Com 700 colaboradores em cinco geografias, a Sonae IM criou uma solução para fazer a gestão de todos os processos de recursos humanos ligados ao ciclo de vida do colaborador. Assim nasceu, em 2017, o SAM: um novo colega disponível 24 horas por dia. Uma ferramenta desenvolvida pela Cornerstone, pelo intermédio do ISQe.
Com participações minoritárias e maioritárias, a Sonae IM (Investment Management) – braço tecnológico do grupo Sonae, que investe noutras empresas de tecnologia das áreas do retalho, de telco e de cyber segurança – contava com cerca de sete centenas de colaboradores, nomeadamente, nas organizações onde detinha uma parte maioritária e, por isso, também uma intervenção operacional mais incisiva.
Composta por diferentes organizações, a Sonae IM sentiu a necessidade de apostar numa solução que permitisse, numa única ferramenta, fazer a gestão de todos os processos de recursos humanos ligados ao ciclo de vida do colaborador. O objetivo passou encontrar uma ferramenta que permitisse chegar a toda a gente, independentemente do local onde estivesse, do tipo de dispositivo que utilizasse, que fosse também flexível e adaptável às realidades dos vários negócios e que tivesse ainda uma certa simplicidade na introdução e remoção de empresas, facilitando assim a implementação da estratégia de gestão ativa de portfólio da Sonae IM.
Para além disso, a organização, com profissionais espalhados por cinco geografias, sentia a necessidade de ter uma plataforma onde pudesse implementar cursos de e-learning, algo que não lhes era possível na altura com as soluções com que trabalhavam. “Queríamos ter uma forma de disponibilizar aos nossos colaboradores formação que não fosse em contexto de sala, tradicional, mas queríamos também ter uma ferramenta que nos permitisse reunir num só sítio todas as funcionalidades daquilo que são as ferramentas de recursos humanos, ou seja, que fizesse esta interligação com aquilo que é a avaliação de desempenho, as necessidades de formação e os mapas de talento”, explica Ana Ferreira, responsável pelas áreas de HR development e comunicação na Sonae IM.
Algumas das funcionalidades pretendidas já eram utilizadas com recurso a outras plataformas, mas o objetivo, e também o grande desafio, passava exatamente por integrar todos os sistemas numa única plataforma. Perante a realidade de deterem várias empresas, com necessidades diferentes, era também necessário garantir a possível adaptação da solução às complexidades de cada uma das organizações.
Outro aspeto importante foi a intenção de “desmistificar um pouco a ideia que as pessoas têm a priori daquilo que é uma plataforma de recursos humanos, que normalmente são ou feias, ou pouco apelativas, pouco user friendly”, conta a responsável.
A comunicação foi uma parte assumida com a máxima relevância neste projeto. A empresa queria também algo que criasse alguma curiosidade, principalmente na fase inicial de lançamento do projeto: “Era importante criar algum impacto e estabelecer uma ligação emocional com o colaborador, para que ele tivesse não só curiosidade em utilizar, mas também sentisse que a plataforma iria acrescentar algo àquilo que são as necessidades de cada colaborador ao longo do seu ciclo de vida na empresa.”
Assim nasceu o SAM, uma ferramenta desenvolvida pela Cornerstone, e criada para ser entendida como um colega disponível para tudo aquilo de que o colaborador possa precisar e habilitado para esclarecer eficazmente todas as dúvidas que possam surgir.
Em conjunto com uma agência externa, a Sonae IM apostou ainda no desenvolvimento da marca da plataforma, para criar algo que fosse exclusivo da Sonae IM, que fosse fácil de memorizar e que estabelecesse essa ligação emocional. “Tal como, hoje em dia, existe a Siri ou a Alexa, termos também aqui uma pessoa, ainda que virtual, que fosse um colega, e que ajudasse o colaborador quando ele precisasse. Foi daí que nasceu a marca do SAM”.
De acordo com Ana Ferreira, a estratégia de comunicação começou com um email de awareness: “um email simples, como se fosse um email escrito por mim, sem qualquer imagética associada, apenas com o SAM a apresentar-se aos colaboradores, a dizer que era o novo colega e que em breve iriam saber mais novidades.” Depois, passado uns dias desse primeiro email, foi então enviada uma comunicação de apresentação do SAM, com um vídeo em que “este” se apresentava e falava das diferentes áreas que a plataforma trabalha.
Encontrar o parceiro certo
Com vários softwares disponíveis no mercado, a escolha da Sonae IM recaiu sobre a Cornerstone. “Os módulos da Cornerstone responderam muito bem à primeira vista e foi por aí também a nossa decisão. Pareceu-nos que as funcionalidades que a Cornerstone oferecia respondiam bastante bem àquilo que seriam as nossas necessidades”, partilha Ana Ferreira.
A responsável deixa até um conselho para quem estiver a pensar fazer uma implementação deste tipo: explorar muito bem quais são as soluções standard da plataforma, ou seja, o que é que por defeito a plataforma nos oferece. “Isto porque é mais fácil de gerir a longo prazo e também de atualizar. Estamos a falar de um software as a service, que tem várias atualizações ao longo do ano e, quanto mais nós utilizarmos as coisas como standard da plataforma, mais vamos beneficiar daqueles que podem ser esses updates futuros”, acrescenta.
