaboradores com um mesmo aparelho. Em muitos empresas a recomendação nesta fase foi “deixar de picar” ou voltar ao sistema de cartões.
Para evitarmos estas situações aconselhamos as empresas a instalar um sistema de acessos por reconhecimento facial, integrado com o sistema de relógio de ponto. Este tipo de controlo de acessos e de assiduidade a colaboradores através de dados biométricos é legítimo e está previsto na Lei n.º 58/2019, art. 28, nº6.
As empresas devem organizar os postos de trabalho, refeitórios, e outros espaços de forma a permitir o devido distanciamento social. Devem disponibilizar um conjunto de materiais de forma a mitigar o contágio (ex.: gel desinfetante, máscaras, viseiras, entre outros)
Gestão de equipas e Comunicação Eficaz
Gerir equipas em que uns elementos já estão no escritório e outros em teletrabalho pode não ser a tarefa mais fácil. O importante é apostar na flexibilização (flexibilização de horários), utilizando outros meios de comunicação que permitam a interação das equipas, delegar e garantir que cada um dos elementos sabe o que lhe compete fazer e em que momento. Plataformas que sustentam o trabalho remoto são formas ágeis de organizar as diferentes equipas, para que nenhuma tarefa fique por fazer, independentemente da localização física em que cada colaborador/função se encontrar naquele momento.
A aposta passa também por uma comunicação interna e externa muito mais ativa. Até há uns meses, a comunicação era considerada um fator crucial dentro das organizações. Agora é cada vez mais um fator crítico de sucesso, no comunicar de dentro para fora com todos os intervenientes, o que poderá ser feito através de webinars, formações online, newsletter, publicações nas redes sociais.
Desmaterialização de documentos e processos
A desmaterialização de documentos no início e no final dos processos é essencial para permitir o trabalho remoto, assegurando a transição do universo da documentação em papel para a documentação digital.
Formação
Temo-nos deparado com ofertas massivas de formações online que tem vindo a ajudar a adquirir competências necessárias para que o processo do trabalho decorra sem constrangimentos. Por isso, a aposta das organizações no desenvolvimento das competências dos trabalhadores é sempre muito importante. Cabe às organizações a capacidade de antecipar estas mesmas necessidades dentro do âmbito da formação, que deve ser sempre considerada como um investimento.
“Na Uniksystem temos orgulho em ser pioneiros nesta iniciativa de retoma da atividade e em poder apoiar o regresso de outras empresas em segurança.”
Célia Barata, HR Business Manager na Uniksystem
