Rita Cadillon (PRIMAVERA BSS) “Impõe-se que os RH passem para o modo de crise e assumam a gestão da situação no que respeita à segurança dos colaboradores”

Como DRH, como está a encarar esta situação na sua empresa?

A crise provocada pela COVID-19 constitui um desafio inédito para os Recursos Humanos das empresas. Ninguém estava preparado para uma crise de saúde pública desta dimensão e ninguém sabe bem qual o impacto que terá no negócio. Porém, temos de encarar este momento com tranquilidade e espírito positivo e passar essa mensagem para os colaboradores. Nesta situação, impõe-se que os RH passem para o modo de crise e assumam a gestão da situação no que respeita à segurança dos colaboradores. O primeiro passo é definir um plano de contingência, proteger as pessoas e o negócio. A responsabilidade social deve sobrepor-se a tudo o resto, porque ao proteger as pessoas, estamos a diminuir também o impacto desta pandemia na comunidade. Por outro lado, importa avaliar que medidas podemos tomar, juntamente com a gestão da empresa, para garantir o futuro do negócio e dos postos de trabalho dos nossos colaboradores.

Os colaboradores estão preocupados com o futuro?

É natural que numa altura destas todos estejamos de alguma forma apreensivos porque o futuro é totalmente imprevisível.

A mensagem para os colaboradores da PRIMAVERA é de confiança. Sabemos que equipa de gestão está a fazer tudo para assegurar todos os postos de trabalho e a sustentabilidade económica da empresa.

Qual foi a solução encontrada na empresa?

Na PRIMAVERA temos a vantagem de praticamente todas as funções poderem ser realizadas em teletrabalho. Este regime já vinha a ser aplicado na empresa, embora apenas alguns dias por mês. Todos temos computador portátil e outras ferramentas que nos permitem manter a produtividade no trabalho remoto.

Começámos por colocar dois terços dos 300 colaboradores, em Portugal, em regime home office, num modelo de trabalho rotativo, mas desde 16 de março que estamos todos a trabalhar a partir de casa, incluindo noutras geografias em que estamos presentes.

Foram estabelecidas regras para o modo de funcionamento em teletrabalho?

As regras já existiam, o que reforçámos agora foi o acompanhamento das equipas. Procuramos dar continuidade, e até aumentar as rotinas das reuniões diárias, mantemo-nos em contacto através de várias ferramentas como o Microsoft Teams e asseguramos que as pessoas continuam focadas e motivadas.

Quais são as condições que o empregador está a assegurar a quem está a exercer em teletrabalho? Tem computador, telemóvel e internet disponibilizada pela empresa, por exemplo?

Planeámos esta situação com alguma antecedência e assegurámos que todos têm as condições para trabalhar como se estivessem na empresa, mesmo nas funções em que normalmente é mais complicado, como a receção ou o suporte técnico. Permitimos inclusive que os colaboradores levassem para casa os seus monitores e teclados fixos para maior comodidade. A internet é um desafio em Angola e Moçambique, onde também temos as equipas em teletrabalho, mas já tínhamos adquirido dispositivos de wi-fi para quem precisasse e até agora tem tudo funcionado bem.

Como se realizam as reuniões de equipa? Com que periodicidade? Através de que ferramentas? Qual é a dinâmica das reuniões?

É engraçado que há mais reuniões agora. Sentimos necessidade de reunir virtualmente todos os dias com as equipas e de nos vermos, porque o contacto físico faz falta. Havia equipas que já o faziam diariamente, mas outras criaram agora essa rotina mais regular. A ferramenta utilizada é essencialmente o Microsoft Teams, que dá resposta às necessidades do trabalho remoto.

Esta estrutura organizacional em teletrabalho já existia pré-Covid-19, foi montada pós-Covid-19, ou já existia e foi reforçada perante este surto?

Antes de entrarmos nesta crise de saúde pública, os nossos colaboradores já tinham as condições para trabalhar remotamente porque dávamos essa possibilidade. Obviamente uns aderiam mais que outros porque há colaboradores que preferem ter a rotina de sair de casa e estar em contacto direto com as equipas.

Como se mantém os colaboradores motivados à distância?

Creio que as maiores dificuldades se prendem precisamente com as questões do isolamento social e a motivação à distância. Temos toda a tecnologia para trabalhar como se estivéssemos no escritório, e falamos diariamente uns com os outros por várias plataformas ou outras ferramentas do género, mas as pessoas sentem necessidade de interagir pessoalmente. O isolamento social torna-se complicado e passados uns dias começamos a sentir falta de estar com os colegas, do convívio e da agitação do dia a dia na empresa, até porque trabalhamos maioritariamente em open space, e estamos habituados a estar junto de várias pessoas.

É importante, por isso, reforçar a comunicação, passando mensagens de confiança e reforço do espírito de equipa. Ao mesmo tempo, vamos avaliando semana a semana como está a moral e o ânimo das equipas. Estamos a utilizar uma ferramenta online, criada por uma start-up, a Vantta, para perceber como as pessoas se sentem, se têm conseguido manter o foco e a concentração, conciliar a vida privada, as tarefas domésticas e o acompanhamento dos filhos, com a atividade profissional. E tentamos também ir dando dicas não só sobre o teletrabalho, mas também sobre gestão de stress, como entreter as crianças, etc. Acreditamos que vamos sair desta crise ainda mais unidos e motivados.