Ana Ferreira alerta também às vezes pode ser necessário fazer algum “work around”: Mesmo que não seja possível fazer exatamente tudo como a empresa idealizou inicialmente, ou se o by design não responde exatamente àquilo que é pretendido, há que estudar outras soluções. “Nesse não poderíamos estar mais bem acompanhados do que pelo ISQe que foi sempre uma excelente equipa”, ressalva.
As diferentes fases de implementação
Toda a implementação e desenvolvimento da solução foi levada a cabo pelo departamento de recursos humanos da Sonae IM, composto por três elementos, mas contando sempre com o acompanhamento e feedback de outras equipas recursos humanos, nomeadamente, das equipas locais pertencentes àquelas empresas maioritárias.
A implementação do projeto foi feita num espaço temporal relativamente curto. A Sonae IM começou a fazer o benchmark de plataformas e a estudar a oferta que existia no mercado por volta de maio/junho de 2017. O kick off do projeto com a Cornerstone, por intermédio do ISQe, foi a 24 de novembro de 2017, e o go live da plataforma foi a 5 de fevereiro de 2018. “Fizemos aqui uma implementação em tempo record. Não com a ferramenta a funcionar ainda na totalidade, mas com aquilo que nós entendemos que eram os módulos fundamentais para fazermos o arranque”, diz a responsável.
À data do lançamento, estavam disponíveis os módulos de gestão de formação – ainda apenas presencial nessa fase –, avaliação de desempenho, a área de benefícios dos colaboradores e também uma área de self-service, onde os colaboradores podem consultar os recibos de vencimento, dados pessoais, entre outros.
Em abril desse mesmo ano, seguiu-se o lançamento da primeira formação e-learning. E depois, em outubro, a implementação o módulo da sucessão, ligado com a parte do mapeamento de talento e de risk assessment. Mais tarde, no ano seguinte, em março de 2019, foi implementado também o módulo de recrutamento.
Um processo de melhoria contínua
Uma implementação desta envergadura não é um processo estanque. Continuamente, foram surgindo novas necessidades a que a Sonae IM, em colaboração com o ISQe, procurou dar resposta através de novos módulos, funcionalidades e adaptando as já existentes.
Neste momento, a plataforma é usada também para toda a comunicação com os colaboradores. Os emails globais enviados são enviados através de uma ferramenta que a Cornerstone possui. A solução está também integrada com o sistema de processamento salarial – SAP –, estando este sujeito a uma rotina diária de atualização automática dos dados de todos os profissionais.
Na parte da formação presencial, a plataforma permite ter uma série de funcionalidades automáticas, como o envio de convocatórias, que permitem agora poupar tempo do trabalho administrativo.
Também os módulos de performance e de sucessão vão sendo sempre afinados de cada vez que são lançados. No caso do módulo da performance, que foi lançado logo inicialmente, está sempre a ser revisitado, quer a cada avaliação anual, quer a cada avaliação intercalar. Já o módulo de sucessão – que diz respeito aos mapeamentos de talento e risk assessment (com recurso à Nine Grid Box e outras ferramentas que permitem mapear o talento e definir sucessores) – é também um processo que tem vindo a ser melhorado continuamente à medida que é lançando todos os anos. “Desde 2018, sempre que lançamos cada um dos processos, voltamos a revisitar. Vemos qual foi o feedback da aplicação do ano anterior e vamos sempre trabalhando”. Este é um processo que é feito continuamente no sentido de tornar a plataforma cada vez mais ágil e mais fácil de trabalhar, quer para os colaboradores, quer para as equipas de RH.
Para tal, o apoio da Cornerstone tem sido fundamental, como conta: “dentro das grandes vantagens de ter uma plataforma como a Cornerstone, está o mecanismo de reporting, que é muito relevante para as nossas áreas. E a Cornerstone tem um mecanismo de reporting muito bom, com muitas funcionalidades, muito completo, complexo em termos de dados, mas muito fácil de trabalhar. Isso permite-nos ter uma grande autonomia.”
Self-service para poupar tempo aos recursos humanos
Um dos objetivos principais de desenvolver esta solução era integrar a plataforma na vida quotidiana dos colaboradores, para que deixasse de ser necessário estes perguntarem ou enviarem um email aos recursos humanos para pedir determinadas informações. “Acaba por diminuir imenso os fluxos de emails, o que para as equipas de RH é algo muito vantajoso e facilita muito o nosso trabalho. Porque estas modalidades do self-service, como lhes chamamos, é mesmo um self-service. A pessoa pode ir sozinha e obter a informação sem precisar da ajuda de outra pessoa”, remata Ana Ferreira.
“As implementações não são todas perfeitas, encontramos sempre algumas pedras no caminho, mas também há coisas que aprendemos. Uma das principais é não ficarmos presos a processos passados ou à forma como foi feito até agora, aquele velho pensamento do “sempre se fez assim”. Acho que a maior barreira que impede as empresas de implementarem novas soluções, muitas vezes, é estarem presas a ideias passadas e quererem fazer exatamente como faziam antes, numa plataforma nova que pode não encaixar a 100% naquilo que é o processo que têm atualmente.”
Levou-nos a obtar pela Cornerstone…
“No fundo, esta simplicidade de termos uma solução única de recursos humanos que interligasse todos os processos e que permitisse uma boa experiência de utilizador e também de backoffice, mas que fosse algo que saísse um bocadinho daquilo que é o normal para uma ferramenta de recursos humanos, que tivesse um bom design e que fosse apelativo.”
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